Assistant de gestion des Services Généraux (FH)

Vous souhaitez intégrer une association militante et agir concrètement pour plus de justice sociale

Médecins du Monde agit depuis plus de 40 ans pour soigner les populations les plus vulnérables dénoncer les entraves à laccès aux soins et faire évoluer durablement les politiques de santé.

En France et dans près de 30 pays nos actions sarticulent autour de six combats politiques :

• droits et santé sexuels et reproductifs (dont le droit à lavortement)

• migration exil droits et santé

• réduction des risques

• santé environnement

• droits et système de santé

• espaces humanitaires

Contribuez à limpact humanitaire depuis le siège

Lengagement de Médecins du Monde dépasse le terrain.

Au siège vous soutenez les projets accompagnez les équipes et garantissez la qualité des actions menées.

Les services généraux du siège assurent la gestion quotidienne dun site de grande taille accueillant plusieurs centaines visiteurs. Ils nécessitent une coordination étroite entre les équipes internes les prestataires externes et les fonctions supports.

Dans un environnement multi-services et multi-prestataires les services généraux jouent un rôle clé dans la continuité de lactivité la qualité de lenvironnement de travail et la mise en œuvre opérationnelle des engagements de lorganisation notamment en matière décoresponsabilité.

Le poste dassistant de gestion des services généraux sinscrit dans ce contexte exigeant de structuration et de fiabilisation des pratiques. Il vise à renforcer le suivi administratif contractuel et opérationnel des prestations et des équipements du site en lien étroit avec la direction Achats Logistique et Informatique (DALI) et le/la responsable des services généraux et écoresponsabilité afin de répondre aux enjeux liés au fonctionnement dun site de grande taille à la diversité des prestations mobilisées et aux exigences croissantes de qualité de service et décoresponsabilité.

Pourquoi nous avons besoin de vous

Sous la supervision de la responsable des services généraux et écoresponsabilité vous contribuez aubon fonctionnement opérationnel et administratifdes services généraux du siège en assurant lesuivi des achats des prestations des équipements et des contrats dans le respect des procédures internessous la responsabilité du/de la responsable des services généraux et écoresponsabilité et en lien avec les services compétents de la directionDALI.

Vos missions

Suivi administratif financier et achats des services généraux

• Saisir les demandes dachats et commandes dans SAP dans le respect des procédures et circuits de validation
• Participer à la collecte et à lanalyse de devis en lien avec le service achats
• Assurer la réception administrative des commandes et le suivi des factures fournisseurs
• Vérifier la conformité administrative des dépenses et alerter en cas danomalie
• Mettre à jour les outils de suivi nécessaires à lactivité du service

Suivi des prestations et coordination avec les techniciens

• Assurer le suivi administratif et contractuel des prestations externes
• Vérifier en lien avec les techniciens des services généraux la cohérence entre les prestations réalisées les rapports dintervention et la facturation associée
• Centraliser les rapports dintervention et documents transmis par les prestataires
• Participer à la préparation et au suivi des visites annuelles et contrôles qualité en coordination avec les techniciens
• Signaler les dysfonctionnements ou écarts constatés au/à la responsable des services généraux et écoresponsabilité

Gestion des équipements mutualisés

• Gérer le parc de téléphonie (demandes déquipements ouvertures/fermetures de lignes suivi contractuel et contrôle de la facturation)
• Gérer le parc de copieurs / imprimantes (contrats consommations suivi de facturation)
• Vérifier la cohérence des factures et prestations associées
• Proposer des optimisations dusage ou dorganisation si nécessaire

Appui à la gestion du site et du bâtiment

• Contribuer au suivi administratif des prestations liées à la maintenance du bâtiment
• Appuyer lorganisation des interventions des prestataires
• Participer à la structuration à la mise à jour et à larchivage de la documentation des services généraux (contrats suivis procédures)

Appui logistique restauration et événements

• Appuyer lorganisation et le suivi des prestations de restauration liées aux formations et événements organisés sur site
• Assurer le suivi administratif et la facturation associée en coordination avec le technicien/assistant des services généraux
• Contribuer à lamélioration de lorganisation existante dans le cadre défini par le service

Contribution à lamélioration continue et à lécoresponsabilité

• Adopter une posture proactive dans lidentification de dysfonctionnements ou pistes damélioration
• Formuler des propositions dajustement organisationnel ou opérationnel
• Contribuer à lintégration des enjeux décoresponsabilité dans les pratiques des services généraux dans le cadre des orientations définies par le/la responsable des services généraux et écoresponsabilité.

Vos collègues

Vous intégrerez une équipe dynamique et soudée de 6 personnes.

Ce que vous pouvez attendre de nous

• Vous aurez lopportunité de mettre à disposition votre sens du service
• Au travers des missions que vous mènerez vous découvrirez le fonctionnement dun siège dONG

Votre Profil

Vous êtes la bonne personne si...

• Vous avez une formation en gestion administration logistique ou équivalent (Bac à Bac 3)
• Vous avez une expérience sur un poste administratif ou de coordination opérationnelle
• Vous possédez une bonne connaissance du suivi prestataires et des processus achats
• Vous savez faire preuve dorganisation rigueur et fiabilité
• Vous avez un excellent sens du service et une très bonne aisance relationnelle

• Vous maîtrisez parfaitement le pack office Windows
• Vous êtes à laise avec lutilisation de SAP ou autre ERP
• Vous parlez et écrivez français couramment

Ce poste nest pas pour vous si...

• Vous craignez ne pas vous retrouver dans les valeurs et le positionnement militant de Médecins du Monde
• Vous nêtes pas à laise avec le suivi administratif et contractuel de prestataires
• Vous navez pas le sens du service

Les prochaines étapes

Si votre candidature est sélectionnée nous vous contacterons rapidement pour vous proposer un entretien RH avec un.e chargé.e de recrutement. Les entretiens techniques et managériaux auxquels des cas pratiques pourront éventuellement être intégrés auront lieu par la suite.

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme des vérifications dantécédents sur listes internationales pourront être effectuées. Les données sont traitées de façon confidentielle et sécurisée. Plus dinfos : extrait de casier judiciaire (B3) sera demandé à toute personne recrutée.

Nous attendons votre candidature

Nous navons besoin que de votre CV et de votre lettre de motivation.

Si vous pensez correspondre à ce poste nattendez plus postulez !

Vos conditions demploi

Vos conditions demploi

Contrat & statut :

• Salaire brut mensuel 2 742

• CDD à terme imprécis à pourvoir dès que possible

• Statut employé

Les avantages :

• Accord de télétravail : jusquà 110 jours par an (présence minimale 5 j/mois)
• 13e mois(pour lessalarié. plus de6 mois dancienneté)
• Tickets restaurant de 900 (participation MdM à 60%)

• Mutuelle prise en charge à 100%

• MdM favorise la formation et la mobilité interne

Les indispensables :

• 5 semaines de congés 225 RTT par an

• Remboursement 50% du titre de transport

• Engagement fort en faveur de linclusion et de la lutte contre toutes les discriminations

Cadre de travail :

• Travail sur écran en open space

• Communication orale et téléphonique

• Posture assise prolongée

Diversité et inclusion

MdM sengage pour linsertion des personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations.

Si vous bénéficiez dune reconnaissance de la qualité de handicapé.e et/ou si vous avez besoin dun aménagement de poste nhésitez pas à nous en faire part.