Client Experience Coordinator

Kinark Services pour enfants et familles œuvre depuis plus de 50 ans auprès des enfants et des jeunes en offrant une gamme complète de services de santé mentale fondés sur des données probantes incluant du counseling individuel familial et en groupe. Notre mission est daider les enfants et les jeunes ayant des besoins complexes à améliorer leur qualité de vie avec une vision globale dun avenir sain pour les jeunes de lOntario.

Nous comptons sur une équipe passionnée de plus de 700 employés qui soutiennent plus de 9 000 enfants et jeunes chaque année dans nos trois volets de services : santé mentale communautaire autisme et santé mentale médico-légale.

Nos employés sont au cœur de notre organisation. Placer les enfants les jeunes et les familles au centre de tout ce que nous faisons est lune des valeurs fondamentales qui guident notre travail.

Dans le cadre de notre engagement à devenir un employeur de choix dans notre secteur nous sollicitons régulièrement les commentaires de notre personnel afin daméliorer lexpérience de travail.

Si vous souhaitez contribuer à un changement positif dans la vie des enfants et des jeunes ayant des besoins complexes joignez-vous à notre équipe!

Pour en savoir plus au sujet de Kinark nos valeurs nos priorités stratégiques et nos programmes visitez notre site web : ou consultez notre rapport annuel.

Ce que nous offrons:

• Salaire concurrentiel avantages sociaux complets (santé et soins dentaires) et autres bénéfices*
• Horaire de travail flexible favorisant léquilibre entre vie professionnelle et personnelle
• Régime de retraite à cotisations déterminées avec contribution équivalente de lemployeur jusquà 6 %*
• Programme de bien-être pour les employés
• Accès à des formations et du perfectionnement professionnel
• Milieu de travail collaboratif avec supervision et rétroaction régulières
• Programmes cliniques accrédités et reconnus

*Selon les heures travaillées lancienneté et/ou la convention collective applicable

Poste à pourvoir :

• Nous avons actuellement une opportunité pour le poste suivant :

Description du poste

Le poste de coordonnateur(trice) de lexpérience client sera basé dans lun de nos bureaux Kinark situés dans la région du Grand Toronto York ou Simcoe. La personne retenue travaillera 35 heures par semaine et sera responsable dassurer un soutien administratif un accompagnement aux clients ainsi quune communication et une collaboration harmonieuses avec les familles les cliniciens et les partenaires externes. Veuillez noter quil sagit dun contrat de 12 mois*

La fourchette horaire pour ce poste est de : 3077 $ CA/heure à 3846 $ CA/heure. La rémunération est négociable et sera déterminée en fonction de lexpérience des compétences et des qualifications du candidat retenu.

Fonctions et responsabilités

• Offrir une expérience client fluide et efficace aux nouveaux clients et aux clients récurrents notamment :
• Répondre aux questions fournir de linformation expliquer les frais et les options de paiement et préparer les documents contractuels pour examen et signature par les parents/tuteurs ;
• Agir comme intermédiaire de communication entre les clients et les cliniciens ;
• Fournir de linformation sur les services offerts et collaborer avec léquipe de mobilisation communautaire afin dorienter les familles vers les programmes à frais de service de Kinark;
• Recueillir les informations dadmission afin de déterminer ladmissibilité des clients aux services y compris lobtention des consentements et dinformations complémentaires ; gérer les listes dattente et effectuer le triage ; traiter les plaintes et préoccupations des clients ; offrir de lorientation dans les services et assurer la liaison avec les partenaires communautaires ; appuyer la préparation des contrats de service des demandes de financement des formulaires de référence etc. ;
• Répondre aux courriels appels téléphoniques et autres communications provenant de partenaires externes (partenaires communautaires compagnies dassurance etc.) de manière efficace respectueuse et rapide et contribuer au maintien de relations de collaboration ;
• Participer activement aux événements communautaires en tant que représentant(e) et ambassadeur(drice) de Kinark ;
• Soutenir le développement et la distribution de matériel publicitaire et promotionnel destiné aux clients et aux partenaires communautaires afin daccroître la visibilité des services;

Qualifications

• Diplôme universitaire collégial ou certificat dans un domaine lié aux services sociaux ;
• Bilinguisme français-anglais (oral écrit et compréhension). Les candidats devront compléter une évaluation de compétence linguistique en français ;
• Minimum dun an dexpérience pertinente dans un rôle de coordination clinique dassistant(e) clinique ou dans un poste administratif ;
• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook Excel et Word) ;
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite et habiletés interpersonnelles avec souci du détail ;
• La connaissance du financement du Programme ontarien des services en matière dautisme (POSA/OAP) ainsi que des rôles et profils professionnels des différents intervenants en santé constitue un atout ;
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe avec une bonne assiduité et un rendement satisfaisant ;
• Capacité dadaptation au changement flexibilité et aptitudes en résolution de problèmes ; capacité à gérer plusieurs priorités concurrentes ;
• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps ;
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle ;
• Expérience avec un système CRM (atout) ;
• Vérification satisfaisante des antécédents judiciaires (y compris secteur vulnérable).

Remarque :
La direction examinera les candidatures pour tous les postes liés à lautisme afin de coordonner les candidatures multiples.

Les conditions demploi incluent une vérification du casier judiciaire (secteur vulnérable) et un certificat médical pré-emploi.

Kinark valorise linclusion et la diversité. Nous encourageons les candidatures de personnes issues de tous les horizons. Nous nous engageons à offrir des pratiques demploi accessibles conformément à la Loi sur laccessibilité pour les personnes handicapées de lOntario (LAPHO). Si vous avez besoin daccommodement durant le processus de recrutement veuillez contacter léquipe des ressources humaines à ou au .

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Toute information recueillie sera utilisée uniquement à des fins de recrutement.

Position Title -Client Experience Coordinator

Kinark Child and Family Services has a rich 50-year history serving children and youth through a wide range of evidence-based mental health services that include individual family and group counselling. We are on a mission to help children and youth with complex needs achieve better life outcomes with a broader vision of a healthy future for Ontarios children and youth. We have a passionate team of over 700 staff serving more than 9000 children and youth each year in our three program streams - Community-Based Child and Youth Mental Health Autism and Forensic Mental Health.

Our people are the heartbeat of our organization where Holding children youth and families at the centre of all that we do is only one of the values that guides our work.

In support of our journey towards being an employer of choice in our sectors our staff is engaged for feedback to identify and support improvements big and small to enhance the employee experience.

If you have a passion for making a difference in the lives of children and youth with complex needs and want to be part of the mission we are on Come join our team!

For more information about Kinark our values our strategic priorities and our service programs please visit ourwebsite at review ourannual report.

What we offer:

• Competitive salary comprehensive health and dental benefits and other employment perks*
• Flexible work arrangement supporting employee work life balance
• Employer Matching Defined Contribution Pension Plan up to 6%*
• Employee Wellness Program
• Extensive Educational and Training Opportunities and Supports
• Supportive work environment with regular Supervision and Feedback
• Renowned Accredited Clinical Programs

*Dependent on hours worked length of service and/or collective agreement (where relevant)

We currently have an opportunity for:

Client Experience Coordinator

The Client Experience Coordinator position will be located out of one of our Kinark offices across the GTA Region York Region or Simcoe. The successful candidate will work 35 hours per week and the role is accountable to deliver administrative client support and seamless communication and collaboration for families clinicians and external partners. Please note this is a 12-month contract*

The hourly range for this position is: $30.77/hr CAD- $38.46/hr CAD. Compensation is negotiable and will be determined based on the successful candidates experience skills and qualifications.

Duties & Responsibilities:

• Providingseamless efficient client experience service to prospective and recurring clients including but not limited to:
  • Answering questions educating articulating fees payment options and completing contract documents for caregiver review and completion.
  • Acting as the communication conduit between clients and clinicians;
  • Providing information about service offerings and collaborating with the Community Engagement Lead team to converting families to fee for service programs at Kinark;
  • Gathering intake information to help determine client suitability for service including obtaining consents and collateral client information;waitlist management and triaging; fielding client complaints and concerns; providing service navigation & liaising with community partners; supporting the completion of Service Contracts funding applications referral forms etc.
  • Responding to emails phone calls and other correspondence from external parties (community partners insurance agencies etc.) in an effective respectful and timely manner and helping to build and maintain collaborative relationships with community partners
  • Active participation in community events as a client representative and ambassador of Kinark. This may include supporting the development and distribution of advertising and marketing materials to clients and other relevant community partners to enhance community awareness of program service offerings
  • Supporting clinician needs to ensure client success

Qualifications:

• Undergraduate degree college degree or diploma in a field related to the social services.
• Bilingual in French and English (spoken written and reading). Candidates will be required to complete a French language proficiency assessment.
• Must have some practical or position related experience (minimum of one year) working in a clinical coordination/assistant role or administrative role.
• Proficient in Microsoft Office (ie. Outlook Excel and Word).
• Excellent verbal and written communication and interpersonal skills with attention to detail.
• Asset to have familiarity with Ontario Autism Program (OAP) funding as well as the roles/job profiles of various health professionals.
• Ability to work both independently and in a team setting with good attendance and work performance.
• Ability to adapt to change flexibility and problem-solving skills are an asset as well as an ability to manage multiple and competing priorities.
• Superior organizational and time management skills.
• Excellent customer service skills.
• Experience with CRM an Asset
• Satisfactory Criminal Record Check (including a Vulnerable Sector Screening).

Please note that Equivalent combination of education & experience will be considered.

Kinark Child and Family Services conditions of employment include but are not limited to successful Criminal Record Check or Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening (based on position) and a completed Pre-Employment Medical certificate.

Kinark Child and Family Services values inclusivity and diversity in the workplace. We encourage applicants from diverse backgrounds. We are committed to providing accessible employment practices that are in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). If you require accommodation during any stage of the recruitment process please notify People and Culture at or . While we thank all applicants only those selected for an interview will be contacted. Any information obtained during the course of recruitment will be used for employment recruitment purposes only and not for any other purpose.