Indkøbs- og Servicekoordinator

Brænder du for at skabe overblik og flow i IT processer og trives du i rollen som bindeled mellem support indkøb og leverandører
Som Indkøbs- og Servicekoordinator bliver du go to på sikkerhedsscreeningsprocessen for indkøb af ny software sørger for at supporten har fuldt indblik i status på softwareønsker og er med til at sikre at AAU-anvender godkendt og dokumenteret software.
Du får en central tværgående rolle i ITS hvor du kombinerer aftalestyring dataopdatering og samarbejde på tværs med tæt kontakt til teams og interessenter. Stillingen er en fast fuldtidsstilling med start den 1. maj 2026 eller snarest herefter. Stillingen er forankret i Aalborg Universitets IT-afdeling (ITS).

Dine arbejdsopgaver
Rollen fungerer som bindeled og primært kontaktpunkt i software screeningsprocessen for både support og indkøb med ansvar for at sikre fremdrift afklaring og tydelig forventningsstyring.

Der arbejdes for at IT Support løbende har indsigt i status på softwareønsker samt et klart overblik over færdigbehandlede sager og den software der aktuelt er godkendt og anvendes på Aalborg Universitet.

Opgaverne omfatter desuden deltagelse i teamet med ansvar for softwareaftaler leverandørkontakt og aftalestyring i IT samt løbende opdatering af data i relevante systemer og journalisering af aftaler i vores ESDH-system Workzone.

I samarbejde med Økonomiafdelingens indkøbsteam håndteres sager hvor der ydes støtte i forhold til regler og rammer for udbud tilbudsindhentning og compliance. Der sikres rettidig fornyelse genforhandling eller opsigelse af aftaler gennem en proaktiv og struktureret tilgang med fokus på optimerede processer og fuld systemunderstøttelse.

Rollen indebærer også koordinerende og planlæggende opgaver i relation til Supportteamet hvor opgavestilleren primært er support og indkøbslederen samt et aktivt bidrag til løbende procesforbedringer og standardisering efter ITIL metoder med henblik på at øge tempo kvalitet og gennemsigtighed på tværs af aktører.

Succeskriterier det første år

• Support og interessenter har gennemsigtig status på alle softwareønsker
• Aftaleporteføljen (fornyelser/opsigelser/genforhandlinger) kører rettidigt og dokumenteret i Workzone
• Der er etableret enkle dokumenterede processer og /overblik som gør opfølgning let
• Leverandørdialoger er planlagte og beslutningsoplæg er korte og beslutningsklare

Dine kompetencer
Fagligt ser vi gerne at du har erfaring med aftalestyring og kontraktadministration gerne inden for softwareområdet samt er vant til løbende leverandørkontakt. Det er en fordel hvis du har kendskab til offentlige indkøbsregler og udbud og hvis du er tryg ved at arbejde med dataopdatering og journalisering i Workzone eller andre ESDH systemer.
Du bør trives med at arbejde struktureret og dokumenteret og have en god forståelse for supportprocesser . inden for ITIL samt for samarbejdet mellem support indkøb og økonomi.

Derudover lægger vi vægt på at du behersker M365 værktøjerne godt og har interesse for software governance og livscyklusser. Vigtigt i rollen er også stærke formidlings- og samarbejdsevner både skriftligt og mundtligt.

Personligt håber vi at du trives i en bindeledsrolle hvor du kan skabe retning og ro i komplekse forløb. Du bør være opfølgende systematisk og god til at levere på aftaler også når der er pres på.

Du må gerne være relations stærk og god til at forenkle så kolleger og ledelse hurtigt får overblik og kan træffe beslutninger. Endelig ser vi gerne at du har et tydeligt forbedringsdrive og lysten til løbende at optimere processer så de bliver en smule bedre uge for uge.

Hvem er vi
Du bliver en del af et kompetent team som har været igennem en omorganisering hvilket har styrket ressourcedækningen på softwareindkøbsområdet og som er klar til de næste skridt i forhold til strukturering og optimering af processer. Ligeledes bliver du en del af et veletableret IT-supportteam som bl.a. har brug for din tid og kompetence til at koordinere på tværs og være bindeleddet mellem indkøb og support på softwareområ omtalte teams har samme leder og i ledelsen lægges her vægt på trivsel psykologisk tryghed mulighed for faglige udfordringer og et stærkt samarbejdsfællesskab internt såvel som med den brede IT-afdeling og vores mange kolleger på universitet.

Ansøgning
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning hvori du redegør for hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Eksamensbevis
• Evt. relevante bilag

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.

Aalborg Universitetønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål
Hvis du har spørgsmål er du meget velkommen til at kontakte os. Du finder kontaktpersoner nederst i opslaget.

Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser der sikrer arbejdspladsens sikkerhed compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftalen for kontorfunktionærer laboranter og it-medarbejdere (HK).Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser nye løsninger på samfundets problemer og viden der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg men vi har også campus i Esbjerg og København.