Assistantes – Science, technologie et innovation

Responsabilités principales

Soutien organisationnel réunions et missions

• Organiser des ateliers réunions et conférences notamment en soccupant de la réservation des salles de lorganisation des réceptions et de la préparation de la liste des personnes participantes et apporter un soutien administratif pendant le déroulement des réunions.
• Organiser et préparer les missions officielles dagentes notamment les modalités de voyage et le traitement des états de frais à laide du logiciel SAP ; réunir les fichiers des notes dinformation et aider à la préparation des rapports de mission.

Publications et documents

• Apporter son concours à la préparation de documents et rapports dans les deux langues officielles (français et anglais) conformément au Guide de Style de lOCDE. Il sagira notamment den assurer la relecture et le formatage en utilisant les logiciels standard de lOCDE.
• Rédiger de courtes correspondances ou notes dans les deux langues officielles.
• Mettre en place et tenir à jour des systèmes efficaces de gestion des dossiers de recherche structurée de documents et de gestion des flux de travail.
• Téléverser des documents sur les différents sites de la plateforme O.N.E Community.
• Aider à la préparation de contenus destinés au site internet en veillant à ce que linformation soit actualisée régulièrement.

Administration générale

• Préparer les contrats les demandes de recrutement et les ordres de paiement aux expertes invitées et aux consultantes extérieures.
• Intervenir en renfort des autres membres du personnel de soutien de la Division si nécessaire.
• Sacquitter dautres tâches en fonction des besoins.

Apprentissage permanent et amélioration des processus

• Se tenir au fait des engagements professionnels de la Direction des étapes et des principales sources de financement et soutenir léquipe chargée de lanalyse des politiques pour la mise en œuvre du Programme de travail et Budget.
• Prendre linitiative de suggérer des améliorations pouvant être apportées aux processus administratifs à lorganisation opérationnelle et aux méthodes de travail.
• Adopter une démarche ouverte à lapprentissage permanent face à lévolution des systèmes et procédures internes et des outils informatiques utilisés.
• Rester au fait des règles financières et/ou de gestion des ressources humaines relatives aux tâches confiées.

Qualifications :

Profil idéal

Formation

• Niveau dinstruction post-secondaire.
• Des études de gestion administrative ou de secrétariat constitueraient un avantage certain.

Expérience professionnelle

• Expérience pertinente en qualité dassistante acquise de préférence dans une organisation internationale et expérience de lorganisation de réunions sur site et à lextérieur.
• Expérience pertinente de la préparation de documents et de publications.
• Bonne connaissance des règles et procédures administratives de lOrganisation ou dun environnement similaire en particulier sagissant de lorganisation de réunions et de missions et de la gestion de documents ou aptitude avérée à apprendre et à assimiler en peu de temps de nouvelles règles et procédures.

Outils

• Excellente connaissance et expérience de lutilisation de la suite Microsoft Office (Word Excel Outlook PowerPoint).
• Excellente maîtrise des logiciels et des outils de lOrganisation et aptitude à tirer le meilleur parti de ces outils et des nouvelles technologies ou capacité à apprendre à les utiliser et à sy adapter sans délai et familiarité ou intérêt pour les nouvelles technologies.

Langues

• Parfaite maîtrise dune des deux langues officielles de lOCDE (le français et langlais) et connaissance de lautre langue ou volonté de lapprendre.
• La connaissance dautres langues serait un atout.

Compétences clés

• Les membres du personnel de lOCDE sont censés faire preuve dun comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre demploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 2) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 1) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de lOCDE.

Informations supplémentaires :

Date de clôture

• Les candidatures doivent nous parvenir au plus tard le 11 janvier 2026 à 23h59 (heure de Paris).

Durée du contrat

• Durée déterminée de 13 mois avec possibilité de renouvellement jusquà un maximum de 36 mois.

Ce quoffre lOCDE

• Salaire mensuel de base à partir de 3 809 EUR plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle exonérés dimpôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour consulter les Statut Règlement et Instructions applicables aux agents de lOrganisation. Veuillez noter que toute personne nommée agente à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de lOCDE.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.  
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
• Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
• La présente offre demploi pourrait servir à la constitution dun vivier de candidates jugées aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre dun engagement de durée indéterminée ou déterminée. 

Processus de sélection

Pour les personnes retenues à lissue dune présélection le processus de sélection pourra comporter un entretien sous forme denregistrement vidéo une évaluation des compétences professionnelles et un entretien avec un jury.

Dans le cadre de sa politique dégalité des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes dun de ses pays Membres indépendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but daméliorer son efficience et son efficacité et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time