HR- og EVU-administrator

HR- og EVU-administrator med fokus på HR og efter- og videreuddannelse til Institut for Arkitektur Design og Medieteknologi - der er tale om en 30 timers stilling.
Som HR- og EVU-administrator får du en central rolle i at understøtte instituttets arbejde med både efter- og videreuddannelse og HR på tværs af Aalborg og København. Du kommer til at arbejde tæt på ledelse og forskere hvor du både arbejder strategisk med markedsføring og analyser af efter- og videreuddannelsesaktiviteter og løser opgaver inden for ansættelse og onboarding af medarbejdere. Stillingens omfang er 30 timer om ugen med tiltrædelse 1. juni 2026 eller snarest muligt derefter.

Dine arbejdsopgaver
I stillingen som HR- og EVU-administrator bliver du en nøgleperson i arbejdet med efter- og videreuddannelse på instituttet. Du får ansvar for at planlægge gennemføre og følge op på markedsføring af instituttets efter- og videreuddannelsestilbud på tværs af fagområderne. Det indebærer at du arbejder systematisk med markedsanalyser målgrupper og datagrundlag så instituttets aktiviteter når ud til relevante samarbejdspartnere og potentielle deltagere og du er med til at omsætte viden om markedet til konkrete tiltag kampagner og aktiviteter.
Du får samtidig en fremtrædende rolle i instituttets HR-opgaver. Du kommer til at understøtte ansættelse af videnskabeligt personale og teknisk-administrative medarbejdere i Aalborg samt deltidsansatte undervisere i København. Du følger ansættelsesforløb fra start til slut sikrer at processerne forløber smidigt for både ansøgere ledelse og administration og har løbende dialog med sektionsledere om status på sager og eventuelle aftaler om videre forløb. Du arbejder med løbende ajourføring af stamdata i relevante systemer så information om medarbejdere og ansættelsesforhold altid er korrekt.
En vigtig del af jobbet er at sikre en god modtagelse af nye kolleger. Du får ansvar for at planlægge og gennemføre onboarding af nye videnskabelige og teknisk-administrative medarbejdere i Aalborg samt deltidsansatte undervisere i København. Du koordinerer forløb sørger for relevant information og sikrer at nye medarbejdere får et godt indblik i både instituttets organisation og kultur. I forlængelse heraf indgår du i håndtering af visumsager for medarbejdere uden for Europa hvor du bidrager til at processer og dokumentation håndteres korrekt og rettidigt.
Derudover vil du løse en række administrative opgaver der understøtter instituttets dagligdag og aktiviteter. Du bidrager som medhjælper i forbindelse med konferencer og events hvor du blandt andet hjælper med praktisk koordinering og planlægning. Du står for booking af mødelokaler og bestilling af forplejning til møder og arrangementer og hjælper institutleder og sektionsledere med rejse- og konferencebestillinger. Endelig vil du indgå i forskellige ad hoc- og udviklingsopgaver hvor du er med til at videreudvikle arbejdsgange og administrative processer på instituttet.

Dine kompetencer
Du har en relevant akademisk uddannelse der gør dig tryg ved at arbejde analytisk systematisk og selvstændigt med både data og komplekse problemstillinger. Du har erfaring med HR-arbejde og kendskab til ansættelsesprocesser gerne fra en større offentlig eller uddannelsesmæssig organisation hvor der arbejdes med både videnskabeligt personale og teknisk-administrative medarbejdere. Du har desuden erfaring med opgaver relateret til efter- og videreuddannelse og du er vant til at koble markedsanalyse målgruppeforståelse og kommunikation så aktiviteter og indsatser bliver relevante og målrettede.
Du har kendskab til Aalborg Universitets it-systemer eller tilsvarende administrative systemer og trives i en hverdag hvor du arbejder digitalt med flere platforme. Du kan hurtigt sætte dig ind i nye systemer og bruger dem aktivt til at skabe overblik følge op og sikre kvalitet i sagsbehandling og datagrundlag. Da instituttets arbejdssprog er både dansk og engelsk er det nødvendigt at du kan formulere dig klart og professionelt på begge sprog skriftligt såvel som mundtligt.
Som person arbejder du selvstændigt med dine opgaver men du søger aktivt samarbejde med kolleger på tværs af faggrupper når opgaverne kræver det. Du trives med perioder hvor der er mange opgaver samtidig og faste deadlines og du er god til at skabe struktur så både du selv og dine samarbejdspartnere kan bevare overblikket. Du har sans for detaljer og kvalitet i det administrative arbejde samtidig med at du kan se de større sammenhænge og omsætte data og analyser til konkrete tiltag inden for både efter- og videreuddannelse og HR. Du er tryg ved at tage kontakt til forskellige interessenter følger sager til dørs og bidrager til et samarbejde hvor kolleger oplever at du skaber ro overblik og fremdrift.

Hvem er vi
På Institut for Arkitektur Design og Medieteknologi på Aalborg Universitet arbejder vi med internationalt anerkendt forskning og uddannelse inden for arkitektur urban design industriel design og digitale teknologier. Vi har en klar ambition om at være blandt de førende miljøer inden for vores felter og arbejder med at udvikle løsninger der adresserer reelle udfordringer i samfundet. Vores tilgang er tværfaglig og forskere undervisere og studerende samarbejder tæt om at udvikle ny viden og praksis særligt med fokus på bæredygtig og inkluderende udvikling.
Instituttet er organiseret i fire sektioner der i fællesskab skaber ny viden i forpligtende samarbejder med både interne og eksterne partnere. Vi prioriterer et tæt samarbejde med erhvervslivet offentlige aktører og borgere og vi lægger vægt på at vores forskning og uddannelser skaber reel værdi i verden uden for universitetet. Administrationsenheden understøtter hele dette arbejde og bistår med en bred vifte af opgaver blandt andet uddannelsesplanlægning og studiesupport rekruttering af studerende og arbejdet med studentertrivsel fundraising økonomistyring og HR- og personaleadministration.
Som HR- og EVU-administrator bliver du en del af et administrativt fællesskab hvor kollegerne værdsætter både høj faglighed i opgaveløsningen og et godt arbejdsmiljø. Der er en uformel omgangstone og en kultur hvor man hjælper hinanden på tværs af opgaver og hvor videndeling og sparring er en naturlig del af hverdagen. Vi har på instituttet en høj grad af frihed hvor du får mulighed for selv at være med til at præge og planlægge din arbejdsdag inden for rammerne af opgaverne. Vi tilbyder fleksibel arbejdstid frihed under ansvar og gode muligheder for både faglig og personlig udvikling.
Instituttet har i øjeblikket cirka 150 medarbejdere heraf 112 forskere og 38 administrative medarbejdere. Vi udbyder en række uddannelser inden for arkitektur design og medieteknologi på både bachelor- og kandidatniveau samt efter- og videreuddannelsesaktiviteter. Vi er kendt for at uddanne kandidater med stærke kvalifikationer og en god beskæftigelsesgrad og vores studerende er efterspurgte samarbejdspartnere både under og efter deres uddannelse. I denne stilling får du en særlig mulighed for at være med til at udvikle området for efter- og videreuddannelse på tværs af instituttets fagområder og dermed bidrage konkret til hvordan vores viden kommer i spil i praksis.
Har du spørgsmål er du velkommen til at kontakte: Kontaktperson: Institutleder Lone Malmborg og Sekretariatschef Lene Grundahl

Du kan læse mere om instituttet her: Department of Architecture Design and Media Technology()

Ansøgning
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning hvori du redegør for hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Eksamensbevis
• Evt. relevante bilag

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.

Aalborg Universitetønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål
Hvis du har spørgsmål er du meget velkommen til at kontakte os. Du finder kontaktpersoner nederst i opslaget.
Der afholdes samtaler i uge 18.

Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser der sikrer arbejdspladsens sikkerhed compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til overenskomst for akademikere i staten. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser nye løsninger på samfundets problemer og viden der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg men vi har også campus i Esbjerg og København.