Assistant de scolarité FH

Lentreprise

Créée il y a plus de 60 ans et membre du Groupe IONIS lIPSA est une école dingénieurs en aéronautique et spatial qui ouvre aux métiers de la mobilité durable.

Basée à Paris Toulouse et Lyon lIPSA propose à ses 3100 étudiants des formations solides et innovantes : Diplôme dingénieur en 5 ans et cursus Bachelor en 3 ans.

Société à mission lécole sengage à former des ingénieurs audacieux créatifs et innovants qui ont une responsabilité humaine éthique et sociétale

Description du poste

Dans un contexte de déploiement dun nouvel ERP scolarité létablissement renforce son équipe afin dassurer une planification fiable des enseignements et une gestion rigoureuse des parcours étudiants basé(e) à Ivry-sur-Seine.
Lassistant de scolarité est un acteur clé de la continuité pédagogique de la qualité du service rendu aux étudiants et de la fiabilité des données académiques.

Vos missions principales seront les suivantes :

1. Planification des enseignements

• Construire et mettre à jour les emplois du temps(cours examens soutenances) en lien avec les directions des études
• Coordonner les contraintes pédagogiques humaines et logistiques (enseignants salles groupes)
• Garantir la cohérence des plannings sur lensemble des périodes académiques
• Anticiper et gérer les ajustements (absences reports changements de dernière minute)

2. Gestion de la scolarité administrative

• Assurer le suivi administratif des étudiants : inscriptions pédagogiques parcours statuts
• Gérer les éléments de scolarité : notes résultats jurys décisions académiques
• Produire et fiabiliser les documents officiels (certificats attestations relevés)
• Veiller au respect des calendriers académiques et des procédures internes

3. Utilisation et déploiement du nouvel ERP

• Se former au nouvel ERP scolarité et lutiliser comme outil central de gestion
• Saisir contrôler et fiabiliser les données dans le système
• Participer à lamélioration continue des usages (retours terrain propositions doptimisation)
• Être un relais opérationnel auprès de la Responsable scolarité sur les sujets outils et process

4. Interface et coordination

• Être un point de contact pour les étudiants sur les questions de planning et de scolarité
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes pédagogiques administratives et les enseignants
• Contribuer à une communication claire et structurée auprès des parties prenantes

Profil recherché

• Formation Bac 2 / Bac 3 minimum (gestion administration scolarité organisation)
• Expérience souhaitée dans un environnement de formation denseignement supérieur ou de gestion complexe
• Une expérience de déploiement ou dutilisation dun ERP est un atout fort

Compétences

• Très bonne capacité dorganisation et de priorisation
• Une bonne maîtrise dExcel
• Rigueur administrative et fiabilité dans le traitement des données
• Aisance avec les outils numériques et les systèmes dinformation
• Capacité à gérer des situations évolutives parfois sous contrainte de délais

Qualités personnelles

• Sens du service et posture professionnelle
• Capacité à travailler en équipe et à coordonner des interlocuteurs variés
• Adaptabilité réactivité et calme face aux imprévus
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations
• Curiosité
• Volonté dapprentissage notamment pour sapproprier rapidement de nouveaux outils et comprendre les évolutions des processus pédagogiques
• Bon sens logique et esprit danalyse permettant de résoudre efficacement les incohérences de planning et les problématiques de données ou dorganisation

Conditions dexercice

• Poste à temps plein
• Basé sur campus
• Périodes dactivité soutenue liées aux rentrées examens et jurys
• Accompagnement à la prise en main du nouvel ERP prévu

Avantages

• Tickets restaurant à 11 (pris en charge à 60 % par lemployeur)
• Mutuelle dentreprise avec une prise en charge à 60 %
• Abonnement de transport en commun remboursé à 60 %
• Forfait Mobilité Durable (jusquà 240 / an)
• Prime de participation selon conditions
• 1 jour de télétravail hebdomadaire possible sous conditions

Réf: fb99dbf8-193d-468e-8ce8-ef6510802a6b