Patient Service Clerk, Hematology, Oncology Permanent Part-Time (0.2) Commis des services aux patients, hématologie, oncologie poste permanente à temps partiel (0,2)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to more than 6500 staff clinicians scientists and researchers as well as volunteers all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named Canadas best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Patient Service Clerk schedules patient appointments and registers patients; prepares patient charts; maintains patient lists; verifies billing slips; maintains inventory and performs other clerical tasks.

MAIN RESPONSIBILITIES

Patient Registration:

• Create new patient profiles in EPIC

• Patient registration in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance to registration standards

Referral Management

• Input electronic referrals in Epic Referral Management and update referrals according to triage

• Scan referrals into Epic with appropriate naming convention

Patient Scheduling

• Schedule new patients from workqueues according to priority and wait times.

• Schedule return patients from recall list and follow-up workqueues according to required follow-up date

• Schedule interpreters for families as required

• Schedule clinic orders and manage order workqueues

Clinic check-ins

• Greet patient and parent(s). Verify demographic information in accordance to registration procedures.

• Interpret MOH Eligibility and make updates in patient record accordingly

• Collect self-pay payment and complete Fee For Service form

• Collect fees as required

Clinic check-outs

• Complete check-outs and schedule follow up appointments or put patients on recall lists/ workqueues

Monitoring patient lists and workqueues

• Monitor all workqueues and recall lists associated within primary area of work to ensure quality and advise supervisor of outliers and changes to the waitlist

• In consultation with clinical staff implement visit cancellation and rebooking

Patient and family centered care

• Receive incoming telephone calls and respond to patient inquiries. Contact clinic physicians nurses and allied health team members as appropriate to manage inquiries.

• Communication with clinical team through Inbasket

• Telephone communication and telephone messaging within CHEO established policies/procedures

• Telephone pre-visit screening for infection control

• Utilize Epic to notify clinicians of patient arrival

• Appointment confirmation and follow-up from automated system

• Patient/family direction and public relation

• Direct patients/families to a designated location within the hospital

Supporting clinic operations

• Request patient files from medical records as appropriate.

• Ensure that progress notes and sheets are available and stamped with the right date where required.

• Pick up patient charts in medical records on a daily basis where required. Ensure that all charts are available and request missing ones.

• Maintain an inventory of stock.

• Maintain filing. Ensure orders with notes are filed. Locate old charts as appropriate.

• Maintenance and ordering of clinic supplies.

• Facilitation of clerical duties related to equipment repairs including filling of special form and taking the equipment to the appropriate location

• Retrieve labels for specimens.

Training and Orientation

• Orientation of volunteers

• Orientation of clerical staff to clinics and on Epic

Adherence to policies procedures and standards

• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.

• Perform work in accordance to CHEO privacy and confidentiality policies

• Perform work in accordance to Epic training and documented standards

• Attend staff meetings when scheduling allows and review circulated minutes

• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)

• Secondary School Graduation Diploma (Essential)

• Bilingualism (English/French) (Essential)

• Approximately 6 months of related experience (Essential)

• Knowledge of computer software (Epic Sunrise Outlook) (Essential)

• Experience working in a clinical environment live on Epic Ambulatory (Preferred)

• Experience in patient registration using Cadence (Epic) Preferred)

• Experience in creating editing scanning and scheduling referrals (Preferred)

• Experience in managing order workqueues (Preferred)

• Experience in patient check outs including follow ups and recall management (Preferred)

• Experience using inbasket communication in Epic (Preferred)

• Ability to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)

• Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)

• Communicate effectively and concisely both orally and in writing (Essential)

• Deal effectively with internal and external customers (Essential)

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday veuillez postuler à cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage ainsi quà ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend également hommage à lensemble des Premières Nations des Inuit et des Métis de même quà leurs précieuses contributions passées et présentes à ce territoire.

CHEO est lun des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés cliniciens scientifiques et chercheurs ainsi que des bénévoles qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est passé dun hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et léducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires et ce de manière et aux endroits appropriés. LInstitut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025 et sest classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive les rédacteurs du Canadas Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Québec du Nunavut et du nord de lOntario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le ou la commis des services aux patients inscrit les patients et leur fixe des rendez-vous. Il ou elle prépare les dossiers des patients met à jour les listes de patients vérifie les fiches de facturation renouvelle les stocks et effectue dautres tâches de bureau.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Inscription des patients:

• Créer de nouveaux profils de patients dans EPIC

• Inscription des patients dans Cadence (Hyperespace de EPIC) conformément aux normes dinscription

Gestion des demandes de services

• Saisir les demandes de services électroniques dans Epic et mettre à jour ces demandes de services selon le triage

• Numériser les demandes de services dans Epic selon la convention dattribution de nom appropriée

Rendez-vous des patients

• Attribuer des rendez-vous aux nouveaux patients des files dattente selon la priorité et les temps dattente

• Attribuer des rendez-vous aux patients qui reviennent à partir de la liste de rappel et des files dattente pour des suivis selon la date de suivi requise

• Planifier les services dinterprétation pour les familles au besoin

• Planifier les commandes de la clinique et gérer les files dattente des commandes

Inscription à la clinique

• Accueillir les patients et leurs parents. Vérifier les informations démographiques conformément aux procédures dinscription

• Interpréter les conditions dadmissibilité du ministère de la Santé et mettre à jour les dossiers des patients en conséquence

• Collecter les auto-paiements et remplir le formulaire relatif aux frais de service

• Recueillir les frais au besoin

Sorties de la clinique

• Compléter les sorties et planifier les rendez-vous de suivi ou mettre les patients sur des listes de rappel/des listes dattente

Surveiller les listes de patients et les files dattente

• Surveiller toutes les files dattente et les listes de rappel associées au domaine de travail principal afin de garantir la qualité et dinformer le superviseur des cas particuliers et des modifications apportées à la liste dattente

• En consultation avec le personnel clinique mettre en œuvre les annulations et changements de rendez-vous

Soins centrés sur le patient et la famille

• Recevoir les appels téléphoniques entrants et répondre aux demandes des patients. Communiquer avec les médecins de la clinique les infirmières infirmiers et les membres de léquipe paramédicale selon le cas pour gérer les demandes de renseignements

• Communiquer avec léquipe clinique par la boite darrivée du courrier

• Communiquer par téléphone ou messagerie téléphonique dans le cadre des politiques/procédures établies de CHEO

• Effectuer par téléphone un filtrage avant la visite pour le contrôle des infections

• Utiliser Epic pour informer les cliniciens de larrivée du patient

• Confirmer les rendez-vous et effectuer un suivi à partir dun système automatisé

• Diriger les patients/familles et gérer les relations publiques

• Diriger les patients/familles vers des endroits précis dans lhôpital

Soutenir les opérations de la clinique

• Demander les dossiers des patients aux archives médicales le cas échéant

• Sassurer que les notes de progrès et les feuilles sont disponibles et sont estampillées de la bonne date le cas échéant

• Prendre au quotidien les dossiers des patients aux archives médicales si nécessaire. Sassurer que tous les dossiers sont disponibles et demander ceux qui manquent

• Maintenir un inventaire des stocks

• Maintenir des dossiers. Sassurer que les commandes et notes sont classées. Localiser les anciens dossiers le cas échéant

• Maintenir et commander les fournitures de la clinique

• Faciliter lexécution des tâches de bureau liées à la réparation du matériel notamment remplir des formulaires spéciaux ainsi que la livraison du matériel au lieu approprié

• Récupérer les étiquettes pour les prélèvements

Formation et orientation

• Orientation des bénévoles

• Orientation du personnel de bureau sur les cliniques et sur Epic

Respecter les politiques procédures et normes

• Accomplir le travail conformément à la Loi sur la santé et la sécurité au travail et à son Règlement ainsi quà toutes les politiques et procédures de CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité au travail

• Accomplir son travail conformément aux politiques sur la confidentialité des renseignements personnels de CHEO

• Effectuer les tâches conformément à la formation sur Epic et aux normes documentées

• Assister aux réunions du personnel lorsque le calendrier le permet et examiner les procès-verbaux distribués

• Accomplir dautres tâches à la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)

• Diplôme détudes secondaires (Essentiel)

• Bilinguisme (français et anglais) (Essentiel)

• Environ 6 mois dexpérience dans un environnement connexe (Essentiel)

• Expérience de travail dans un milieu clinique qui utilise Epic Ambulatory (Préférable)

• Compétences en informatique (Epic Sunrise Outlook) (Essentiel)

• Expérience de linscription des patients en utilisant Cadence (Epic) (Préférable)

• Expérience de la création la modification le scanning et létablissement des horaires des patients référés (Préférable)

• Expérience de la gestion des ordres de priorité de commandes (Préférable)

• Expérience de la gestion des congés des patients y compris les suivis et la gestion des rappels (Préférable)

• Expérience de lutilisation de la boite darrivée du courrier dans Epic (Préférable)

• Capacité dassurer lexécution rapide de tâches en modifiant ses priorités comme exigées (Essentiel)

• Capacité de sadapter aux changements afin de satisfaire les besoins de lorganisme (Essentiel)

• Communiquer dune manière efficace et concise autant verbalement que par écrit (Essentiel)

• Traiter efficacement avec les clients de linterne et de lextérieur. (Essentiel)

* Veuillez noter vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé LIUNA Local 3000.

À partir du 29 mars 2021 CHEO mènera un processus de présélection et dévaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels quun test écrit un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de légalité daccès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commençant par le processus dembauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines à . Tous les renseignements reçus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur laccessibilité pour les personnes handicapées de lOntario.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen dune évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

CHEO sengage à offrir un environnement sécuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie ou la présentation de documents justificatifs dune contre-indication médicale valide ou dune autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois nous ne communiquerons quavec celles qui seront convoquées à une entrevue.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.