Technical Administration Specialist

Antwerp - Belgium

Monthly Salary: Not Disclosed

Posted on: 30+ days ago

Vacancies: 1 Vacancy

Job Summary

Ben jij een administratieve duizendpoot met oog voor detail én een hart voor mensen Hou je van afwisseling verantwoordelijkheid en een job waarin je écht het verschil maakt Dan hebben wij dé plek voor jou bij Grundfos!

De Technisch Administratief Medewerker is verantwoordelijk voor alle administratieve taken op ons kantoor met een sterke focus op het stroomlijnen van de samenwerking en het verbeteren van de efficiëntie door middel van Microsoft 365-productiviteitstools (MS Excel Teams en andere Office-toepassingen). Kwaliteitsbeheer en interne audits zijn ook een belangrijk onderdeel van de functie. Tegelijkertijd zorgt deze functie voor een soepele werking van de facilitaire diensten ondersteunt hij/zij de Country Director en fungeert hij/zij als een belangrijk aanspreekpunt voor zowel interne als externe belanghebbenden.

Je bent tevens verantwoordelijk voor het opstellen van rapporten voor de ondernemingsraad en vakbondsafvaardiging het onderhouden en verbeteren van interne processen het plannen van vergaderingen het voorbereiden van presentaties en het rapporteren aan het hoofdkantoor.

Daarnaast fungeert deze rol als back-up voor facilitaire diensten waaronder de coördinatie met dienstverleners en catering.

Waarom Grundfos

Grundfos is s werelds meest toonaangevende pompfabrikant van energiezuinigheid en intelligente wateroplossingen met een jaarlijkse productie van 17 miljoen producten kantoren in meer dan 55 landen en meer dan 19.000 medewerkers wereldwijd.

In Kontich werk je samen met zon 80 collegas in een warme KMO-achtige sfeer binnen een internationale context. Je maakt deel uit van een hecht team van drie facility/office collegas. We organiseren regelmatig leuke initiatieven zoals vrijwilligersdagen een nieuwjaarsontbijt en andere teamactiviteiten.

Wat ga je doen

Digitale Productiviteit & Gegevensbeheer

Excel & Data-analyse

Gebruik Power Query en Power Pivot voor complexe data-analyse en modellering om nauwkeurige en bruikbare inzichten te leveren.
Ontwikkel dynamische dashboards met draaitabellen slicers en interactieve grafieken gekoppeld aan externe gegevensbronnen voor realtime rapportage.

Microsoft Teams & Samenwerking

Configureer Teams-kanalen en implementeer geautomatiseerde workflows via Power Automate om communicatie en goedkeuringsprocessen te stroomlijnen.
Integreer externe apps en connectors (bijv. Planner SharePoint OneNote) om projectmanagement te ondersteunen en teamproductiviteit te verbeteren.

Microsoft 365-ecosysteembeheer

Beheer SharePoint-sites documentbibliotheken en rechtenstructuren om veilig en georganiseerd documentbeheer te waarborgen.
Ontwerp en implementeer Microsoft Forms voor gegevensverzameling en gebruik Power BI om duidelijke interactieve dashboards voor visualisatie en rapportage te creëren.

Administratie & Facilitaire ondersteuning

Je beheert de volledige administratie van de facilitaire dienst: documentatie planning en opvolging.

Je bent het eerste aanspreekpunt én back-up voor operationele facilitaire taken zoals schoonmaak onderhoud herstellingen leveringen kantoormateriaal catering en post.

Je zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom voelen en dat onze kantoren er altijd verzorgd bij liggen.

Je ondersteunt het management bij rapportering notuleren het organiseren van vergaderingen en het voorbereiden van presentaties.

Je werkt nauw samen met de Country Director bij projecten en evenementen.

Kwaliteitsbeheer

Je ontwikkelt en onderhoudt kwaliteitsmanagementsystemen conform interne standaarden en externe regelgeving (zoals ISO).

Je plant voert en rapporteert interne audits en volgt verbeteracties nauwgezet op.

Je organiseert trainingen en bewustmakingssessies rond kwaliteit rapporteert KPIs en leidt verbeterprojecten in samenwerking met verschillende stakeholders.

Wat heb je in je rugzak:

Je hebt een hogere opleiding genoten of een eerste werkervaring binnen officemanagement.

Zowel junior als senior profielen zijn welkom we kijken vooral naar jouw motivatie en leervermogen.

Een eerdere ervaring met of een opleiding in Facility of Quality Management in een KMO omgeving is een grote plus.

Je communiceert helder werkt gestructureerd en denkt altijd een stap vooruit.

Sterk in administratieve registratie (systemen) en opvolging

Goede algemene kennis van MS Office 365.

Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels

Wat bieden wij aan:

Een aantrekkelijk loon afgestemd op jouw ervaring.

Extras zoals:

- Eindejaarspremie

- Uitstekende groepsverzekering

- Bonus tussen 612% van je jaarloon

- Gratis hospitalisatieverzekering voor jou én je gezin

- 32 vakantiedagen

- 2 dagen thuiswerk en glijdende uren

- Fietsleasing

- Maaltijdcheques (8) & Ecocheques

- Kleine attenties met Pasen sinterklaas & kerst

Een warme informele werksfeer waar je jezelf kan zijn.

Een internationale omgeving met respect voor jouw work-life balance.

En last but not least: leuke teamactiviteiten vrijwilligersdagen en een topteam!

We kijken ernaar uit om van je te horen! Duik in de Grundfos wereld via LinkedIn of via Youtube. Tot snel!

Required Experience:

Ben jij een administratieve duizendpoot met oog voor detail én een hart voor mensen Hou je van afwisseling verantwoordelijkheid en een job waarin je écht het verschil maakt Dan hebben wij dé plek voor jou bij Grundfos!De Technisch Administratief Medewerker is verantwoordelijk voor alle administratie...