Patient Service Clerk, Neurodevelopmental Health- Temporary Full Time (1.0) (Until July 2026) Commis des services aux patients, Santé neurodéveloppementale- Poste a temp, temps plein (1,0) (jusqu'en juillet 2026)

Compensation Pay Range:

Job Description:

If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to more than 6500 staff clinicians scientists and researchers as well as volunteers all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named Canadas best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Patient Service Clerk provides administrative and clerical support including reception maintaining databases (e.g. staff and assessment information) drafting routine correspondence compiling statistics and handling key intake procedures for receiving families into Neurodevelopmental Health. The Patient Service Clerk will support Neurodevelopmental Healths Ottawa West location however some travel to the Ottawa East may be required.

RESPONSIBILITIES

• Greet employees and visitors to the department.

• Receive and process all referrals from families physicians community agencies hospitals

• Process all completed assessment reports

• Registers new patients in the hospital medical records system (CADENCE & EPIC) and order medical charts as needed.

• Handle inquiries from the public i.e. program mandate referral procedures waiting lists etc.

• Contact families to schedule various assessment meetings

• Notify families of scheduling changes upon request.

• Oversee bookings for assessment and therapy rooms to ensure efficiency

• Collect statistics as required.

• Coordinate storage of files with external provider (boxes records)

• Distribute materials information notices etc. to current and waiting list families

• Maintains inventory of stationary supplies and initiates orders as required

• Establish inventory of all equipment supplies furniture and maintain on a regular basis

• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and

• Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.

• Perform other duties as required by the Director or his/her delegate.

QUALIFICATIONS

• Secondary School Graduation Diploma(Essential)

• Approximately 6 months of related experience(Essential)

• Knowledge of computer software (Epic Sunrise Outlook) (Essential)

• Experience working in a clinical environment live on Epic Ambulatory (Preferred)

• Experience in patient registration using Cadence (Epic)(Preferred)

• Experience in creating editing scanning and scheduling referrals(Preferred)

• Experience in managing order workqueues(Preferred)

• Experience in patient check outs including follow ups and recall management (Preferred)

• Experience using inbasket communication in Epic(Preferred)

• Ability to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)

• Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)

• Communicate effectively and concisely both orally and in writing (Essential)

• Deal effectively with internal and external customers(Essential)

• Criminal Record Check (Essential)

• Bilingualism (English/French) (Essential)

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA). Timeline may be extended or shortened based on operational needs.

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday veuillez postuler à cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Pour postuler avec succès à ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le ou la commis fournit un soutien au bureau et à ladministration ce qui comprend la réception la tenue à jour de bases de données (parex. linformation sur le personnel et sur les évaluations) la rédaction débauches de lettres ainsi que la compilation de données statistiques et la manutention des procédures principales dadmission des familles au Santé neurodéveloppementale. Le greffier desservant les patients soutiendra lemplacement de la santé neurodéveloppementale lOuest dOttawa cependant certains déplacements vers lEst dOttawa peuvent être nécessaires.

RESPONSABILITÉS

• Recevoir les employés et les visiteurs qui arrivent dans le Service.

• Recevoir et traiter tous les documents denvoi produits par les familles les médecins les organismes communautaires et les hôpitaux.

• Traiter tous les rapports dévaluation terminés.

• Inscrire les nouveaux patients dans le système de dossiers médicaux de lHôpital (CADENCE & EPIC) et dautres dossiers médicaux selon les besoins.

• Traiter les demandes de renseignements du public sur le mandat du Programme sur les procédures denvoi sur les listes dattente etc.

• Communiquer avec les familles pour fixer des rendezvous pour diverses évaluations.

• Aviser les familles de changements apportés à leurs rendezvous lorsque nécessaire.

• Surveiller la réservation des salles dévaluation et de thérapie pour en garantir lefficacité. .

• Coordonner lentreposage des dossiers avec un fournisseur de lextérieur (boîtes dossiers).

• Distribuer des documents de linformation des avis etc. aux familles inscrites au Programme et à celles de la liste dattente.

• Commander des fournitures et du matériel pour le fonctionnement quotidien du Service.

• Effectuer linventaire de tout léquipement et des fournitures et le tenir à jour régulièrement.

• Accomplir le travail conformément à la Loi sur la santé et la sécurité au travail et à son Règlement ainsi quà toutes les politiques et procédures du CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité au travail.

• Accomplir dautres tâches que lui affectera la directrice ou la personne quelle aura déléguée.

QUALIFICATIONS

• Diplôme détudes secondaires (Essentiel)

• Environ 6 mois dexpérience dans un environnement connexe(Essentiel)

• Expérience de travail dans un milieu clinique qui utilise Epic Ambulatory (Préférable)

• Compétences en informatique (Epic Sunrise Outlook)(Essentiel)

• Expérience de linscription des patients en utilisant Cadence (Epic)(Préférable)

• Expérience de la création la modification le scanning et létablissement des horaires des patients référés (Préférable)

• Expérience de la gestion des ordres de priorité de commandes(Préférable)

• Expérience de la gestion des congés des patients y compris les suivis et la gestion des rappels(Préférable)

• Expérience de lutilisation de la boite darrivée du courrier dans Epic (Préférable)

• Capacité dassurer lexécution rapide de tâches en modifiant ses priorités comme exigées (Essentiel)

• Capacité de sadapter aux changements afin de satisfaire les besoins de lorganisme (Essentiel)

• Communiquer dune manière efficace et concise autant verbalement que par écrit (Essentiel)

• Traiter efficacement avec les clients de linterne et de lextérieur.(Essentiel)

• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)

• Bilinguisme (français et anglais)(Essentiel)

* Veuillez noter vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé LIUNA Local 3000. Le poste peut être prolongé ou raccourci en fonction des besoins opérationnels.

À partir du 29 mars 2021 CHEO mènera un processus de présélection et dévaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels quun test écrit un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen dune évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines à . Tous les renseignements reçus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur laccessibilité pour les personnes handicapées de lOntario.

CHEO sengage à offrir un environnement sécuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie ou la présentation de documents justificatifs dune contre-indication médicale valide ou dune autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.