Administration Manager (mwd)

DEINE MISSION:

Schnittstelle & Koordination:
Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen dem General Manager und dem Finance im Head Office und sorgst für einen reibungslosen Informations- und Finanzfluss.

Budgetierung & Planung:
Du erstellst die Jahresbudgetierung in enger Zusammenarbeit mit dem General Manager den Abteilungsleitern und dem Head Office.

Debitoren & Kreditorenmanagement:
Du verantwortest das Debitoren- und Kreditorenmanagement inkl. Kontrolle von Daten Listen Mahnläufen Rechnungsstellung Korrekturen und Inkassofällen.

Rechnungsprüfung:
Du kontierst und prüfst eingehende Rechnungen sorgfältig und stellst deren Richtigkeit sicher.

Kostenkontrolle:
Du überwachst und kontrollierst die Kostenentwicklung in allen Abteilungen und unterstützt bei der Optimierung.

Monatsabschluss:
Du bereitest die Unterlagen für den Monatsabschluss vor (Inventuren Rückstellungen etc.) und stellst deren Vollständigkeit sicher.

Reporting & Analyse:
Du analysierst die Monatsauswertungen und korrigierst diese gemeinsam mit dem General Manager und dem Resident Manager.

Jahresabschluss:
Du unterstützt aktiv beim Jahresabschluss und trägst zur termingerechten Fertigstellung bei.

Cash Management:
Du kontrollierst und stimmst Bareinnahmen ab und stellst eine korrekte Verbuchung sicher.

Hausbons & Kassen:
Du überwachst die Verbuchung der Hausbons sowie die Verwaltung der Kassen.

Kreditkarten & Abrechnung:
Du verwaltest die Hotel-Kreditkarten und bearbeitest deren Abrechnungen.

Versicherungswesen:
Du kümmerst dich um Abschluss Anpassung und Kündigung von Betriebsversicherungen sowie Schadenmeldungen und Entschädigungskontrollen.

Vertragsmanagement:
Du kontrollierst und verwaltest alle relevanten Verträge.

Projektarbeit:
Du unterstützt Projekte im Bereich A&G und bringst dich aktiv ein.

Administrative Aufgaben:
Du übernimmst weitere administrative Tätigkeiten nach Bedarf.

Qualifications :

Fachliche Grundlage:
Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung in der Hotellerie / Gastronomie mit Weiterbildung im Finanz- oder Rechnungswesen.

Berufserfahrung:
Du bringst Erfahrung in einer vergleichbaren Position im Finance-/Controlling-Bereich mit idealerweise in der Hotellerie oder Dienstleistungsbranche.

Finanzverständnis:
Du verfügst über ein ausgeprägtes Verständnis für Zahlen Buchhaltung Kostenkontrolle und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge.

IT-Kenntnisse:
Du bist sicher im Umgang mit MS Office insbesondere Excel und hast idealerweise Erfahrung mit Hotel- oder Buchhaltungssystemen.

Analytisches Denken:
Du arbeitest strukturiert genau und erkennst Zusammenhänge schnell.

Verantwortungsbewusstsein:
Du arbeitest selbstständig zuverlässig und gehst vertraulich mit sensiblen Daten um.

Kommunikationsstärke:
Du kannst dich klar und professionell mit dem General Manager Abteilungsleitern und dem Head Office austauschen.

Sprachkenntnisse:
Du sprichst sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.

Zusätzliche Informationen :

Wir sind sicher du kennst den Rhythmus:

1. Strophe: Wir vereinbaren ein erstes Telefoninterview mit unserer Personalabteilung wenn deine Bewerbung zu unserem Rhythmus passt.
Refrain: Nach dem erfolgreichen Telefoninterview sehen wir uns bei Mama sei bereit!
(Refrain x2 je nach Position)

Letzte Strophe: Mama lässt dich nicht im Ungewissen; du wirst von uns eine Antwort erhalten egal wie das Ergebnis aussieht.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time