ZZP Projectsecretaris Vernieuwing Van Brienenoordbrug

1-Aanvraag 251017-HKO-001

Functie-omschrijving

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Vernieuwing Van Brienenoordbrug Utrecht of Rotterdam 36u.

LET OP:

Detachering; Loondienst optie tot verlenging; 6x 12 maanden

Eisen & wensen - graag uitschrijven in het CV!

Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen: plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;

Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CVs! Zie onderaan.

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving

Het project Vernieuwen van Brienenoordbrug is een groot renovatieproject dat aan de vooravond staat van aanbesteding van de onderliggende 4 contracten. Voor dit project wordt een RWS projectorganisatie het hart van die organisatie staat het Projectsecretaris geeft hands-on leiding aan (de werkzaamheden van) het secretariaat. Naast de uitvoering van reguliere taken verwachten we dat je proactief inspeelt op wat het projectteam nodig heeft en denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker sneller efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Bovendien ben je secretaris/aanspreekpunt voor een aantal project overstijgende overleggen zoals het IPM-overleg het Opdrachtgevers overleg en overkoepelende raakvlak overleggen.

Als Projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam de verbindende factor. Je bent het centrale aanspreekpunt van het projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. Je geeft mogelijk leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.

Het secretariaat is verantwoordelijk voor:

- Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam;

- Coördineren voorbereiden en verslagleggen van diverse (directie) overleggen en bijeenkomsten inclusief het agenda beheer;

- (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt waaronder:

o Capaciteitsmanagement en organisatorische processen;

o Informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer;

o (Light) inkoopproces voor het project;

o Voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.

Resultaat opdracht

De opdracht (projectondersteuning cq. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd.

De Projectsecretaris heeft o.a. de volgende taken:

Het zelfstandig en proactief uitvoeren van diverse /project ondersteunende werkzaamheden (administratieve secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten en ontzorgen.

Bewaken orderenen en vastleggen van de processen rondom het projectsecretariaat

Organiseren begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties en het bewaken van de raakvlakken hiertussen.

Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal/grammatica

Verzorgen van teambuildingsactiviteiten

Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen jubilea geboortes en ziekte.

Verzorgen van (uitgaande) post etc.

Opstellen en bijhouden van project specifieke documenten: vakantieplanning organogram checklist nieuwe medewerkers etc.

Archivering van correspondentie producten verslagen SharePoint Online en Relatics.

Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen;

Leiding en toezicht

Ja maar je opereert wel zelfstandig in je functie.

Meest essentiële competenties

Je ziet het als een uitdaging om het secretariaat en de rol als projectsecretaris Best for Project in te vullen. Jij herkent jezelf als hands-on niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief werk naar je toe trekken. Je maakt nieuwe kennis en inzichten snel eigen en hebt affiniteit met techniek. Ook ben je flexibel omdat je van het ene vraagstuk in het andere terecht kan komen en je juist in deze functie ook goed moet kunnen schakelen tussen de opdrachten en betrokkenen. Je houdt van regelen en organiseren. Ook ben je communicatief sterk en schroom je niet om mensen aan te spreken

Communicatief sterk zowel mondeling als schriftelijk.

Ondernemend en creatief

Hands-on je bent er niet vies van om zelf de gaten dicht te lopen

Je werkt gestructureerd en georganiseerd

Je werk goed zelfstandig en goed samen met een divers team

Detailgericht accuraat

Proactief en oplossingsgericht.

Flexibel en je kan snel schakelen.

Je denkt tactisch en systematisch en kunt prioriteiten stellen.

Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen.

Eisen

1 Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar ervaring met het werken bij grote projecten (>200 mln)

2 Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op hbo-niveau (bijv. een secretarieel/economische/bedrijfskundige opleiding)

3 Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectsecretaris en/of projectcoördinator

4 De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word Excel PowerPoint en Outlook.

5 Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met notuleren van (complexe) overleggen met zowel internen als externen.

Wensen

1 Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

2 De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid ProRail).

3 De aangeboden kandidaat heeft ervaring met SharePoint Online en/of Relatics

4 Beheersing van de (Technische) Engelse taal

Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;

BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij woonplaats de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer geboortedatum nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).

Mailadres wel in de motivatie vermelden deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).