Assistant administratif (HF)

Rattaché(e) aux équipes projets et au département ingénierie vous intervenez en tant quassistant(e) administratif(ve) pour un bureau détudes dans le ferroviaire.

Missions principales

1 Support administratif et gestion documentaire

• Gérer la réception lenregistrement et la diffusion des courriers emails et documents projet en respectant les règles de confidentialité et les procédures internes.

• Assurer la mise à jour et lorganisation de la GED (gestion électronique des documents) : nommage indexation archivage et gestion des versions des documents techniques et contractuels.

• Préparer et suivre les envois et réceptions de dossiers (physiques et dématérialisés) auprès des clients des soustraitants et des autorités.

2 Suivi administratif des projets

• Assister les chefs de projet et les ingénieur(e)s dans le suivi administratif des dossiers : constitution des dossiers suivi des échéances préparation des réunions et comptes rendus.

• Rédiger mettre en forme et relire les documents courants (compterendu courriers tableaux de bord supports de présentation) et garantir leur conformité aux standards internes.

• Suivre les plannings administratifs relancer les interlocuteurs et tenir à jour les indicateurs de suivi (actions points dalerte jalons administratifs).

3 Gestion des commandes et facturation

• Enregistrer et suivre les commandes fournisseurs et soustraitants : saisie des bons de commande suivi des livraisons et relance des prestataires.

• Préparer les éléments pour la facturation client et la saisie comptable : contrôle des pièces justificatives transmission au service comptable et suivi des paiements.

• Participer à la gestion des notes de frais et des éléments administratifs liés aux déplacements des équipes projet.

4 Organisation logistique et support aux équipes

• Organiser les réunions réservations de salles vidéoconférences et rendezvous assurer la préparation matérielle et diffuser les invitations et documents associés.

• Gérer les approvisionnements de bureau et le matériel documentaire (copies impressions reliures) nécessaires aux activités du bureau détudes.

• Être le point de contact administratif pour les équipes terrain et participer à la coordination des interventions en lien avec les plannings projets.

Profil recherché

Formation

• Formation administrative de type BTS/DUT (gestion assistanat secrétariat) ou équivalent ou expérience professionnelle significative sur un poste similaire.

Expérience

• Expérience souhaitée de 2 à 5 ans dans un rôle dassistant(e) administratif(ve) idéalement en bureau détudes milieu technique industriel ou ferroviaire.

• Une expérience chez SNCF Réseau est un atout majeur

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques (Word Excel PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion documentaire (GED).

• Bonne expression écrite et orale en français capacité à rédiger des comptesrendus et des documents structurés.

• Organisation rigueur respect des procédures et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement projet.

• Esprit déquipe sens du service et bonnes capacités de communication avec des interlocuteurs techniques et opérationnels.

• Anglais technique souhaité pour la lecture de documents et échanges occasionnels.

Conditions demploi

• Type de contrat : CDI CDIC ou mission freelance selon profil et besoin.

• Localisation : Marseille

• Processus de recrutement : étude du dossier entretien RH et entretien opérationnel.

• Prise de poste : dès que possible.

Si vous souhaitez contribuer au bon déroulement des projets ferroviaires en apportant votre soutien administratif et organisationnel rejoignez nos équipes pour participer à des missions techniques et structurantes.