Assistant(e) de projet – Maintenance multitechnique – Facility Services

Le siège de lAIE est situé à Paris et dispose dun espace de bureaux denviron 7 200 m² incluant des salles de conférence. LAIE dispose également dun Centre Régional de Coopération à Singapour. Lunité Conférences Bâtiments et Sécurité (CBS) gère les bâtiments et les salles de conférence de lAIE et veille à la sécurité à la santé et à la sûreté. CBS met en œuvre les relations contractuelles de lAgence avec les propriétaires et est responsable de la gestion opérationnelle efficace des installations via ses différents sous-traitants (par exemple : nettoyage sécurité audiovisuel maintenance travaux déménagement) ainsi que de la distribution du courrier et de la coordination logistique du Bureau exécutif. LAgence organise environ 400 événements par an sous différents formats (présentiel hybride ou entièrement virtuel) et accueille environ 8 000 délégués chaque année.

LAssistant(e) de Projet travaillera en étroite collaboration avec le Facilities Management Co-ordinator et rendra compte directement au chef dunité. Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec le reste de lunité CBS ainsi quavec dautres équipes.

Le CBS recherche un(e) Assistant(e) de Projet qui apportera un soutien technique et administratif aux services généraux proposés au sein de lAIE. Ce poste constitue un élément clé dune équipe dynamique et réactive en lien avec les parties prenantes et les prestataires de haut niveau de lOrganisation. Il nécessite une forte réactivité un esprit vif et une organisation rigoureuse afin de hiérarchiser efficacement les priorités et il peut impliquer des interventions en dehors des horaires de bureau habituels parfois le week-end ou les jours fériés. LAssistant(e) de Projet travaillera en étroite collaboration avec le Facilities Management Co-ordinator et rendra compte directement au chef dunité. Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec le reste de lunité CBS ainsi quavec dautres équipes.

Principales responsabilités

Gestion des bâtiments et des installations

• Superviser les prestataires techniques fournir des instructions claires et appliquer des normes de performance contractuelle et les règles en matière dhygiène et sécurité. Signaler et consigner les insuffisances dans la qualité de service.
• Planifier et coordonner les interventions pour les réparations techniques et travaux mineurs la maintenance périodique et préventive et les contrôles périodiques réglementaires et coordonner avec les différents propriétaires la maintenance des parties communes affectant nos locaux
• Assurer le contrôle qualité de la maintenance préventive et corrective à laide de la gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) produire des rapports dexploitation et suivre les indicateurs de performance des activités.
• Mener toutes les actions nécessaires pour anticiper les dysfonctionnements techniques et garantir la continuité opérationnelle des infrastructures techniques critiques.
• Réaliser des inspections régulières et signaler les réparations nécessaires aux parties prenantes concernées. Prendre des mesures appropriées et rapides suite aux demandes du personnel adressées au helpdesk CBS en tenant informés les responsables et les demandeurs de lavancement.
• Émettre et assurer le suivi des demandes adressées aux équipes techniques des propriétaires via leurs outils de helpdesk correspondants.
• Participer à la création de simulations graphiques des aménagements de bureaux ainsi que à la mise à jour des supports de plan sur AutoCAD.
• Contribuer à la mise en œuvre des projets de réaménagement en coordonnant les différents prestataires ainsi que les opérations de déménagement.
• Remplacer en cas de besoin autres membres de lunité CBS pendant son absence y compris le/la technicien(ne) audiovisuel et visioconférence et lagent en charge de la distribution interne du courrier.

Santé et sécurité

• Réaliser et soumettre pour validation les plans de prévention avec les prestataires conformément aux directives et modèles standards de lOCDE. Inspecter les travaux en cours et signaler tout problème de sécurité non conforme.
• Informer les responsables sur tout sujet affectant la sécurité et lenvironnement de travail du personnel des délégués et des visiteurs.

Soutien administratif

• Participer à toutes les étapes des procédures dachat relatives à léquipe bâtiment préparer et traiter les bons de commande contrats et paiements associés pour les prestataires via les outils internes de lOCDE et tenir à jour linventaire des biens.
• Aider à la préparation des contenus pour le site SharePoint CBS en veillant à la mise à jour régulière des informations.
• Adopter une démarche dapprentissage continu concernant lévolution des systèmes et procédures internes et des autres outils informatiques utilisés au sein du CBS.
• Effectuer toute autre tâche selon les besoins.

Qualifications :

Profil du/de la candidat(e) idéal(e)

Formation académique :

• Diplôme dun Brevet de Technicien Supérieur (BTS) dans les domaines du bâtiment du facility management de lélectricité du CVC de lélectronique de laudiovisuel ou discipline similaire.

Expérience professionnelle :

• Minimum 3 ans dexpérience dans les activités liées aux services technique des bâtiments avec supervision de prestataires externes et une expérience dans les achats (appels doffres publics ou privés cahiers des charges techniques).
• Bonne connaissance des réglementations françaises du bâtiment ainsi que de lhygiène sécurité et protection de la santé.
• Une expérience avec des systèmes de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) serait un atout.
• Une expérience avec des logiciels de contrôle daccès serait un atout.
• Une expérience avec des systèmes audiovisuels et de visioconférence serait un atout.
• Une expérience dans un environnement multiculturel et diplomatique serait un atout.

Outils :

• Bonne maîtrise du pack Microsoft Office (Word Excel Outlook PowerPoint) et capacité à apprendre rapidement la gamme standard des logiciels utilisés dans lOrganisation.
• Une bonne connaissance du logiciel AutoCAD serait un atout.

Compétences clés

Les membres du personnel de lOCDE sont censés faire preuve dun comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre demploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).

Il existe trois niveaux possibles par compétence le niveau requis pour chaque compétence étant déterminé en fonction des besoins propres à chaque fonction et du grade correspondant.

Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de lOCDE.

Langues

• Maîtrise dune des deux langues officielles de lOCDE (anglais ou français) et connaissance de lautre avec engagement à atteindre un bon niveau professionnel.

Informations supplémentaires :

Date de clôture

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dici à la fin septembre 2026 et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 7 mai 2025 à minuit (heure de Paris).

Durée du contrat

• Engagement dune durée déterminée de deux ans avec possibilité de renouvellement.

Processus de sélection

Pour les candidats retenus le processus de sélection peut comprendre un entretien vidéo une évaluation basée sur le poste et des entretiens avec un panel.

Dans le cadre de sa politique dégalité des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes dun de ses pays Membres indépendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but daméliorer son efficience et son efficacité et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time