Administrative Assistant

Aperçu du poste

LAdjoint(e) administratif(ve) relève du gestionnaire Opérations satellites (MSO) et joue un rôle clé dans le soutien des opérations satellites en fournissant des services administratifs et de soutien aux installations de haute qualité. Le poste est responsable de la coordination des installations du maintien des dossiers opérationnels du suivi des consommables et des contrats et agit comme point de contact central pour les parties prenantes internes et externes tout au long du cycle de vie opérationnel du système.

Responsabilités

Coordonner avec le personnel des installations du client afin de soutenir lentreposage et laccès aux pièces de rechange et aux articles consommables

Maintenir des dossiers précis des articles achetés y compris les niveaux de stock les taux de consommation et les coûts

Assurer le suivi la documentation et la production de rapports réguliers sur lutilisation des consommables et les coûts associés

Maintenir les dossiers et les mises à jour de létat des renouvellements de contrats liés aux opérations satellites

Coordonner avec le personnel de sécurité du client afin de faciliter laccès aux installations pour le personnel des opérations satellites les sous-traitants et les visiteurs

Exploiter et maintenir le service dassistance des installations en répondant aux demandes et en les dirigeant de façon appropriée

Maintenir des dossiers tels que des plans des plans daménagement des listes téléphoniques et des bases de données de sécurité

Gérer les bases de données assurant le suivi du personnel et de léquipement des opérations satellites

Aider à la préparation de rapports et de documents pour les opérations satellites

Agir comme principal point de contact pour les clients internes et externes

Coordonner les arrangements de voyage et la soumission des rapports de dépenses avec le personnel interne

Fournir un soutien administratif autorisé au personnel du client au siège social et aux agences externes

Effectuer dautres tâches administratives selon les besoins dans le cadre du rôle

Qualifications

Diplôme détudes secondaires ou équivalent (obligatoire)

Diplôme en soutien administratif (considéré comme un atout)

Expérience à titre dadjoint(e) administratif(ve) dadministrateur(trice) de bureau ou dassistant(e) administratif(ve) virtuel(le) constitue un atout important

Maîtrise de la suite Microsoft Office notamment Excel Access et PowerPoint

Excellentes compétences en communication écrite et orale

Excellentes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps

Grand professionnalisme discrétion et bon jugement dans le traitement de renseignements confidentiels

Exigences supplémentaires

Capacité dobtenir et de maintenir une cote de sécurité requise (le cas échéant)

Aisance à travailler dans un environnement sécurisé et opérationnel

Capacité à coordonner avec plusieurs parties prenantes internes et externes

Disponibilité pour soutenir occasionnellement des besoins opérationnels ou de planification au besoin

Rémunération

Échelle salariale

45 000 $ 60 000 $

Poste vacant

Nous avons 1 poste disponible.

Position Overview

The Administrative Assistant reports to the Manager Satellite Operations (MSO) and plays a key role in supporting satellite operations through high-quality administrative and facility support services. This position is responsible for coordinating facilities maintaining operational records tracking consumables and contracts and serving as a central point of contact for internal and external stakeholders throughout the operational system life cycle.

Responsibilities

Coordinate with customer facility personnel to support storage and access to spares and consumable items

Maintain accurate records of procured items including stock levels depletion rates and costs

Track document and regularly report on consumable usage and associated costs

Maintain records and status updates for satellite operational contract renewals

Coordinate with customer security personnel to support facility access for Satellite Operations staff contractors and visitors

Operate and maintain the Facility Help Desk by answering and directing inquiries

Maintain records such as drawings seating plans phone lists and security databases

Manage databases tracking Satellite Operations personnel and equipment

Assist in the preparation of reports and documentation for Satellite Operations

Act as a primary point of contact for internal and external clients

Coordinate travel arrangements and expense reporting with internal personnel

Provide authorized administrative support to customer personnel headquarters and external agencies

Perform other administrative duties as required within the scope of the role

Qualifications

High school diploma or equivalent (required)

Diploma in Administrative Support (considered an asset)

Experience as an Administrative Assistant Office Administrator or Virtual Assistant is a strong asset

Proficiency in Microsoft Office particularly Excel Access and PowerPoint

Excellent written and verbal communication skills

Strong organizational and time-management abilities

High level of professionalism discretion and sound judgment when handling confidential information

Additional Requirements

Ability to obtain and maintain required security clearance (if applicable)

Must be comfortable working in a secure operational environment

Ability to coordinate with multiple internal and external stakeholders

Availability to support occasional operational or scheduling needs as required

Compensation

Salary range

$45000-$60000

Vacancy

We have 1 available position.

Job Title: Administrative Assistant
Requisition Number: 2212
Date: February 4 2026
Location 1: Montreal QC
Remote: No
Business Unit: Advanced Technologies
Department: Space
Job Type: Full-time
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