Pessoas Assistente Executiva

Sobre a AlmapBBDO

QUEM SOMOS!

#1 Agência Global da Década - Cannes Lions.

Somos uma potência de criatividade e negócios que se reinventa todos os dias.

Acreditamos que a criatividade é protagonista na geração de valor para as marcas no crescimento dos negócios dos clientes e não menos importante na transformação das pessoas. Porque as pessoas são o centro da cultura da agência.

Aqui na AlmapBBDO estimulamos um ambiente cada vez mais plural que permita trocas e aprendizados. Convidamos pessoas negras LGBTQIAPN com deficiência mulheres e vindas de diferentes níveis socioeconômicos regiões e universidades do país a fazer parte do nosso time.

Este é o nosso horizonte definitivo visto por todas as equipes de nossa agência. E é assim que construímos dia após dia um ambiente diverso e uma grande ideia chamada AlmapBBDO.

Venha fazer parte do nosso time!

Essa pessoa será responsável por garantir fluidez na rotina administrar priorizações organizar agendas complexas apoiar no fluxo de informações e assegurar que os executivos tenham condições ideais para decisões estratégicas e entregas junto a clientes e times internos.

É uma posição chave que exige dinamismo discrição autonomia e forte capacidade de gestão do tempo.

• Administrar agendas complexas e dinâmicas conciliando reuniões internas externas entregas e compromissos pessoais profissionais.
• Antecipar conflitos de agenda propondo alternativas e reorganizações.
• Garantir preparação prévia dos executivos para reuniões (pautas materiais participantes contextos).
• Agendar confirmar e organizar reuniões presenciais e online.
• Preparar salas links apresentações e materiais de apoio.
• Registrar atas encaminhar follow-ups e garantir cumprimento de prazos.
• Filtrar demandas recebidas pelos executivos priorizando organizando e direcionando para as áreas corretas.
• Manter relacionamento cordial e profissional com clientes parceiros fornecedores e lideranças internas.
• Controle de despesas reembolsos e relatórios financeiros.
• Organização de viagens (passagens hospedagem traslados eventos).
• Gestão de documentos assinaturas contratos e arquivos digitais.
• Apoio em demandas pessoais inerentes à função executiva (quando aplicável).
• Acompanhar prazos críticos garantindo que os executivos tenham visibilidade das entregas prioritárias.
• Atuar preventivamente para evitar gargalos atrasos e falhas em processos.
• Fazer a ponte entre diferentes áreas garantindo fluidez nas informações.

• Experiência prévia como Assistente Executivo(a)
• Superior concluído ou em curso em Secretariado administração ou áreas correlatas.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Organização discrição e habilidade para lidar com informações confidenciais.
• Capacidade de priorização e forte senso de urgência.
• Domínio do pacote Office/Google Workspace; desejável familiaridade com plataformas de reunião (Zoom Teams).
• Habilidade em lidar com múltiplos gestores simultaneamente.

Disponibilidade para 100% presencial