Secrétaire à la Direction de l'immobilier 90

En qualité de secrétaire vous assistez le responsable du site et son équipe dans la gestion administrative du secteur.

En ce sens vous assurez de manière autonome les tâches dun secrétariat technique impliquant plusieurs corps de métiers tout en garantissant une communication fluide et de qualité avec lensemble des partenaires.

Au quotidien vous organisez et assurez le fonctionnement du secrétariat (courrier téléphone classement archivage logistique agenda économat). Vous rédigez relisez corrigez et mettez en forme divers documents et fpréparez et organisez les réunions.

Vous diffusez les documents aux interlocuteurs et interlocutrices concernées et assurez le suivi des décisions. Vous suivez les directives institutionnelles et veillez au respect des procédures internes et mettez à jour la documentation les procédures ainsi que le site intranet du secteur.

Dans votre rôle de secrétaire vous saisissez les demandes dans Cegid et Carl suivez leur avancement et statut et relancez si nécessaire.

Vous contrôlez et gérez les commandes réceptionnez les documents et préparez les factures pour visa. Vous participez aux réunions et groupes de travail prenez des notes et rédigez les procès-verbaux.

Vous recherchez les informations nécessaires en interne ou en externe pour les projets et classez archivez et documentez les dossiers techniques (tableaux rapports statistiques fiches techniques).

Vous avez aussi la responsabilité administrative de suivre et saisir les absences dans notre logiciel Vision-RH (maladie accident piquet vacances formation).

Vous gérez les notes de frais les demandes de formation et les documents RH liés à lactivité et assurez la gestion administrative des entreprises intervenantes sur site (badges clés documents nécessaires).

Vous saisissez et gérez informatiquement les documents indispensables au bon fonctionnement du secteur.

Qualifications :

Vous êtes au bénéfice dun CFC demployé ou employée de commerce ou dun titre jugé équivalent.

Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire idéalement dans en environnement technique.

Vous possédez une excellente capacité rédactionnelle et expression orale en français.

Vous avez une parfaite maitrise des outils informatiques et bureautiques avec un niveau ECDL Advanced pour Word et Standard pour Excel.

Vous faites preuve de rigueur dautonomie de sens des priorités et vous appréciez travailler en équipe dans un contexte exigeant.

Informations supplémentaires :

• Entrée en fonction : à convenir
• Nombre de poste : 1
• Taux dactivité : 90%
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 22.02.2026
• Demande de renseignements :  M. Gianni Caputo Chef de secteur

La possibilité dun jour de télétravail est envisageable. 

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation votre curriculum vitae les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce sadresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant sengager dans la lutte contre le chômage les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de lOffice cantonal de lemploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.

Remote Work :

No

Employment Type :

Part-time