Management-assistentOffice-assistent Studenten Services

Heb je zin in een afwisselende functie Krijg je energie van veel verschillende taken snel schakelen en samenwerken met verschillende collegas Lees dan snel verder! Studenten Services zoekt een enthousiaste en gemotiveerde management-assistent/office-assistent voor 24 tot 32 uur per week.

Kom bij ons werken!

Als management/office-assistent ondersteun je verschillende teams binnen Studenten Services met de organisatie en (financiële) administratie van werkzaamheden. Op dit moment worden de afdelingen Bureau Studenten Psychologen Studentendecanen en Immigration ondersteund door een ondersteuningsteam van management/ werkzaamheden zullen worden uitgebreid met nieuwe taken ter ondersteuning van andere teams en Studenten Services-brede taken denk hierbij o.a. aan het bestellen van kantoorartikelen en lunches en het verwerken van de algemene post.

Je komt te werken in een klein team van 4 office assistenten. De taakverdeling gebeurt in onderling overleg binnen het team en met de coördinator bedrijfsvoering. Het takenpakket kan gedurende het jaar wisselen afhankelijk van de behoefte van de organisatie en wensen van de medewerker(s). Uitgangspunt is dat taken altijd door ten minste 2 collegas worden uitgevoerd zodat continuïteit is verband met de huidige bezetting gaat onze voorkeur uit naar iemand die in ieder geval op vrijdag beschikbaar is overige werkdagen zijn in overleg.

Dit ga je doen

Onderstaande taken worden verdeeld binnen het team:

• Immigration: Je ondersteunt het team Immigration o.a. met de verwerking van de post en inkomensverklaringen en andere kleine administratieve taken. Deze werkzaamheden hebben verschillende piekperiodes door het jaar heen;
• Studentendecanen: Je ondersteunt in de procesafhandeling en de (financiële) administratie voor de aanvragen van de bestuursbeurzen en de aanvragen voor financiële ondersteuning vanuit het Profileringsfonds. Daarnaast ondersteun je bij de verwerking van aanvragen voor tentamenvoorzieningen en notuleer je tijdens het decanenoverleg;
• Studentenpsychologen: Je beantwoordt vragen van studenten collegas en andere betrokkenen en beheert aanmeldingen in de Powerapp. Je helpt bij het plannen van afspraken die niet via het bookingsysteem kunnen worden gemaakt. Je ondersteunt het ASS programma (voor studenten met een Autisme Spectrum Stoornis) met logistieke en administratieve taken. Daarnaast notuleer je tijdens het teamoverleg van de psychologen.
• Trainingsadministratie: Je ondersteunt het trainingscentrum met logistieke en administratieve taken hieronder vallen onder andere het plannen van de trainingen van diverse teams het boeken van zalen en up-to-date houden van het aanbod voor studenten op de site. Daarnaast beheer je de mailbox en notuleer je diverse overleggen;
• StS-brede taken: Je verzorgt bestellingen voor kantoor - en keukenartikelen voor StS en regelt de post. Andere (nieuwe) StS-brede taken na de start in onderling overleg (o.a. bijhouden smoelenboek bestellen lunches en reserveren ruimtes).

Dit vragen we

• Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring met het bieden van secretariële en financieel/administratieve ondersteuning;
• Je bent een flexibele vliegende keep: stressbestendig accuraat en proactief en je vindt het leuk dat je werkzaamheden gedurende het jaar kunnen wisselen en haalt hier energie uit;
• Je werkt graag samen met veel verschillende collegas en je kunt je goed verplaatsen in de behoeftes van studenten en medewerkers van StS;
• Je bent in staat om helder en zorgvuldig te communiceren;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je bent vaardig met digitale systemen. Wij werken o.a. met ESM InProces Reflex Corsizio SIS en Excel. Indien nodig ben je bereid je hierin bij te scholen.

Affiniteit met studenten en bekendheid met een universitaire werkomgeving zijn een pré.

Dit bieden we jou

Voor deze functie bieden we een dienstverband van 24 tot 32 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Gedeeltelijk thuis werken is mogelijk. Bij gebleken geschiktheid volgt een vast dienstverband. Overwegingen van financiële en/of organisatorische aard kunnen aanleiding geven dezelfde functie niet voort te zetten.

Je salaris bedraagt afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband 3.057 tot 3.985 bruto per maand (Schaal 7) op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA biedt een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime verlofregeling een eindejaarsuitkering en een goede pensioenvoorziening.

Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert zij medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

Hier ga je werken

Het team maakt deel uit van de dienst Studenten Service (StS). StS geeft invulling en uitvoering aan het studentenbeleid door dienstverlening en ondersteuning aan studiekiezers studenten en pasafgestudeerden van de UvA. Het doel is de studieloopbaan van studenten zo goed mogelijk te laten verlopen door advisering begeleiding en informatieverschaffing. StS richt zich op verschillende expertisegebieden en disciplines zoals voorlichting en studiekeuze studentbegeleiding en internationalisering.

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv als pdf-bestand. Je kunt via bovenstaande knop solliciteren.

De reactietermijn sluit opzondag 10 mei. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen die niet via de link worden verstuurd of niet compleet zijn kunnen we helaas niet in behandeling eerste gesprekken vinden plaats op donderdagmiddag 21 mei.

Voor vragen over de functie kun je tot en met donderdag 7 mei (afwezig van 24 april t/m 5 mei) contact opnemen met Lio Thijssen coördinator bedrijfsvoering uitsluitend via mail: .