ZZP Medewerker Bestuurssecretariaatbestuurssecretaresse

Organisatie
De gemeente PijnackerNootdorp is een groeigemeente. De komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 57.000 naar 65.000.
Wonen in PijnackerNootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen maar ook door de uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.
De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Collegas voelen zich gewaardeerd en zijn trots om te werken voor PijnackerNootdorp.

De Concernstaf (CST) is een afdeling overstijgende stafafdeling die in opdracht van de gemeentesecretaris ondersteuning biedt aan zowel de ambtelijke als de bestuurlijke organisatie en op een aantal onderwerpen regie voert. Het is een kleine afdeling van ongeveer 23 mensen die zich kenmerkt door een adviserend en dienend karakter aan het bestuur en het Gemeentelijk Management Team (GMT). Bovendien voert de CST controles en onderzoeken uit. Onze inzet is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie zodat wij er staan voor de inwoners van onze gemeente.

Opdracht
In verband met zwangerschapsverlof is de gemeente tijdelijk op zoek naar een medewerker bestuurssecretariaat/bestuurssecretaresse. Je komt te werken bij de afdeling Concernstaf.

Wat ga je doen
Als Medewerker bestuurssecretariaat/bestuurssecretaresse kom je te werken bij Concernstaf waar je samen met vier collegas het secretariaat van de collegeleden vormt. Je werkt met je collegas voor de burgemeester. Wethouders en gemeentesecretaris en zorgt ervoor dat de ondersteuning soepel verloopt. Samen met n van de collegas vorm je een duo en ondersteun je als duo de directie en wethouders.
We zoeken een representatieve betrouwbare en dienstverlenende medewerker die goed kan luisteren open communiceert bestuurders goed afleest en een proactieve werkhouding heeft.
Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de bestuurder van A tot Z klopt;
• Verbanden leggen tussen de email en de agenda en hier naar handelen;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
• Meelezen en anticiperen op email van de wethouders;
• Voorbereiden van overleggen completeren vergaderstukken attenderen op aandachtspunten;
• Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Ontvangst en begeleiding van bezoekers;
• Alle andere voorkomende secretarile taken.

Vereisten / knockoutcriteria
1. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
2. Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
3. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in secretarile/ administratieve richting;
4. Aantoonbare werkervaring de afgelopen 5 jaar in een bestuurlijke omgeving;
5. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als administratief ondersteuner;
6. Uiterlijk beschikbaar per 22 april voor 22 uur per week;
7. Een door de kandidaat zelf geschreven motivatiebrief toegeschreven op de functie;

Gunningscriteria (weging)
8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als management ondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie (40 punten);
9. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met complex agendabeheer benoem hiervan een voorbeeld (20 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met archiverings en documentatietechnieken in Zaaksysteem en Notubiz (25 punten);
11. Een maximaal uurtarief van 65 exclusief BTW en inclusief Fee Flextender en reiskosten woon en werkverkeer (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet.

Competenties:

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift;
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Vaardigheid in het aanvoelen van wat je wel/niet moet doen;
• Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
• Communiceert open kan goed luisteren en is proactief.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CVs op knockoutcriteria
Flextender beoordeelt de CVs op de knockoutcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie CVs
Flextender beoordeelt de CVs van de kandidaten die voldoen aan de knockout criteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
PijnackerNootdorp beoordeelt de CVs van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden genformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Remote Work :

No