Assistant d'Agence HF

Sous la responsabilité du Directeur dAgence vos missions principales seront les suivantes:

Vos missions principales

Véritable pilier de lagence lAssistant(e) dagence assure la gestion administrative quotidienne et joue un rôle de relais entre les équipes terrain le management et les fonctions support.

À ce titre vous intervenez sur plusieurs volets :

Gestion administrative de lagence

• Accueil physique et téléphonique de lagence
• Gestion du courrier des livraisons et des fournitures
• Suivi des frais généraux des notes de frais et des prestataires externes
• Gestion des abonnements de laffichage réglementaire et du parc automobile

Support aux managers

• Organisation des comités dagence et des événements internes
• Rédaction de courriers comptes rendus et notes internes
• Appui administratif au management (agenda projets dagence déménagements éventuels)

Appui QSE / conformité

• Suivi administratif des accidents du travail et de la médecine du travail
• Gestion et suivi des habilitations certifications et équipements de sécurité
• Coordination des contrôles réglementaires et tenue des registres de sécurité

Support RH

• Participation à lintégration des nouveaux collaborateurs
• Suivi administratif des embauches des périodes dessai et des départs
• Gestion des éléments variables de paie et des absences
• Contribution au recrutement (gestion des candidatures organisation des entretiens)
• Suivi du plan de formation et des contrats dintérim

Appels doffres

• Montage et suivi de la partie administrative des dossiers de réponse aux appels doffres

Missions complémentaires Agence de Toulouse

En lien étroit avec lactivité opérationnelle de lagence vous participez au suivi et à la coordination des interventions techniques :

• Planification et suivi des demandes dintervention clients et des plannings des techniciens (SAV dépannages services facturables petits travaux astreintes)
• Suivi administratif des interventions : clôture des tickets vérification des comptes rendus et transmission à la facturation
• Contribution à la bonne facturation des interventions et établissement de devis de régularisation
• Suivi logistique et administratif : contrôle des livraisons mouvements de stock
• Gestion administrative de la sous-traitance (documents réglementaires contrats)

Qualifications :

Savoir-faire :
- Maîtrise du Pack Office (Word Excel Outlook)
- Bonne maîtrise de loutil informatique/bureautique : être en capacité tout au 
long de la journée dutiliser plusieurs logiciels propres à chaque fonction
- Bonne connaissance des diverses habilitations et formations sécurité (durée 
initiale recyclage)

Savoir-être :
- Sens des priorités
- Autonomie
- Confidentialité
- Rigueur
- Organisation
- Aisance relationnelle
- Curiosité
- Aptitudes rédactionnelles 
- Polyvalence
- Disponibilité & sens du service

Diplômes / Habilitations / 
Certifications
- A partir de Bac2 Assistant(e) de manager / Assistant(e) de gestion PME-PMI
- Ou expérience professionnelle équivalente
 

Informations supplémentaires :

Avant dintégrer nos équipes :

• Vous serez contacté par Audrey pour un premier échange
• Vous serez reçu par votre futur manager pour parler technique
• Vous aurez confirmé votre souhait dintégrer ERYMA 

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time