Asistente de Dirección

En Inetum seguimos creciendo y ampliando nuestro equipo. En esta ocasión buscamos una posición de Asistente de Dirección en Madrid 100% presencial.

FUNCIONES ASISTENTE DE DIRECCION

1. TEMAS DE AGENDA:
   1. Convocar reuniones (Intercambio de correos llamadas etc. comprobar disponibilidad de los asistentes)
   2. Evitar y controlar solapamiento de reuniones / eventos cambios de hora lugar.
   3. Organizar almuerzo / desayunos dentro o fuera de la empresa.
   4. Reservas de sala y si se precisa café solicitarlo.
   5. Organizar viajes
      1. Solicitar precios horários y alternativas.
      2. Reservar (hotel parking taxi avón etc.)
      3. Liquidar viajes y verificar que la documentación aportada cumple requisitos para liquidar o hay que subsanarlo acorde a la normativa (ejemplo falta de datos fiscales). Seguimiento de las liquidaciones no abonadas.
      4. Elaboración 7P
      5. Seguimiento si hay que preparar agenda y si se ha enviado.
      6. Comprobar documentación requerida del país en cuestión pasaporte vacunas etc.
      7. Verificar que no es festivo en el lugar a donde se viaja.
      8. Solicitar roaming wifi en el lugar de destino sala si se requiere.
   6. Inscripciones a eventos y seguimiento (si se recibe acreditación si hay parking in situ o próximo incluso reservarlo etc.)
   7. Cuando organizamos evento en Fablab solicitar y verificar que esta todo en su sitio (micrófono solicitado video disponible nº sillas acorde asistentes catering o café etc.)
2. TEMAS DE FIRMA:
   1. Ver que se pasa a firma si cuenta con el VºBº de Asesoría Jurídica previo seguimiento si hay que enviarlo a otro país por mensajería.
   2. Seguimiento de si se ha firmado en One Drive.
   3. Verificar que la documentación a llevar a Notaría Agencia Tributaria etc.  en algunos casos es correcta y está completa.
3. EMAIL (Dependiendo del responsable en cuestión)
   1. Seguimiento de emails si son urgentes si están pendientes por contestar etc.
4. DOCUMENTACION:
   1. Imprimir encuadernar escanear.
5. ORGANIZAR ENTREVISTAS:
   1. En ocasiones hablar con el candidato
   2. Curriculum siempre disponible y a mano
   3. Informar a recepción de la persona que va a venir y facilitar datos por temas de seguridad y registro previamente solicitados.
6. RECEPCION DE VISITAS:
   1. Informar a recepción de la persona que va a venir y facilitar datos por temas de seguridad y registro previamente solicitados.
   2. Solicitar plaza de parking en visitas previa solicitud de matrícula.
   3. Gestión de tarjeta de acceso si son personal Inetum.
   4. Gestión de wifi.
7. PREPARACION DE INFORMES PARA EL COMITÉ DE DIRECCION O WEEKLY REPORTS CON EL AREA.

Qualifications :

1. IMPRESCINDIBLE INGLÉS dado que somos embajadoras del puesto y reflejamos una imagen hacia dentro y fuera de Inetum. (Correos visitas llamadas telefónicas asistencia a los compañeros de Inetum Francia etc.)
2. ASISTENCIA PRESENCIAL 100% horario de 10h00 o 10h30 a 19h00 de lunes a jueves (con 30 o 1 hora comer) y viernes de 09h00 a 17h30 (30comer)
3. CODIGO DE VESTIMENTA ADECUADO.
4. PERSONA DISCRETA DISPUESTA A TRABAJAR COMPROMETIDA CON SU PUESTO Y QUE LE GUSTE LO QUE HACE.

Información adicional :

QUÉ PODEMOS OFRECERTE

Retribución salarial acorde con la experiencia aportada

Plan de carrera: ofrecemos una atractiva carrera profesional en función de la experiencia y potencial personal dentro de una compañía en continua evolución y con un sólido crecimiento

Plan de formación.

Retribución flexible: te ofrecemos una retribución a la carta pudiendo elegir diferentes productos y modelar tú mismo cómo distribuirlos: seguro de salud tickets de comida guardería tarjeta transporte etc.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time