Assistant.e

Rejoignez AbbVie France en tant quAssistant.e Administrative bilingue en anglais! Vous serez rattaché.e à la Directrice Medical pour soutenir lunité médical. 

En intégrant notre entreprise en tant quAssistant.e Administrative bilingue en anglais vous gérerez les contrats de collaboration scientifique filiale et hors filiale et apporterez à léquipe médicale le support nécessaire à la bonne conduite des projets médicaux. Vous contribuerez à notre mission à mettre à disposition nos expertises nos ressources et une approche unique de linnovation pour développer des thérapies innovantes qui répondent à des maladies chroniques et/ou complexes et graves capables de transformer la vie des patients.  
 

À ce titre vos principales missions seront:  

• Gérer les contrats de collaboration scientifique hors filiale (cross-border) : constitution des dossiers complets en coopération avec léquipe internationale à lorigine de la demande vérification des libellés de prestation et des montants des honoraires et avantages transmission des dossiers à la cellule DMOS suivi des paiements aux experts externes dans le respect des guidelines OEC 
• Gérer les dossiers DMOS filiale : constitution des dossiers et transmission à la cellule DMOS ou constitution des dossiers et transmission au Conseil de lOrdre compétent dans le cas particulier des dossiers en lien avec la recherche médicale.  
• Assurer le suivi budgétaire (compléter les documents de suivi financier régulièrement établir les paniers dachat signaler toute incohérence au Responsable dUnité Médicale (RUM) vérifier et compléter les suivis budgétaires mensuels du Contrôleur de Gestion établir les Fiches Evaluation Fournisseur.)
• Gérer les voyages (comparer les tarifs commander les billets faire les démarches dinformation pour déclarer tout voyage à la CPAM transmettre les factures de voyage à la comptabilité après les avoir entrées dans un fichier de suivi)
• Gérer le classement et larchivage (documents afférents aux contrats de collaboration.)
• Etablir les contrats de collaboration scientifique/prestation de service des experts (compléter les contrats avec les informations données par le RUM/les médecins de gamme réclamer à lexpert les documents à joindre au contrat établir les fiches contrats à faire signer adresser les contrats à lexpert)  
• Entrer tous les contrats dans la base CONTRAT CAS (scanner les contrats entrer les données requises dans la base et y annexer le contrat compléter le document ad hoc) 
• Constituer et faire le suivi des dossiers de subventions (constitution du dossier puis transmission à la cellule DMOS) 
• Organiser la logistique des réunions internes et/ou externes (rechercher les lieux sélectionner plusieurs endroits choisir le plus adapté en accord avec le RUM réserver les salles de réunion organiser les pauses-repas lhospitalité et transferts lorsquapproprié) dans le respect des politiques et procédures en vigueur 
• Lire valider et mettre en application toutes les procédures incombant à son métier via Compliance Wire ou toute autre interface dédiée 
• Assurer les tâches dassistanat selon besoins (ex: gérer les agendas fixer les rendez-vous faire les commandes de fournitures) 

Qualifications :

Vous êtes diplômé(e) dun BTS secrétariat et vous avez au moins deux ans dexpérience. Une expérience dans lindustrie pharmaceutique serait un plus. 
 
Connaissances et compétences requises 

• Vous êtes structuré.e et vous avez le sens du détail 
• Vous maitrisez les outils bureautique (Excel PowerPoint Word Outlook etc) ainsi que Concur et Isotrian 
• Vous avez au moins deux ans dexpérience travaillant en anglais ou vous avez un bon niveau danglais 

Qualités requises 

• Capable de naviguer dans un environnement très dynamique vous anticipez les choses et vous vous adaptez rapidement 
• Vous avez lesprit déquipe - vous êtes responsable avez une attitude positive êtes flexible et appréciez la collaboration 
• Vous aimez identifier et saisir les opportunités 
• Vous êtes à laise pour travailler en anglais 

Informations supplémentaires :

Quel que soit votre domaine dexpertise : médical réglementaire accès au marché ressources humaines juridique marketing communication... vous trouverez chez AbbVie des défis passionnants et des opportunités pour explorer de nouveaux parcours professionnels. 

Dun point de vue pratique et vie quotidienne au travail : actuellement situé à Rungis le siège social dAbbVie France sera transféré au 5/13 Bd de la République 92100 Boulogne-Billancourt en fin dannée 2025. Les nouveaux locaux en bord de Seine accueilleront les équipes France et Europe thérapeutiques et esthétiques dans 2 bâtiments de sept étages fraîchement rénovés au sein dun Campus de 4 bâtiments. 

Chaque étage sera équipé de salles de réunion et despaces de détente favorisant la collaboration et les échanges informels. Les locaux disposeront également despaces extérieurs et notamment dune cour intérieure végétalisée et dun rooftop privatif avec vue sur la Seine uniquement pour les collaborateurs dAbbVie.  

De nombreux services seront proposés sur place : parking voitures et motos avec bornes de recharge électrique local vélos restaurant inter-entreprises salle de sport et conciergerie. 

Au cœur dun quartier dynamique et animé avec de nombreuses commodités nos futurs bureaux seront facilement accessibles en transports en commun avec la ligne de métro 9 le RER C le tram T2 et les lignes de bus 126 189 et 289 à proximité.  

Depuis 2015 AbbVie est reconnue Great Place to Work. Nous sommes dans le top 5 des entreprises où il fait bon travailler. Nous sommes également lune des rares entreprises à être distinguée  Best Workplace for Women qui reconnait la capacité des entreprises à prendre en compte des enjeux sociétaux majeurs tels que légalité femmes-hommes. 

Chez AbbVie nous valorisons léquilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous offrons la possibilité de télétravailler jusquà 2 jours par semaine selon les modalités définies dans notre convention collective. Rejoignez-nous pour faire partie dune équipe diversifiée et collaborative.  

Retrouvez plus dinformations concernant les avantages chez AbbVie France en cliquant ici :  pouvez nous trouver à  - . Suivez @abbvie sur LinkedIn X (ex Twitter) et YouTube.

AbbVie est un employeur garantissant légalité des chances et sengage à agir avec intégrité à stimuler linnovation à transformer des vies et à servir notre communauté. Employeur garantissant légalité des chances pour les anciens combattants et les personnes en situation de handicap.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time