Analista de Facilities Recepcionista

Pensou em manutenção segurança conforto higiene organização do ambiente que atendem às necessidades do negócio pensou no time de Facilities!

Por aqui esse Beeper será peça fundamental atuando de forma híbrida entre as rotinas de recepção e o suporte administrativo de facilities garantindo a organização o bom funcionamento da infraestrutura dos hubs/escritórios e a excelência no atendimento a colaboradores visitantes e fornecedores. O(a) profissional será responsável por apoiar processos operacionais administrativos e de controle assegurando eficiência organização e conformidade documental.

Está preparado para encarar essa missão Então vem!

Sua missão será:

• Ser o agente multiplicador da missão visão propósito e valores da Beep;

1. Recepção e atendimento

• Realizar o atendimento presencial telefônico e por canais internos direcionando visitantes colaboradores e fornecedores de forma cordial e eficiente;
• Controlar o acesso de visitantes prestadores de serviço e terceiros conforme procedimentos internos;
• Organizar a recepção e zelar pela boa apresentação do ambiente;
• Receber registrar e direcionar correspondências encomendas e documentos;
• Apoiar na organização de salas de reunião recepção de convidados e suporte a agendas presenciais.

2. Controle de estacionamento

• Realizar o controle das vagas de estacionamento da empresa;
• Monitorar a utilização das vagas;
• Organizar reservas liberações e remanejamentos quando aplicável;
• Apoiar na elaboração de controles relatórios e acompanhamento de ocupação/utilização.

3. Apoio administrativo de Facilities

• Apoiar os processos de concorrência/cotação para compras e contratações de serviços relacionados à área de facilities;
• Solicitar e acompanhar propostas comerciais junto a fornecedores;
• Apoiar na equalização básica de propostas e organização de informações para tomada de decisão;
• Realizar o controle de contas a pagar relacionadas aos hubs/escritórios garantindo o correto acompanhamento de vencimentos e lançamentos.

4. Gestão de insumos e suprimentos

• Controlar o estoque e consumo de insumos de facilities (ex.: materiais de limpeza copa escritório etc.);
• Realizar solicitações de compra e reposição de materiais evitando faltas e excessos;
• Manter controles atualizados de consumo e necessidades por unidade/hub.

5. Controle documental e conformidade

• Organizar e manter atualizado o controle de documentos da área e de fornecedores/prestadores de serviço;
• Monitorar prazos de validade de documentos certificados contratos e demais registros aplicáveis;
• Atuar preventivamente no acompanhamento de vencimentos cobrando renovações e atualizações quando necessário;
• Garantir a correta organização física e digital dos documentos.

Para embarcar nesse desafio e se tornar um Beeper você precisa ter:

• Ensino superior completo em Administração Facilities Processos Gerenciais ou áreas correlatas;
• Experiência prévia com recepção rotinas administrativas ou facilities;
• Vivência com controle de contratos documentos e contas a pagar;
• Conhecimento em pacote Office especialmente Excel;
• Boa comunicação verbal e escrita;
• Organização proatividade e senso de prioridade;
• Facilidade de relacionamento com fornecedores visitantes e áreas internas;
• Capacidade de atuar com múltiplas demandas e controles simultâneos.
• Jeitinho Beep isso significa além de vestir a camisa e abraçar os desafios com energia e empolgação ser uma pessoa do bem ter uma vibe positiva e sorriso no rosto. Para ser do time precisa gostar de trabalhar em equipe ter brilho nos olhos ser apaixonado por pessoas e ser aquele parceiro de trabalho que gostaria de ter.

Diferenciais

• Experiência com rotinas de facilities corporativo;
• Experiência com cotações compras indiretas e apoio a suprimentos;
• Experiência em ambientes corporativos com múltiplas unidades/hubs.

Benefícios para os Beepers:

• Para sua saúde e de seus dependentes Plano de Saúde e Odontológico Sulamérica;
• Benefício Farmácia: até 40% de desconto em medicamentos;
• Pacote de alimentação: VA ou VR / Lanche da tarde todos os dias;
• Pensando na sua saúde física e mental: GymPass / Total Pass /Seguro de Vida;
• Para seu desenvolvimento: descontos em instituições de ensino parceiras;
• Vale transporte;
• Além do mais nossa matriz tem uma varanda com uma vista para um dos famosos cartões postais da cidade para nossos Beepers desfrutarem.

Jornada:

Segunda a sexta de 08h às 17:48h

Local:

Sede - Centro Empresarial Mourisco - Botafogo

Fique tranquilo (a) ao cadastrar seus dados na vaga. A Beep segue a LGPD Lei Geral de Proteção de Dados (Lei Federal 13.709/2018) que entrou em vigor parcialmente em agosto de 2020 logo garantimos responsabilidade ao utilizar seus dados somente em nosso processo seletivo para fins de cadastro e controle de candidatos.