Assistent instituutsmanager Onderzoeksinstituut Scheikunde (HIMS)

Heb jij al enige ervaring op het gebied van bedrijfsvoering en wil je graag werken in een maatschappelijk relevante omgeving en je verder ontwikkelen Dan zoeken wij jou! Als assistent instituutsmanager zorg je voor een efficiënte en effectieve organisatie op het gebied van personeel financiën contracten en faciliteiten. Je komt terecht in een collegiaal bedrijfsbureau-team werkt hoofdzakelijk op locatie en levert iedere dag een concrete bijdrage aan top-onderzoek en onderwijs in de scheikunde.

Kom bij ons werken!

Het Van t Hoff Institute for Molecular Sciences (HIMS) is een van de acht onderzoeksinstituten van de faculteit der Natuurwetenschappen Wiskunde en Informatica (FNWI). HIMS is verantwoordelijk voor hoogstaand wetenschappelijk onderzoek en het verzorgen van de bachelor- en masteropleidingen voor het vakgebied Scheikunde waar momenteel zon 400 studenten ingeschreven faculteit is gevestigd op het Science Park in Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met wetenschappelijke instituten en het bedrijfsleven en het heeft een sterk internationaal karakter. Het instituut heeft ongeveer 150 vaste en tijdelijke medewerkers waaronder zon 90 promovendi.

Het bedrijfsbureau van HIMS ondersteunt de wetenschappers van het instituut op het gebied van personeelszaken financieel beheer ARBO-zaken huisvesting ICT en andere faciliteiten. Het bedrijfsbureau vormt tevens de verbinding naar de centrale diensten en stafafdelingen van de faculteit. Het bedrijfsbureau van HIMS wordt hiërarchisch aangestuurd door de Instituutsmanager en functioneel door de assistent instituutsmanager. Voor het bedrijfsbureau van HIMS zijn we op zoek naar een assistent instituutsmanager.

Je hebt een brede functie en speelt een centrale rol binnen het instituut. Je maakt een vertaalslag van het instituutsbeleid naar de uitvoering en draagt zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering op financieel personeel en facilitair gebied. Je geeft functioneel leiding aan drie management assistenten van het bedrijfsbureau. Samen met je team ben je het eerste aanspreekpunt voor collegas binnen het instituut. Je participeert in diverse faculteits- en/of universiteitsbrede overleggen en projecten.

Je assisteert de Instituutsmanager op operationeel en tactisch niveau bij een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering van het deze functie fungeer je als spin in het web bij de dagelijkse bedrijfsvoering op het gebied van onderzoek en onderwijs bij het focus ligt daarbij op personeelsbeheer financieel beheer en contract beheer.

Dit is een unieke kans voor iemand die al enige ervaring heeft op het gebied van bedrijfsvoering graag wil werken op operationeel en tactisch niveau zich hierin verder wil ontwikkelen en die graag wil werken in een maatschappelijk relevante omgeving. Je gaat werken bij HIMS onderdeel van FNWI gevestigd op het Science Park in Amsterdam. Je werkt intensief samen met de wetenschappelijke staf en je rapporteert aan de Instituutsmanager. Je maakt onderdeel uit van het Bedrijfsbureau en de sfeer binnen dit team is collegiaal en iedereen draagt zijn steentje deze functie werk je voornamelijk op locatie maar ruimte om hybride te werken is bespreekbaar.

Wat ga je doen

Het takenpakket omvat onder meer:

• Het bieden van adequate ondersteuning en fungeren als aanspreekpunt binnen het instituut voor de wetenschappelijke staf promovendi en de analisten met betrekking tot personele zaken en (project) financiën
• Rol vervullen als verbindende factor binnen het bedrijfsbureau. Je zorgt dat de processen hier soepel lopen en brengt structuur aan
• Optreden als sparring partner voor de instituutsmanager en proactief lopende zaken bespreken
• Voorbereiding en uitwerking van benoemings- en bevorderingsdossiers inclusief plannen en notuleren van meetings van de bevorderings en adviescommissie
• Bijdrage leveren aan het voorbereiden van de MT meetings
• Beheer en actualisatie van personele informatie en -administratie en projectaanvragen van het instituut en de vertaalslag naar de begroting maken
• Het genereren/verzamelen van managementinformatie bijvoorbeeld over verzuim vakantiedagen onderzoeksprojecten en beoordelingen
• Analyseren van interne procedures op het gebied van bedrijfsvoeringsprocessen en voorstellen doen voor mogelijke optimalisaties
• Beheer en planning met betrekking tot de bezetting van laboratoria en kantoren. Hierbij optreden als projectleider/coördinator op kleinere projecten zoals interne verhuizing en inventarisaties van apparatuur op het lab

Jouw profiel

• Je hebt HBO werk- en denkniveau bij voorkeur ondersteund met een diploma
• Je brengt bij voorkeur al ervaring mee in personeelsbeheer en/of financieel beheer
• Je communiceert helder toegankelijk en weet gemakkelijk contact te leggen. Je onderhoudt contact/stemt actief af met de medewerkers in het instituut met een faciliterende en service gerichte instelling en voelt goed aan wat daarbij passend is
• Je houdt gemakkelijk het overzicht en blinkt uit in plannen en organiseren
• Je bent resultaatgericht en toont initiatief. Je vindt het leuk om HR en financiële zaken zelf uit te zoeken en/of na te vragen bij directe collegas bij andere instituten binnen de faculteit
• Je werkt graag samen in een team
• Je beheerst zowel de Nederlandse als de Engelse taal uitstekend in woord én geschrift
• Het is een pre als je ervaring hebt met werken in een wetenschappelijke omgeving en voelt je daarin comfortabel.

Wat bieden we jou

Deze functie past binnen het functieprofiel Coördinator bedrijfsvoering 3 en is ingedeeld in schaal 10. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen 3.546 en 5.538 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (83%). Inschaling is afhankelijk van competenties en Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing. Een aanloopschaal kan worden aangeboden indien de achtergrond en werkervaring (nog) niet volledig aansluiten op de functie-eisen. Een dienstverband van 32 uur is mogelijk.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder:

• Een verantwoordelijke functie met ruimte voor jouw initiatief zelfstandigheid en eigenaarschap;
• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Mobiele telefoon en een laptop;
• Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Je hebt de flexibiliteit om werk en privé te combineren met de mogelijkheid tot thuiswerken; Door wekelijks twee uur meer te werken dan je arbeidsuren ontvang je op jaarbasis 96 compensatie-uren. Dat geldt ook als je parttimer bent;
• Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren;
• Je mag deelnemen aan de open UvA colleges waarmee je maximaal 30 studiepunten per jaar kunt verdienen.
• Een leuk team met gemotiveerde collegas die bereid zijn om met elkaar de klussen te klaren.

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 32 - 38 uur voor een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Je standplaats wordt Amsterdam.

Over ons

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 43.000 studenten 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde tot levens- en aardwetenschappen moleculaire wetenschappen wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zon 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie dan zien we jouw cv en brief graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. Je kunt tot en met 6 april 2026 solliciteren op deze functie.

Vragen

Voor vragen over de functie kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:

• Dr. Stephan van Duren Instituutsmanager HIMS