Secretária Executiva Assessora Executiva da Diretoria

Responsável por assessorar diretamente a Presidência e a Alta Gestão garantindo a gestão eficiente da agenda executiva organização de compromissos estratégicos suporte administrativo e coordenação de demandas profissionais e pessoais com o objetivo de otimizar o tempo dos executivos e permitir foco nas decisões estratégicas e no crescimento da organização.

Atua como gestora do escritório executivo coordenando agendas complexas viagens eventos documentos confidenciais fornecedores e serviços diversos assegurando organização discrição e eficiência em todas as atividades que envolvem a rotina da liderança.

Também é responsável por apoiar no planejamento e execução de eventos corporativos e pessoais gestão de documentos e controle de orçamentos além de estruturar soluções e serviços que contribuam para a fluidez das atividades executivas.

Principais Responsabilidades
Gestão Estratégica da Agenda Executiva

Planejar organizar e priorizar agendas profissionais e pessoais da alta gestão.

Coordenar reuniões estratégicas compromissos institucionais e eventos.

Preparar materiais de apoio pautas e registros de reuniões quando necessário.

Coordenação de Viagens e Logística Executiva

Planejar viagens nacionais e internacionais (profissionais e pessoais).

Realizar reservas de passagens hospedagens restaurantes e transporte.

Controlar documentação necessária e acompanhar despesas relacionadas.

Gestão de Documentos e Informações Confidenciais elaborar documentos relatórios apresentações e comunicações executivas.

Organizar e controlar arquivos físicos e digitais de forma estruturada e segura.

Administrar documentos corporativos e pessoais dos executivos.

Planejar e organizar eventos corporativos reuniões institucionais e encontros estratégicos.

Apoiar na organização de eventos pessoais dos executivos como celebrações e recepções.

Coordenar fornecedores serviços espaços e logística dos eventos.

Gestão de Serviços e Demandas Executivas

Estruturar e acompanhar demandas operacionais que impactem o tempo dos executivos.

Desenvolver contratar e coordenar serviços necessários para suporte à presidência.

Solicitar analisar e controlar orçamentos de fornecedores e prestadores de serviço.

Comunicação e Interface Institucional

Atuar como ponte de comunicação entre a alta gestão áreas internas clientes e parceiros.

Filtrar e direcionar contatos correspondências e demandas externas.

Ensino Superior em Secretariado Executivo Administração Relações Públicas ou áreas correlatas.

Experiência sólida no suporte direto à alta gestão incluindo gestão de agendas complexas organização de viagens nacionais e internacionais eventos documentos confidenciais e coordenação de múltiplas demandas executivas.

Domínio avançado do Pacote Office (Word Excel PowerPoint).

Experiência com ferramentas de gestão e organização administrativa.

Organização de eventos e gestão de fornecedores.

Alto nível de organização e planejamento agilidade na resolução de problemas.

Discrição absoluta e confidencialidade forte orientação para serviço e suporte executivo.

Proatividade e antecipação de necessidades capacidade de lidar com múltiplas demandas simultâneas.

Importante ter disponbilidade de horário e para viagens pontuais.

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