Assistant(e) de Project

Responsabilités principales

Appui à la planification et à la gestion de linformation

• Aider le/la chef(fe) de division et léquipe à gérer les demandes quotidiennes et la planification des activités en assurant le bon fonctionnement de la division y compris la coordination des réunions des ressources et des परकरdures administratives en collaboration avec les autres assistant(e)s.
• Gérer les agendas traiter la correspondance et rédiger des communications courantes dans les deux langues officielles de lOrganisation.
• Mettre en place et maintenir des systèmes efficaces de gestion documentaire de recherche dinformation et dorganisation du travail.
• Préparer et gérer les engagements contrats et paiements associés pour les prestataires externes et experts invités en coordination avec les équipes et la RMU afin dassurer des paiements en temps voulu et une communication fluide.
• Assurer la liaison avec le Service du budget et de la gestion financière (PBF) participer au suivi budgétaire et aux prévisions de dépenses.
• Contribuer à la préparation des consultations de marché et des appels doffres le cas échéant.
• Apporter des orientations aux équipes sur les procédures financières et les seuils applicables en lien avec la RMU et veiller au respect des règles financières de lOrganisation.
• Participer le cas échéant à lorganisation des entretiens de recrutement.
• Accueillir les nouveaux arrivants (agents et stagiaires) et veiller à leur intégration (équipements accès formations).
• Diffuser les nouvelles directives et bonnes pratiques de la RMU au sein de la division.

Gestion des événements et des missions

• Contribuer à lorganisation dateliers réunions et conférences (en présentiel à distance ou en mode hybride) à Paris et à létranger.
• Assurer les aspects logistiques : réservation des salles organisation de la restauration préparation des documents gestion des listes de participants coordination avec les intervenants.
• Participer à lorganisation des réunions de comités notamment :
  • Coordination logistique et préparation des réunions (y compris réunions bilatérales)
  • Appui opérationnel pendant les réunions
  • Échanges avec les délégations des pays Membres
  • Préparation et mise en forme des ordres du jour
  • Coordination avec les équipes techniques (interprétation visioconférence accueil).
• Organiser les missions professionnelles des agents et des participants externes (réservations visas notes de frais suivi) en coordination avec la RMU et lagence de voyage.

Documents publications et appui web

• Contribuer à la préparation des documents publications et documents de travail (mise en forme révision relecture) dans les deux langues officielles.
• Assurer la conformité avec le Guide de style de lOCDE.
• Assurer la liaison avec les services de traduction.
• Mettre en ligne et actualiser les documents sur les plateformes de partage (O.N.E Members & Partners).
• Collaborer avec la Direction de la communication (COM) pour le lancement des publications.
• Assurer la liaison avec limprimerie pour les supports imprimés.
• Mettre à jour les sites intranet et internet selon les besoins.

Autres tâches

• Assurer le rôle de correspondant(e) temps pour la division.
• Travailler en étroite collaboration avec les autres assistant(e)s et assurer des remplacements en cas de surcharge.
• Accomplir toute autre tâche connexe selon les besoins.

Qualifications :

Profil idéal

Formation

• Niveau denseignement secondaire requis.
• Une formation en secrétariat gestion administrative ou équivalent serait un atout.

Expérience professionnelle

• Expérience pertinente dans des fonctions similaires de préférence dans un environnement international.
• Expérience dans la préparation de documents et publications.
• Expérience dans lorganisation dévénements et de déplacements professionnels.
• Une expérience en suivi budgétaire serait un atout.
• Très bonne connaissance des règles administratives de lOCDE ou capacité à les assimiler rapidement.

Outils

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word Excel Outlook PowerPoint).
• Très bonne connaissance des outils de lOCDE (eShare SharePoint SAP Missions Concur CRMS ONE SRP SRM etc.) ou capacité à sy adapter rapidement.

Langues

• Excellente maîtrise de lune des deux langues officielles (français ou anglais) et bonne connaissance de lautre.
• La connaissance dautres langues constitue un atout.

Compétences clés

• Les membres du personnel de lOCDE sont censés adopter un comportement conforme à six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de ce processus de recrutement:La vision et la stratégie (Niveau 1); Renforcer les capacités des personnes (Niveau 1);Léthique et lintégrité (Niveau 1); La collaboration et lhorizontalité (Niveau 1); Obtention des résultats (Niveau 1); Innover et accepter le changement (Niveau 1). 

Informations supplémentaires :

Date de clôture

• Le poste décrit ci-dessus sera pourvu dès que possible et les candidatures devront nous parvenir au plus tard avant le 16 Mai 2026 à 23:59 (CEST). 

Durée du contrat 

• La présente offre demploi vaut pour plusieurs postes. Le type/niveau dengagement sera déterminé en fonction des besoins de la Direction et sera confirmé dans loffre demploi qui sera communiquée à la personne retenue. 

Processus de sélection

• Pour les candidat(e)s retenu(e)s le processus de sélection comprendra un test écrit à la fin du mois de Mai suivi dentretiens avec un panel à la fin du mois de Juin.
• Cette description de poste englobe plusieurs postes. Les candidat(e)s retenu(e)s seront inclus dans une liste de réserve de candidats valable pour une période de deux ans.
• Lorsque le besoin sen fera sentir la direction contactera le(s) candidat(e/s) concerné(e/s) pour discuter de sa/leur disponibilité et mener à bien le processus dembauche.

What the OECD offers

• Le salaire mensuel de base commence à 3 878.08 EUR plus allocations/indemnités en fonction déligibilité la rémunération globale étant exonérée dimpôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de lOCDE. Veuillez noter quà partir du 1er juillet 2025 tous les agents seront engagés selon les nouvelles modalités contractuelles de lOCDE.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
• Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
• Cette vacance pourra être utilisée pour constituer un vivier de candidat(e)s pour des postes comparables tant pour des contrats à durée déterminée que pour des contrats de durée indéterminée.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time