Erfaren Chefsassistent sökes till Sundbyberg

Nu söker vi en Chefsassistent till avdelningen ledningsprojekt hos vår samarbetspartner i Sundbyberg!

Rollbeskrivning
I rollen ingår ett brett administrativt och koordinerande ansvar som stöd till både avdelnings- och sektionschefer. Arbetsuppgifterna omfattar bland annat dokumentation och diarieföring i systemen Signe och W3D3 samt löpande administration kopplad till fakturahantering beställningar och säkerhetsklassning (SUA/SSB).

Du ansvarar för planering och samordning av möten workshops och konferenser från bokning av lokaler och resor till protokollföring och uppföljning av leverantörsmöten. Rollen innebär även att fungera som intranätsredaktör och administrativt stöd i utbildningssamordningen inklusive upplägg av utbildningar i SABA och hantering av distributionslistor.

Som delprojektledare i verksamhetsprojekt bidrar du med projektadministration och stöd i olika linjeuppdrag. Du koordinerar sektionsmöten deltar i assistentmöten och ger löpande support till sektioner sektionschefer och avdelningschef.

Vidare ingår ansvar för hantering av jävsdokumentation arbetsmiljö- och elsäkerhetsdelegeringar samt distansarbetsavtal. Du stödjer processerna för pre- on- och offboarding och säkerställer att administrativa rutiner och interna riktlinjer följs.

Om dig
För att passa väl för rollen ser vi att du är en person med god samarbetsförmåga och starkt eget driv. Du tar initiativ och bidrar aktivt till att skapa ett positivt och effektivt arbetsklimat. Med en flexibel och anpassningsbar inställning hanterar du varierande arbetsbelastning och prioriteringar på ett strukturerat sätt.

Du är utåtriktad och tydlig i din kommunikation samtidigt som du bemöter kollegor och samarbetspartners med ödmjukhet och förmåga att snabbt skapa förtroende. Arbetet utförs både självständigt och i nära samverkan med andra vilket ställer krav på både självdisciplin och laganda.

Du har en naturlig fallenhet för administrativa uppgifter och trivs med att arbeta målinriktat ordnat och med fokus på kvalitet och service.

Krav för tjänsten
- Eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi HR eller administration
alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet
- Minst 8 års arbetslivserfarenhet i rollen som chefsassistent där inslag av kvalificerad
koordinering och administration har ingått
- Avancerade kunskaper i MS Office Program Excel Word Powerpoint och Outlook
- Minst 5 års arbetslivserfarenhet med arbete att dokumentera/ protokollföra
styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet
- Minst 5 års erfarenhet av att kommunicera med interna och externa intressenter
som projektledare beställare eller sakägare

Det är även meriterande om du har tidigare erfarenhet av en liknande roll inom energisektorn.

Övrigt

Preliminärt startdatum:
Slutdatum:
Option: Möjlighet till förlängning om 11 år dvs. längst t.o.m..
Omfattning: Beräknas vara 80-100 procent.
Placeringsort: Stockholm Sundbyberg
Distansarbete: Distansarbete kan förekomma upp till 50% av arbetstiden. Exakt omfattning beslutas i samråd med beställaren enligt verksamhetens behov och kan komma att justeras under uppdragstiden
Resor: Resor kan förekomma (in- och/eller utrikes)
Säkerhetsprövning: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs.

Om Arena Personal
Arena Personal är experter på rekrytering och bemanning och är en av de mest erfarna aktörerna på den svenska bemanningsmarknaden. Vi är verksamma över hela Sverige och har kollektivavtal med Unionen och LO. Som konsult hos oss på Arena Personal kan du förvänta dig en stöttande och nära Konsultchef. Hos oss får du möjlighet att testa på nya spännande arbetsplatser bredda ditt nätverk och utveckla din karriär.

Vi ser fram emot att hjälpa dig till ditt nästa arbete!