Administrative Assistant, Student Refugee Program (SRP)

(La version française suit la version anglaise)

POSITION TITLE: Administrative Assistant Student Refugee Program (SRP)

POSITION LOCATION: Ottawa region (hybrid work model)

REPORTS TO: Senior Manager SRP

CONTRACT TERM: Indeterminate

SALARY LEVEL: SUP 5 ( $43800 - $51000)

LANGUAGES REQUIRED: Bilingual English / French

APPLICATION DEADLINE: January 7th 2026

EXPECTED START DATE: As soon as possible

WUSC is currently looking for an Administrative Assistant to provide administrative logistical and financial support to its Student Refugee Program.

BACKGROUND

WUSC is a Canadian global development organization working to catalyze positive education and economic outcomes for young people. We bring together and collaborate with a diverse network of partners (including students volunteers schools governments not-for-profits and businesses) who share this mission. Together we influence systems change and foster inclusive youth-centered solutions that enable young people to thrive and belong. We work with all young people with a focus on women and displaced populations. WUSC currently operates in 28 countries across Africa Asia the Middle East and Latin America and the Caribbean as well as in Canada with an annual budget of approximately CAD $65 million. Our global team includes over 100 staff in Canada and more than 250 staff internationally implementing a diverse portfolio of development projects in collaboration with numerous multilateral and bilateral donors and philanthropic foundations.

Amongst other global programs WUSC manages the worlds-longest standing refugee education pathway known as the Student Refugee Program. Over 40 years nearly 3000 students have been resettled to Canada to begin their studies. Each year WUSC works with a network of 100 sponsoring post-secondary institutions and 1200 volunteers to provide peer-to-peer support to arriving refugee students fund the costs of sponsorship and to advocate for institutional and policy changes that support refugee inclusion both on and off campus.

RESPONSIBILITIES

Under the supervision of the Senior Manager SRP the Administrative Assistant SRP will be responsible for the training and event logistics and financial processes of the Student Refugee Program.

Administrative Support

• Develop implement and maintain administrative tools for the SRP;
• Administer travel arrangements (including the processing of visa applications) for staff and others associated with the SRP.
• Prepare electronic files for send-out to large audiences using mail-merge technology.
• Maintain and update electronic program files and records including archived materials.

Logistical Support

• Coordinate the logistics for all in-person training and events including venue/catering material registration and participant travel.
• Coordinate the tech and logistics for all virtual training (creating links registration evaluation recording).
• Coordinate the WUSC campus network to participate in the WUSC Annual General Assembly
• Coordinate and prepare logistics for mail / courier / shipping.
  
  

Financial Support

• Prepare program finance requisitions and manage bill payments.
• Prepare requisitions for advance requests and expense reports for the SRP.
• Assist with the preparation of contracts for vendors and consultants.
• Process fundraising and financial contribution campaigns received by Local Committees.
• Support monitor and process requests for funds by Local Committees.
• Reconcile credit cards.
• Administer and monitor the annual Contribution Fund invoice process in coordination with the Finance team. Other duties as required

QUALIFICATIONS AND COMPETENCIES

Education

• College or University degree in administration( or a related field) or High School diploma with equivalent experience

Experience & Competencies

• Two years of experience in a similar role (administrative planning);
• Excellent organizational skills and attention to detail including ability to prioritize tasks and handle multiple initiatives simultaneously;
• Strong interpersonal skills: able to work well with teams under tight deadlines;
• Curious enthusiastic and willing to innovate and adapt;
• Demonstrated initiative and ability to work independently;
• Solid computer skills in word processing spreadsheet database management online survey tools electronic mail and graphics;
• Familiarity with the Google Suite is an asset;
• Strong skills in financial processes including preparation of requisitions and review of expense reports;
• Experience coordinating logistics for events trainings and workshops virtually and in-person;
• Experience working in an NGO environment a non for profit and in donor-funded projects considered an asset;
• Must be available for occasional weekend and evening work. Time in lieu will be provided

WHY WORK WITH WUSC

Join Us. Our work is important cutting-edge and rewarding. We encourage curiosity innovation and flexibility.

WUSC offers a dynamic international work environment with a diverse intercultural workforce. We offer employees exciting opportunities to apply their skills and gain experience all while making a difference in the lives of youth around the world. Employees at WUSC work hard to create lasting change in education economic opportunities and empowerment.

Heres some of what you can expect working with us in Canada:

• 35-hour workweek ability to work flexible hours
• Remote-friendly workplace with free access to our Ottawa office
• 4 weeks annual leave
• Paid sick days (10) and special leave days (5)
• Extensive health and dental coverage for you and your dependents 100% covered by us
• Group RRSP contributions from day 1
• 300$ reimbursement for home office equipment
• Parental leave top-up
• Being part of a friendly caring and enthusiastic team!

APPLICATIONS

WUSCs activities seek to balance inequities and create sustainable development around the globe; the work ethic of our staff volunteers representatives and partners shall correspond to the values and mission of the organization. WUSC promotes responsibility respect honesty and professional excellence and we will not tolerate harassment coercion sexual exploitation or abuse of any form. Successful applicants will be required to undertake an enhanced criminal record check.

Persons with disabilities who need accommodation in the application process or those needing job postings in an alternative format may e-mail a request to

WUSC is an equal opportunity employer. We welcome and encourage applications from individuals of all backgrounds and abilities. Accommodations are available upon request for candidates taking part in all aspects of the selection process. Candidates must be legally allowed to work in Canada. Please note that only the candidates selected for an interview will be contacted.

We may utilize Artificial Intelligence (AI) tools to facilitate the initial screening of applications based on criteria outlined in the job description. The ultimate decision to interview and hire is determined by our dedicated hiring team.

Intitulé du poste : Adjoint(e) administratif(ve) Programme détudiantes et détudiants réfugiés (PÉR)

Lieu du poste : Région dOttawa (modèle de travail hybride)

Supérieur hiérarchique :Gestionnaire principal(e) PÉR

Durée du contrat : Indéterminé (Permanent)

Niveau de salaire :SUP 5 (43 800 $- 51 000$

Langues requises : Bilingue (anglais et français

Date limite de candidature : 7 Janvier 2026

Date dentrée en fonction prévue : Dès que possible

Possédez-vous les compétences clés ou expérience requise LEUMC recherche actuellement un titre du poste pour assumer les principales responsabilités.

CONTEXTE

LEUMC est une organisation canadienne de développement international qui œuvre à favoriser léducation et lépanouissement économique des jeunes. Nous réunissons et collaborons avec un réseau diversifié de partenaires (notamment des étudiants des volontaires des écoles des gouvernements des organismes sans but lucratif et des entreprises) qui partagent cette mission. Ensemble nous influençons le changement des systèmes et favorisons des solutions inclusives et centrées sur les jeunes qui leur permettent de sépanouir et de trouver leur place. Nous travaillons avec tous les jeunes en mettant laccent sur les femmes et les populations déplacées. LEUMC est actuellement présente dans 28 pays dAfrique dAsie du Moyen-Orient dAmérique latine et des Caraïbes ainsi quau Canada avec un budget annuel denviron 65 millions de dollars canadiens. Notre équipe internationale compte plus de 100 employés au Canada et plus de 250 à létranger qui mettent en œuvre un portefeuille diversifié de projets de développement en collaboration avec de nombreux donateurs multilatéraux et bilatéraux ainsi que des fondations philanthropiques.

Parmi ses programmes mondiaux lEUMC gère le plus ancien programme de réinstallation par léducation au monde : le Programme détudiants réfugiés (PÉR). En plus de 40 ans près de 3 000 étudiants ont été réinstallés au Canada pour y entreprendre des études. Chaque année lEUMC collabore avec un réseau de plus de 100 établissements postsecondaires parrains et plus de 1 200 bénévoles pour offrir un soutien entre pairs aux étudiants réfugiés financer les coûts de parrainage et plaider pour des changements politiques et institutionnels favorisant linclusion.

RESPONSABILITÉS

Sous la supervision du/de la Gestionnaire principal(e) du PÉR ladjoint(e) administratif(ve) sera responsable de la logistique des formations et événements ainsi que des processus financiers du programme.

Soutien administratif

• Développer mettre en œuvre et maintenir des outils administratifs pour le PÉR.
• Organiser les déplacements (y compris le traitement des demandes de visa) pour le personnel et les partenaires associés au PÉR.
• Préparer des fichiers électroniques pour des envois massifs en utilisant la technologie de publipostage.
• Tenir à jour les dossiers et archives électroniques du programme.

Soutien logistique

• Coordonner la logistique de toutes les formations et événements en personne (salles traiteur matériel inscriptions et déplacements des participants).
• Coordonner les aspects techniques et logistiques des formations virtuelles (création de liens inscriptions évaluations enregistrements).
• Coordonner la participation du réseau des campus à lAssemblée générale annuelle de lEUMC.
• Gérer la logistique des envois postaux par messagerie et par fret.

Soutien financier

• Préparer les réquisitions financières et gérer le paiement des factures du programme.
• Préparer les demandes davances et les rapports de dépenses pour le PÉR.
• Aider à la préparation des contrats pour les fournisseurs et consultants.
• Traiter les campagnes de financement et les contributions financières reçues des comités locaux.
• Soutenir surveiller et traiter les demandes de fonds des comités locaux.
• Effectuer la conciliation des cartes de crédit.
• Administrer et surveiller le processus de facturation du Fonds de contribution annuel en coordination avec léquipe des finances.
• Autres tâches connexes selon les besoins.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES

Éducation

• Diplôme collégial ou universitaire en administration (ou domaine connexe) ou diplôme détudes secondaires avec une expérience équivalente.

Expérience et compétences

• Deux ans dexpérience dans un rôle similaire (administration planification).
• Excellentes capacités dorganisation et souci du détail incluant la capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs initiatives simultanément.
• Fortes compétences interpersonnelles : capacité à bien travailler en équipe sous des délais serrés.
• Curiosité enthousiasme et volonté dinnover et de sadapter.
• Esprit dinitiative démontré et capacité à travailler de manière autonome.
• Solides compétences informatiques (traitement de texte tableurs gestion de bases de données outils de sondage en ligne courriels et graphiques).
• La connaissance de la suite Google est un atout.
• Maîtrise des processus financiers (préparation de réquisitions et révision de rapports de dépenses).
• Expérience en coordination logistique dévénements et de formations (virtuels et en personne).
• Expérience au sein dune ONG dun organisme à but non lucratif ou dans des projets financés par des donateurs (atout).
• Disponibilité pour travailler occasionnellement le soir et le week-end (temps compensatoire offert).

Langues

• La maîtrise parfaite de langlais et du français est requise.

Environnement de travail

• Promouvoir et maintenir une culture organisationnelle qui favorise légalité des genres réduit les abus de pouvoir et les inégalités et encourage la confiance le respect et la sécurité.
• Créer un environnement de travail exempt dexploitation dabus et de harcèlement sexuels (SEAH).
• Veiller à ce que des mesures de prévention et dintervention de haut niveau soient mises en place pour lutter contre le SEAH conformément à la politique de Protection de lEUMC et au Code de conduite et déthique de lEUMC.

POURQUOI TRAVAILLER AVEC LEUMC

Rejoignez-nous. Notre travail est important novateur et gratifiant. Nous encourageons la curiosité linnovation et la flexibilité.

LEUMC offre un environnement de travail international dynamique avec une main-dœuvre interculturelle diversifiée. Nous offrons à nos employés des opportunités passionnantes de mettre en pratique leurs compétences et dacquérir de lexpérience tout en faisant une différence dans la vie des jeunes du monde entier. Les employés de lEUMC travaillent dur pour créer un changement durable dans les domaines de léducation des opportunités économiques et de lautonomisation.

Le bureau de lEUMC au pays est situé dans le quartier. Voici quelques-uns des avantages dont vous bénéficierez en travaillant avec nous :

• Semaine de travail de 35 heures avec possibilité dhoraires flexibles.
• Environnement propice au télétravail avec accès gratuit à nos bureaux dOttawa.
• 4 semaines de congés annuels.
• 10 jours de maladie et 5 jours de congés spéciaux rémunérés.
• Assurance complète (santé et dentaire) pour vous et vos personnes à charge couverte à 100 % par lemployeur.
• Contributions au REER collectif dès le premier jour.
• Remboursement de 300 $ pour léquipement de bureau à domicile.
• Complément aux prestations de congé parental.
• Intégration au sein dune équipe amicale attentionnée et enthousiaste !

CANDIDATURES

Les activités de lEUMC visent à réduire les inégalités et à favoriser le développement durable à travers le monde ; léthique de travail de notre personnel de nos volontaires de nos représentants et de nos partenaires doit correspondre aux valeurs et à la mission de lorganisation. LEUMC promeut la responsabilité le respect lhonnêteté et lexcellence professionnelle et ne tolère aucune forme de harcèlement de coercition dexploitation sexuelle ou dabus.

Les personnes en situation de handicap qui ont besoin de mesures dadaptation durant le processus de candidature ou celles qui souhaitent obtenir loffre demploi dans un format différent peuvent envoyer une demande par courriel à

EUMC est un employeur qui souscrit au principe de légalité daccès à lemploi. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons et de toutes capacités. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats participant à toutes les étapes du processus de sélection. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.

Nous pourrions utiliser des outils dintelligence artificielle (IA) pour faciliter le tri initial des candidatures en fonction des critères énoncés dans la description de poste. La décision finale concernant lentrevue et lembauche demeure toutefois la responsabilité de notre équipe de recrutement dévouée.

Required Experience:

Junior IC