Assistente Executivoa | Executive Assistant

A Porto Digital atua como entidade de suporte à transformação digital urbana estando ao serviço da cidade do Porto e contribuindo para acelerar a implementação das estratégias de Inovação e Transição Digital.

Constituída para conectar cocriar e colaborar promove a eficiência dos serviços públicos com impacto real na qualidade de vida dos cidadãos orientando a sua atuação para um desenvolvimento sustentável e inclusivo.

Tasks

A Porto Digital procura um(a) Assistente Executivo/a para apoio direto ao/à Administrador(a) Executivo/a com um papel central na gestão diária da organização e na articulação com stakeholders institucionais.

Esta função tem como objetivo assegurar suporte executivo de elevada exigência contribuindo para a gestão eficaz de prioridades para a fluidez dos processos internos e para o acompanhamento estruturado dos principais temas da organização.

O/A Assistente Executivo/a trabalhará em proximidade com o/a Administrador(a) Executivo/a apoiando a gestão de agenda informação e comunicação bem como o acompanhamento de temas sensíveis e transversais. Trata-se de uma função com elevada exposição e oportunidade de aprendizagem ideal para quem pretende acelerar o seu desenvolvimento profissional num contexto exigente e dinâmico.

Principais atividades/tarefas a realizar:

• Gerir a agenda prioridades e compromissos do/a Administrador(a) Executivo/a assegurando alinhamento com as necessidades da organização
• Preparar organizar e acompanhar reuniões incluindo documentação de suporte e follow-up (com registo de pontos-chave sempre que aplicável);
• Assegurar a gestão e triagem de comunicações correspondência e informação sensível;
• Organizar documentação executiva apresentações e materiais de apoio;
• Articular com diferentes áreas internas e stakeholders externos para recolha de informação e acompanhamento de temas;
• Apoiar a preparação de reuniões institucionais eventos e iniciativas relevantes incluindo acompanhamento presencial quando necessário;
• Contribuir para a melhoria contínua dos processos de organização e suporte ao/à Administrador(a) Executivo/a.

Requirements

• Formação superior em Gestão Direito Relações Internacionais Administração ou áreas similares;
• Experiência profissional entre 2 a 5 anos em funções de apoio executivo ou similares;
• Experiência em contextos exigentes com gestão de múltiplas prioridades;
• Elevada capacidade de organização planeamento e atenção ao detalhe;
• Excelente capacidade de comunicação escrita e verbal;
• Fluência em Português e Inglês (leitura conversação e escrita);
• Domínio de ferramentas de produtividade (Microsoft Office SharePoint e ferramentas digitais de suporte à produtividade incluindo ferramentas de inteligência artificial).

Perfil:

• Elevado sentido de responsabilidade e compromisso;
• Discrição e sentido de confidencialidade (fator crítico);
• Capacidade de antecipação organização e proatividade;
• Capacidade de trabalhar sob pressão e gerir diferentes temas em paralelo;
• Rigor atenção ao detalhe e orientação para resultados;
• Boa capacidade relacional e facilidade de interação com diferentes interlocutores.

Sobre a função:

Esta é uma posição de elevada proximidade ao/à Administrador(a) Executivo/a com exposição a temas relevantes para a cidade e para o ecossistema de inovação. Procuramos alguém com elevado grau de confiança capaz de atuar com responsabilidade no acompanhamento de temas e com forte vontade de aprender e evoluir num contexto desafiante.

Procuramos uma pessoa organizada discreta e proativa com capacidade para apoiar diretamente a gestão executiva e contribuir ativamente para o bom funcionamento e eficiência da Porto Digital.

Benefits

• Subsídio de Alimentação
• Seguro de Saúde
• Regime de Horário Flexível