Interimchef avtalsförvaltning Stockholm

En större aktör inom fastighetsförvaltning genomför just nu en översyn av uppdrag struktur och arbetssätt inom området Avtal och förvaltningsstöd. Gruppen ansvarar bland annat för förvaltning av flera omfattande skötselavtal samt stöd i verksamhetsnära frågor kopplade till förvaltning.

Verksamheten befinner sig i en utvecklingsfas där det är viktigt att både säkerställa stabilitet i det dagliga arbetet och samtidigt driva förbättringar av arbetssätt och strukturer. Rollen innebär därför ett kombinerat ansvar för att leda gruppen operativt samt utveckla och tydliggöra processer inom både avtalsområdet och stödfunktionerna.

Samtidigt pågår ett arbete med att förtydliga uppdrag roller och ansvar inom gruppen. Den tillförordnade chefen behöver därför vara bekväm i en föränderlig miljö där struktur och arbetssätt utvecklas över tid samt kunna bidra till utveckling samtidigt som tydlighet stabilitet och framdrift säkerställs i vardagen.

Uppdragsbeskrivning

Uppdraget innebär att verka som tillförordnad chef för en grupp om cirka 10 medarbetare inom Avtal och förvaltningsstöd.

Gruppen består huvudsakligen av:

• Avtalssamordnare med ansvar för större skötselavtal (. utemiljö lokalvård och avfall)

• Verksamhetsnära specialiststöd såsom CAD- och GIS-resurser

• Administrativa och operativa stödfunktioner kopplade till förvaltningens behov

I rollen ingår bland annat att:

• leda och utveckla gruppens arbete

• ansvara för flera större avtal som avtalsägare

• säkerställa struktur och arbetssätt för avtalsförvaltning och uppföljning

• stötta medarbetare i frågor kring gränsdragningar gentemot leverantörer och internt mellan funktioner

• hantera komplexa avtals- och leverantörsfrågor inklusive tvister och eskalationer

• bidra till utveckling av arbetssätt och driva prioriterade förbättringsinitiativ

• stödja teamet i prioriteringar och det dagliga arbetet

• stärka samverkan mellan olika funktioner inom organisationen

Rollen kräver förmåga att växla mellan strategiskt och operativt arbete från att sätta riktning och skapa struktur till att själv ta fram underlag rutiner och arbetssätt vid behov.

Syfte och förväntat resultat

• skapa stabilitet i en organisation i förändring

• driva utveckling samtidigt som den dagliga verksamheten fungerar väl

• stödja erfarna medarbetare i prioritering och riktning

• utveckla mer strukturerade arbetssätt inom avtalsförvaltning och stödfunktioner

• skapa trygghet i förändringsprocesser

• fatta beslut i komplexa situationer och kunna ompröva vid behov

Omfattning

Heltid (100 %) under uppdragstiden. Den angivna omfattningen är en bedömd uppskattning. .

Skallkrav

• Minst 810 års erfarenhet av arbete med omfattande avtal inom fastighetsförvaltning alternativt motsvarande erfarenhet som bedöms likvärdig

• Dokumenterad erfarenhet av personalledning gärna i verksamheter kopplade till avtalsförvaltning leverantörsstyrning eller förvaltningsnära stöd

• Erfarenhet av upphandling avtalsförvaltning och uppföljning av större skötselavtal inom fastighetsförvaltning inklusive arbete med avtalsvillkor leveranskrav och uppföljningsmetoder

• Erfarenhet av att styra och följa upp leverantörer och entreprenörer inklusive ansvar för hantering av avvikelser komplexa leverantörsfrågor och tvister

• Erfarenhet från allmännyttig verksamhet eller annan större fastighetsorganisation där flera funktioner samverkar

• God förståelse för samt erfarenhet av att arbeta med eller leda verksamhetsnära stöd- och specialistfunktioner inklusive insikt i deras roll i organisationen

• Dokumenterad erfarenhet av förändringsledning och utvecklingsarbete exempelvis genom att utveckla processer struktur eller prioriteringar inom ett verksamhetsområde

Meriterande erfarenheter

• Erfarenhet från beställarorganisation inom större fastighetsbolag

• Erfarenhet från upphandling eller inköp alternativt nära samarbete med dessa funktioner vid framtagning av avtal

• Erfarenhet från entreprenörs- eller leverantörssidan inom skötselområden som utemiljö lokalvård eller fastighetsnäratjänster

• God systemvana samt erfarenhet av relevanta system inom fastighetsförvaltning exempelvis CAD/BIM GIS eller verksamhetssystem som FM Access GreenView eller DP Map

Personliga egenskaper
Följande egenskaper bedöms genom referenser och intervjuer:

• Strukturerad med god analytisk förmåga

• Stabil och trygg i föränderliga miljöer

• Tydlig i beslutsfattande och prioriteringar

• Lösningsfokuserad och prestigelös i sitt arbetssätt

• God kommunikativ förmåga och ett tydligt ledarskap

Språk

• Goda kunskaper i svenska och engelska både i tal och skrift

Tillträde och ansökan:

Startdatum: ASAP/

Slutdatum:. Möjlighet till 6 månaders förlängning vid 2 tillfällen

Sista ansökningsdagen:

Ort: Skärholmen. Hybridarbete tillkommer

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi Administration HR Marknad och IT men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.

#Boost