88 Administrative Officer

Purpose of the post

Administrators in the IMA fulfil key roles across the core functions of the will be trained within theirallocatedwork area as well as within the wider teamand may berequiredto provide support to all teams across the IMAas needed.

Our current vacancies are:

• Data & Insight Administrative Officer
• Hours: Full time or part time (minimum 0.6 FTE / 22.2 hours over 3 days a week)

The Data and Insight teamis responsible fordeliveringtimely relevant and credible data andinsight to decision makers at all team also review complaints from citizens who have concerns about UK public bodies delivering their commitments to citizens rights.

The Administrative Officers within the Data and Insight team are responsible for conducting the initial evaluation and processing of complaints from citizens. They undertake a variety of tasks in support of developing data and insight including researching a wide range of sources and evaluating information for quality and relevance. This assists in the development of insight reports and preliminary reviews of citizens complaints.

• Compliance & Inquiry Administrative Officer
• Hours:Full time or part time(minimum 0.6 FTE / 22.2 hours over 3 days a week):

The Compliance and Inquiry team delivers the IMAs statutory functions through investigationsreviewsand inquiries with public authorities across the UK. The team use structured evidencegathering and constructive engagement toidentifyissues supportimprovementsand promote best practice.

Administrative officers play a key role by coordinating case informationmaintainingaccuratedocumentationand supporting evidence collection and analysis while also providing flexible administrative support to the wider managementteam. AdministrativeOfficerswork closely with case leads develop insight into investigativeprocessesand contribute to safeguarding citizens rights and fair public services across the UK.

• Governance & Secretariat Administrator:
• Hours: Full time (37 Hours a week)

The Governance and Secretariat team ensure that the IMAoperateswithin a robusttransparentand compliant governance as a strategic link between theExecutive theBoard and external stakeholders the team help ensure effective decisionmaking and promotion of the IMA.

The teams responsibilities include maintaining the governance structures overseeing compliance with legal regulatory and reporting requirements and ensuring that Board and committee activities follow established processes. The Administrative Officer plans and coordinates Board business prepares and quality assures meeting papers manages information flow and produces accurate minutes and records. They also support the Chair and Board members with induction development and ongoing governance needs.

These varied roles suit individuals who are organised proactive and detailfocused. If you have a preference for any of these roles please indicate this in your personal statement. While we will take this into consideration appointments may be made to any available administrator position including roles not listed if a suitable vacancy arises during the term of any reserve list.

Responsibilities

• Distributing information and communications inan appropriate manner.
• Preparingmaintainingand collating recordsfilesand management informationin accordance withcompany procedures.
• Drafting and issuing correspondence to staff andgeneral public.
• Collectingand evaluatingdata and informationin order tosupport the delivery of required business outcomes.
• Performing general administrative duties at the request of managers.
• Inputting andmaintainingeffective records.
• Providing administrative support including organising meetings and managing diaries.
• Ensuring effective communication between the IMA andits sponsor departmenttheMinistry of Justice(MoJ)and building relationships with internal and external stakeholders.
• The duties/responsibilities listed above describe the post and are not intended to be exhaustive. The Job Holder is expected to accept reasonable alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant adjustments may require re-examination under Job Evaluation and shall be discussed in the first instance with the Job Holder.

Essential Skills

• Strong verbal and written skills and ability to communicate effectively with a wide range of individuals.
• A strong commitment to delivering a high-quality service and an ability to apply learning frompreviousexperiences and on the job activities.
• Use and work on own initiative.
• Good levelof IT skills includingproficiencyin MS Office Word and basic skills in Excel.

Behaviours

Wellassess you against these behaviours during the selection process:

• Delivering at Pace - LeadBehaviour
• Working Together
• Making Effective Decisions
• Communicating and Influencing

Diben y swydd

Mae swyddogion gweinyddol yn yr Awdurdod Monitro Annibynnol yn cyflawni rolau allweddol ar draws swyddogaethau craidd y busnes. Caiff swyddogion gweinyddol eu hyfforddi yn eu maes gwaith penodol yn ogystal ag o fewn y tîm ehangach ac efallai y bydd angen iddynt gefnogir holl dimau yn yr Awdurdod Monitro Annibynnol yn ôl yr angen.

Dyma restr on swyddi gwag presennol:

• Swyddog Gweinyddol Data a Dealltwriaeth
• Oriau:Llawnamserneu ranamser(lleiafswm0.6FTE /22.2awrdros3diwrnodywythnos)

Maer tîm Data a Dealltwriaeth yn gyfrifol am ddarparu data a gwybodaeth amserol credadwy a pherthnasol ir rhai syn gwneud penderfyniadau ar bob lefel. Maer tîm hefyd yn adolygu cwynion gan ddinasyddion syn poeni nad yw cyrff cyhoeddus y DU yn cyflawni eu hymrwymiadau i hawliau dinasyddion.

Maer Swyddogion Gweinyddol yn y tîm Data a Dealltwriaeth yn gyfrifol am gynnal y gwaith cychwynnol o werthuso a phrosesu cwynion gan ddinasyddion. Maent yn ymgymryd ag amrywiaeth o dasgau i gefnogir gwaith o ddatblygu data a gwybodaeth gan gynnwys ymchwilio i amrywiaeth eang o ffynonellau a gwerthuso gwybodaeth o ran ansawdd a pherthnasedd. Mae hyn yn helpu i ddatblygu adroddiadau gwybodaeth ac adolygiadau rhagarweiniol ar gwynion dinasyddion.

• Swyddog Gweinyddol Cydymffurfio ac Ymchwilio
• Oriau:Llawnamserneu ranamser(lleiafswm0.6FTE /22.2awrdros3diwrnodywythnos)

Maer tîm Cydymffurfio ac Ymchwilio yn cyflawni swyddogaethau statudol yr Awdurdod Monitro Annibynnol drwy ymchwiliadau adolygiadau ac ymholiadau gydag awdurdodau cyhoeddus ledled y DU. Maer tîm yn defnyddio dulliau strwythuredig o gasglu tystiolaeth ac ymgysylltu adeiladol i nodi materion cefnogi gwelliannau a hyrwyddo arferion gorau.

Mae swyddogion gweinyddol yn chwarae rhan allweddol drwy gydlynu gwybodaeth am achosion cynnal dogfennau cywir a chefnogir gwaith o gasglu a dadansoddi tystiolaeth yn ogystal â darparu cymorth gweinyddol hyblyg ir tîm rheoli ehangach. Mae Swyddogion Gweinyddol yn gweithion agos gydag arweinwyr achosion yn datblygu dealltwriaeth o brosesau ymchwilio ac yn cyfrannu at ddiogelu hawliau dinasyddion a gwasanaethau cyhoeddus teg ledled y DU.

• Swyddog Gweinyddol Llywodraethiant ar Ysgrifenyddiaeth
• Oriau:Llawnamser (37awr y wythnos)

Maer tîm Llywodraethiant ar Ysgrifenyddiaeth yn sicrhau bod yr Awdurdod Monitro Annibynnol yn gweithredu o fewn fframwaith llywodraethiant cadarn tryloyw syn cydymffurfio. Gan weithredu fel cyswllt strategol rhwng y Weithrediaeth y Bwrdd a rhanddeiliaid allanol maer tîm yn helpu i sicrhau bod penderfyniadaun cael eu gwneud yn effeithiol a bod yr Awdurdod Monitro Annibynnol yn cael ei hyrwyddo.

Mae cyfrifoldebaur timaun cynnwys cynnal y strwythurau llywodraethiant goruchwylio cydymffurfiad â gofynion cyfreithiol rheoliadol ac adrodd a sicrhau bod gweithgareddaur Bwrdd ar pwyllgoraun dilyn prosesau sefydledig. Maer Swyddog Gweinyddol yn cynllunio ac yn cydlynu busnes y Bwrdd yn paratoi ac yn sicrhau ansawdd papurau cyfarfodydd yn rheoli llif gwybodaeth ac yn cadw cofnodion cywir. Maent hefyd yn cefnogir Cadeirydd ac aelodaur Bwrdd gydag anghenion cynefino datblygu a llywodraethu parhaus.

Maer rolau amrywiol hyn yn addas i unigolion syn drefnus yn rhagweithiol ac yn canolbwyntio ar fanylion. Os ydych chin ffafrio unrhyw un or rolau hyn nodwch hyn yn eich datganiad personol. Er y byddwn yn ystyried hyn gellir penodi i unrhyw rôl Swyddog Gweinyddol sydd ar gael. Gall hyn gynnwys rolau nad ydynt wediu rhestru os bydd swydd wag addas yn codi yn ystod cyfnod unrhyw restr wrth gefn.

Cyfrifoldebau

• Dosbarthu gwybodaeth a gohebiaeth mewn ffordd briodol.
• Paratoi cynnal a choladu cofnodion ffeiliau a gwybodaeth rheoli yn unol â gweithdrefnaur cwmni.
• Drafftio a chyhoeddi gohebiaeth i aelodau staff ar cyhoedd.
• Casglu a gwerthuso data a gwybodaeth er mwyn cefnogir gwaith o gyflawnir canlyniadau busnes gofynnol.
• Cyflawni dyletswyddau gweinyddol cyffredinol ar gais rheolwyr.
• Mewnbynnu a chynnal cofnodion effeithiol.
• Darparu cymorth gweinyddol gan gynnwys trefnu cyfarfodydd a rheoli dyddiaduron.
• Sicrhau cyfathrebu effeithiol rhwng yr Awdurdod Monitro Annibynnol ai adran noddi y Weinyddiaeth Gyfiawnder a meithrin cysylltiadau â rhanddeiliaid mewnol ac allanol.
• Maer dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifior swydd ac ni fwriedir iddynt fod yn disgwyl i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Os bydd addasiadau sylweddol maen bosib y bydd angen ystyried y swydd unwaith eto o dan y cynllun Gwerthuso Swydd a thrafodir hynny â deiliad y swydd yn y lle cyntaf.

Sgiliau Hanfodol

• Sgiliau cyfathrebu cryf ar lafar ac ar bapur a gallu cyfathrebun effeithiol gydag ystod eang o unigolion.
• Ymrwymiad cryf i ddarparu gwasanaeth o safon uchel ar gallu i ddefnyddio gwybodaeth o brofiadau blaenorol a gweithgareddaur swydd.
• Y profiad ar gallu i weithion annibynnol.
• Lefel dda o sgiliau TG gan gynnwys y gallu i ddefnyddio MS Office Word a sgiliau sylfaenol yn Excel.

Ymddygiadau

Byddwn yn eich asesu yn erbyn yr ymddygiadau canlynol yn ystod y broses ddethol:

• Cyflawnin Brydlon - Prif Egwyddor
• Cydweithio
• Gwneud Penderfyniadau Effeithiol
• Cyfathrebu a Dylanwadu