Executive assistant for Overstone Capital

Overstone Capital інвестиційна група що працює з власним капіталом у сферах нерухомості реальних активів та операційного бізнесу.

Компанія будує та розвиває бізнеси інвестує в перспективні напрями та формуємо сильні команди для реалізації наших проєктів.

Ми шукаємо сильного Executive Assistant людину яка стане ключовим партнером керівника в організації роботи управлінні пріоритетами та координації широкого кола бізнес-ініціатив.

Ця роль виходить далеко за межі класичної адміністративної підтримки. Ми шукаємо сильного організатора який допоможе керівнику утримувати фокус на найважливішому забезпечувати контроль виконання домовленостей та створювати порядок у великій кількості паралельних задач проєктів і комунікацій.

Фактично ця роль друга память та операційна система керівника. Людина яка допомагає тримати контекст управляти пріоритетами контролювати виконання домовленостей і забезпечувати щоб жодна важлива задача не губилася в потоці інформації.

Ви будете працювати безпосередньо з принципалом допомагаючи структурувати інформацію координувати взаємодію зі стейкхолдерами готувати матеріали до зустрічей та забезпечувати виконання рішень і домовленостей.

Основні задачі:

• Управління календарем пріоритетами та завантаженням керівника.

• Координація зустрічей: підготовка порядку денного матеріалів брифів та подальший контроль виконання домовленостей.

• Формування та підтримка системи контролю задач рішень і зобовязань.

• Декомпозиція великих ініціатив на конкретні задачі та контроль їх виконання.

• Підготовка коротких аналітичних довідок summary презентацій та матеріалів до зустрічей і переговорів.

• Організація та координація взаємодії з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами.

• Підготовка ділової комунікації чернеток відповідей та матеріалів у стилі й тоні керівника.

• Управління інформаційними потоками та підтримка актуального контексту по проєктах рішеннях і домовленостях.

• Організація ділових поїздок та складної логістики.

• Відстеження ризиків блокерів і потенційних червоних прапорців у проєктах комунікаціях та виконанні домовленостей.

• Впровадження інструментів процесів та підходів які підвищують ефективність роботи керівника та його команди.

Що для нас важливо:

• Досвід роботи на позиції Executive Assistant Chief of Staff Business Assistant або аналогічній ролі підтримки C-level керівників засновників або власників бізнесу.

• Досвід роботи в динамічному середовищі з великою кількістю паралельних задач і проєктів.

• Сильні навички планування пріоритизації координації та контролю виконання.

• Досвід роботи з інструментами управління задачами та знаннями (Notion Asana Google Workspace або аналогами).

• Вміння структурувати великі обсяги інформації та готувати короткі аналітичні висновки.

• Високий рівень письмової та усної комунікації.

• Вільне володіння українською та англійською мовами.

• Готовність працювати в багатомовному середовищі та взаємодіяти з різними категоріями стейкхолдерів.

Особисті якості:

• Високий рівень відповідальності та самоорганізації.

• Проактивність та здатність працювати на випередження.

• Дискретність та безумовне дотримання конфіденційності.

• Вміння утримувати структуру та якість роботи в умовах високої інтенсивності.

• Увага до деталей та системне мислення.

• Здатність самостійно доводити задачі до результату.

• Зрілість у комунікації та вміння працювати з керівниками й партнерами високого рівня.

Ми пропонуємо:

• Безпосередню роботу з керівником та участь у реалізації стратегічних і операційних ініціатив.

• Високий рівень довіри автономії та впливу на процеси.

• Роботу з широким спектром бізнес-напрямків та проєктів.

• Можливість професійного розвитку поруч із сильними керівниками та підприємцями.

• Конкурентну винагороду та професійне середовище.

• Сучасні інструменти роботи та команду орієнтовану на результат.