Cheffe ou Chef de secrétariat 100

Rattaché ou rattachée à la Responsable des soins du département vous assurez le bon fonctionnement opérationnel administratif et organisationnel de lactivité. Véritable relais entre le ou la Responsable des soins et les différents services du département autres départements et directions de linstitution vous accompagnez le ou la Responsable des soins dans la gestion quotidienne stratégique et humaine de son activité tout en encadrant les équipes de secrétariat.

Vous gérez les priorités et apportez des solutions rapides et efficaces aux problématiques opérationnelles afin de garantir la continuité des activités. Dans une logique damélioration continue vous identifiez analysez et proposez des actions visant à optimiser les processus internes et à renforcer lefficience globale. Vous assurez également un rôle de coordination en faisant le lien et facilitant la communication et la diffusion claire des décisions et des priorités.

Vous assistez le ou la Responsable des soins dans lexercice de ses fonctions en prenant en charge les aspects opérationnels et organisationnels afin de lui permettre de se concentrer sur les enjeux stratégiques. Partenaire de confiance vous gérez avec loyauté discrétion et confidentialité les dossiers sensibles et stratégiques. Vous anticipez les besoins identifiez et signalez les problématiques ou opportunités majeures nécessitant son attention. Vous assurez également la gestion de lagenda la priorisation des réunions et lorganisation des engagements en fonction de leur importance. Enfin vous collectez triez analysez et synthétisez les informations nécessaires à la prise de décision en vous appuyant sur une connaissance approfondie des dossiers. Vous organisez et préparez les réunions incluant lélaboration des ordres du jour lenvoi des convocations et la rédaction des procès-verbaux. Vous garantissez la qualité la fiabilité et le respect des délais des traitements administratifs.

Dans le cadre de vos fonctions vous êtes amenée ou amené à vous déplacer régulièrement sur les différents sites du département. Vous dirigez animez et encadrez une équipe de secrétariat composée de plusieurs collaborateurs et collaboratrices réparties sur plusieurs sites. Vous organisez et coordonnez les activités des secrétariats afin de garantir la continuité et la qualité du service sur lensemble des sites. Vous veillez au maintien et au développement des compétences professionnelles des collaboratrices et collaborateurs en favorisant la montée en compétences et lharmonisation des pratiques. Vous assurez le recrutement du personnel administratif ainsi que leur intégration leur formation et leur encadrement au quotidien. Enfin vous garantissez une transmission fluide de linformation et le bon fonctionnement dun réseau de communication efficace.

Qualifications :

Vous disposez au minimum dun CFC demployé ou employée de commerce complété par une formation administrative supérieure type Brevet fédéral dassistant ou assistante de direction ou dune formation en management. (CAS ou titre jugé équivalent)

Vous possédez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word Excel Powerpoint standard web requis) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA DPI OPALE GRECO Winscribe).

Vous disposez dune expérience réussie de 5 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.

Vous êtes une personne reconnue pour votre sens de lorganisation une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorités. Dans vos précédents postes vous avez traité des dossiers complexes et vous êtes capable de gérer plusieurs activités simultanément de manière autonome.

Vous savez fédérer encadrer et accompagner des équipes favoriser un climat de confiance et de collaboration et adapter votre posture aux différents interlocuteurs et interlocutrices. Votre sens de lécoute votre diplomatie et vos capacités de communication vous permettent de gérer des situations variées avec professionnalisme tout en contribuant activement à la performance collective et à lamélioration continue des pratiques. Vous avez le sens de la confidentialité. 

Vous maîtrisez parfaitement le français et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vous possédez une expertise dans lutilisation des outils bureautiques et dinformatique de gestion. Enfin vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste.

Informations supplémentaires :

• Entrée en fonction : dès que possible 
• Nombre de poste : 1
• Taux dactivité : 100%  
• Classe de fonction : 14
• Contrat : CDI 
• Délai de candidature : 27.02.2026
• Demande de renseignement : Mme A. Poncet assistante de direction tél

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation votre curriculum vitae les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce sadresse indistinctement aux femmes et aux hommes. 

Souhaitant sengager dans la lutte contre le chômage les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de lOffice cantonal de lemploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time