, Collection Coordinator, Collection

Identification de lemploi

Titre : Collection

Groupe : Curatorial

Division : Collection

Superviseur immédiat : associé.e Collection

Statut : Contractuel 3 ans temps plein (35 heures/semaine)

Durée de laffichage: 22 avril au 6 mai 2026

Entrée en poste: Dès que possible

Mandat

Grâce à sa vaste Collection ses expositions ses programmes et ses possibilités de recherche le Centre Canadien dArchitecture (CCA) est une voix de référence pour faire avancer les connaissances promouvoir la compréhension du public et élargir la réflexion et le débat sur larchitecture son histoire sa théorie sa pratique et son rôle dans la société actuelle. Lobjectif principal de la Collection est de mettre à la disposition de la recherche avancée et interdisciplinaire des ensembles de documents complets et intégrés afin de révéler le caractère changeant de la pensée de la culture et des cercles intellectuels du passé et dindiquer lavenir de la pensée et de la pratique de larchitecture.

Sommaire de lemploi

titulaire de ce poste est responsable de la coordination au niveau des échéanciers globaux de lensemble des projets de la division et du suivi budgé plus iel coordonne toutes les demandes externes de reproduction du matériel de la Collection et assiste associé.e Collection dans la gestion administrative de la division.

Principales responsabilités

Base (30 %) 

• Faciliter la communication entre les différents services ou équipes et les partenaires externes en veillant à ce que chacun soit informé des mises à jour des politiques procédures des projets des échéances et toutes autres informations importantes pour assurer la bonne marche des activités de la division tout en respectant les normes en vigueur;
• Veiller à ce que toutes les ressources nécessaires soient disponibles pour soutenir les activités des projets et évènements y compris les collaborateurs léquipement et le matériel;
• Coordonner les évènements physiques et virtuels initiés par le service les réunions les conférences téléphoniques et les autres activités de collaboration afin de sassurer que toutes les parties prenantes sont impliquées et informées;
• Contrôler lavancement des projets et les échéanciers et identifier les problèmes ou retards potentiels. Proposer des solutions changements et améliorations aux parties prenantes afin dassurer latteinte des objectifs et daccroître lefficacité et lefficience;
• Préparer les budgets et les devis du projet en assurer le suivi par la production des rapports de statut et les procès-verbaux des réunions et maintenir la documentation du projet;
• Maintenir la documentation du projet y compris les plans du projet les rapports détat et les procès-verbaux des réunions.

Spécifique (70 %)

• Coordonner le suivi de toutes demandes de reproductions tant à linterne quà lexterne en collaboration avec léquipe numérique et compléter les ententes dautorisation de reproduction en collaboration avec lAgent des droits dauteur;
• Collaborer avec associé.e Collection à surveiller et améliorer les procédures de flux de travail à organiser les opérations et les procédures de la division notamment en les documentant et à élaborer des guides en tenant compte des bonnes pratiques et des normes du CCA;
• Fournir un soutien administratif en contribuant à laccueil des nouveaux et des invités de la division ladministration des cartes daccès des clés de lespace de bureau les réservations de voyages des collaborateurs et des invité le suivi budgétaire la préparation des rapports et la gestion de la correspondance et des rendez-vous.

ENGLISH Version

Job identification

Job title: Coordinator Collection 

Group: Curatorial

Division: Collection

Immediate Supervisor: Associate Director Collection

Job Status: Contract 3 years full-time (35 hours/week)

Posting Period: April 22 to May 6th 2026

Job entry: As soon as possible

Mandate

Based on its extensive Collection exhibitions programs and research opportunities the Canadian Centre for Architecture (CCA) is a leading voice in advancing knowledge promoting public understanding and widening thought and debate on architecture its history theory practice and role in society today. The guiding purpose of the Collection is to make comprehensive and integrated bodies of material available for advanced interdisciplinary research in order to reveal the changing character of thought culture and intellectual circles of the past and point to the future of architectural thinking and practice.

Job summary

The responsibilities of this job include coordinating overall deadlines for all of the divisions projects and monitoring the addition the incumbent coordinates all external requests for reproduction of the material in the Collection and assists the Associate Director Collection in the administrative management of the division.

Key responsibilities

Core (30%)

• Facilitates communication between different services or teams and external partners ensuring that everyone is informed of updates to policies procedures projects deadlines and any other important information to ensure the smooth operation of the division while complying with current standards;
• Ensures that all necessary resources are available to support project and event activities including collaborators equipment and materials;
• Coordinates in-person and virtual events initiated by the service as well as meetings conference calls and other collaborative activities to ensure all stakeholders are involved and informed;
• Monitors project progress and timelines and identifies potential issues or delays. Proposes solutions changes and improvements to stakeholders to ensure objectives are met and to increase efficiency and effectiveness;
• Prepares project budgets and estimates ensures follow-up through status reports and meeting minutes and maintains project documentation;
• Maintains project documentation including project plans status reports and meeting minutes.

Specific (70%)

• Coordinates the follow-up of all reproduction requests both internal and external in collaboration with the digital team and completes reproduction authorization agreements in collaboration with the Copyright Officer;
• Collaborates with the Associate Director Collection to monitor and improve workflow procedures organizes the divisions operations and processes (including documenting them) and develops guides in line with CCA standards and best practices;
• Provides administrative supports by assisting with the onboarding of new collaborators and guests of the division; managing access cards keys and office space; arranging travel bookings for collaborators and guests; tracking budgets; preparing reports; and managing correspondence and scheduling.

Qualifications :

• Diplôme détudes collégiales techniques (DEC 3 ans) ou certificat de 1er cycle universitaire;
• 3 à 5 ans dexpérience;
• Lemploi requiert dutiliser une connaissance générale et modérée propre à son secteur dactivités professionnelles;
• Très bonne connaissance du français et de langlais à loral et à lécrit (langlais est requis en raison de la collaboration avec des parties prenantes anglophones);
• Disponibilité pour travailler occasionnellement à lextérieur des heures de travail;
• Capacité à gérer des questions délicates avec tact et diplomatie tout en respectant la confidentialité;
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles;
• Solides compétences en matière dorganisation et de gestion du temps;
• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe;
• Maîtrise de Microsoft Office et des logiciels de gestion de projets;
• Une expérience au sein dune organisation à but non lucratif est un atout;
• Intérêt pour les matériaux et les procédures de la Collection.

ENGLISH Version

• Technical college diploma (3-year DEC) or undergraduate certificate;
• 3 to 5 years of experience;
• The position requires the use of general moderately in-depth knowledge specific to its professional field;
• Very good command of French and English both spoken and written (English is required due to collaboration with English-speaking stakeholders);
• Availability to occasionally work outside regular business hours;
• Ability to handle sensitive matters with tact and diplomacy while maintaining confidentiality;
• Excellent communication and interpersonal skills;
• Strong organizational and time management skills;
• Ability to work both independently and as part of a team;
• Proficiency in Microsoft Office and project management software;
• Experience in a non-profit organization is an asset;
• Interest in Collection materials and procedures.

Informations complémentaires :

Vous profiterez des avantages suivants

• La conciliation travail-vie personnelle avec possibilité de télétravail partiel
• Horaire 35h/semaine et politiques dheures flexibles
• 4 semaines de vacances dès la première année
• Quantité généreuse de jours de congé de maladie de congés personnels et de jours de congés du CCA
• Assurances collectives programme daide aux employé.es et régime de retraite disponibles
• Accès aux expositions du CCA et rabais sur ses publications et à la librairie

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de présentation) au plus tard le 6 mai 2026 à lattention de la division Personnes et Culture du Centre Canadien dArchitecture. Seuls les candidats retenus seront contactés.

Le CCA a une politique déquité en matière demploi et encourage la diversité. Le CCA invite toute personne possédant les compétences mentionnées dans laffichage de poste à soumettre leur candidature.

Pour connaître toutes les opportunités demploi au CCA visitez notre site web: 

You will enjoy the following benefits:

• Work-life balance with the possibility of partial telework
• 35 hours/week schedule and flexible hours policy
• 4 weeks of vacation after the first year
• Generous amount of sick days personal days and CCA days
• Group insurance employee assistance program and pension plan available
• Access to CCA exhibitions and discounts on CCA publications and at the bookstore

Please submit your application (resume and cover letter) to the attention of the People and Culture division of the Canadian Centre for Architecture 1920 rue Baile Montreal (Quebec) H3H 2S6. The application deadline is May 6th 2026. Only successful applicants will be contacted.

The CCA has an employment equity policy and encourages diversity. The CCA invites applications from anyone with the qualifications listed in the job posting.

 To find out about all the employment opportunities at the CCA visit our website:

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time