ReceptionistWorkplace Ambassador (PT 20h)

Receptionist/Workplace Ambassador

The Receptionist/Workplace Ambassador is responsible for managing the front of house services and providing the reception services. As front of house support this role must also demonstrate a high level of security awareness at all times and have knowledge of emergency evacuation procedures and Health & Safety.

Responsibilities:

Deliver efficiently smoothly and professionally client journey. Ensure that the Front of House team always maintain a professional image and standards of appearance when interacting with visitors and building occupiers within the client office.

Be knowledgeable of the booking system meeting rooms site facilities local area and other general product knowledge necessary to perform duties. Meet & greet visitors to the building in a welcoming manner determine nature of business and announce them to the appropriate personnel.

Comply with visitor management processes ensuring compliance with company security policies. Escort visitors to meeting rooms as required and ensure completion of Visitor Health & Safety Inductions as required.

Issue visitors passes (including contractor passes) and monitor access within the Reception area. Be a point of contact for visitors and maintain a facility-wide knowledge of meeting room locations and other on-site facilities.

Accurately book meeting rooms as required ensuring that all Catering and AV requirements are booked and any amendments and cancellations are communicated to the appropriate personnel. Be knowledgeable in all Front of House Standard Operating Procedures.

Maintain meeting room bookings carry out the checks and make sure that the highest standards in client suite are met. Ensure all Front of House tasks such as visitor pre-registration mailbox management and event check-in desk are completed daily.

Generate and distribute reports as required. Be knowledgeable of all meeting room layouts capacities and catering policies to efficiently support the clients. Communicate any systems issues to the Booking System Support Team and/or Technology team as applicable.

Identify where service and/or the Customers experience can be improved and expedite the satisfactory resolution of any problems that may arise. Handle new starter inductions and training while exceeding Customer expectations.

Ensure effective communication and information sharing within the team while maintaining confidentiality. Remain calm under pressure use initiative and manage changing priorities as they arise.

Maintain awareness of all standard operating procedures regarding Health & Safety at work. Complete all required training to ensure full compliance with regulations policies and guidelines.

Participate in team engagement team building and overall team wellbeing. Demonstrate and be aware of JLL core values and encourage the team to represent them.

Work closely with FOH/Events Coordinators to ensure seamless cooperation within the departments. Maintain good relationships across the contract with other departments such as catering cleaning security facilities and constantly improve relationship with client.

Assist managers and FOH/Events Coordinators on site with any reasonable request.

Skills and Experience:

5-star customer service skills. Proficient computer skills in Microsoft Office programs such as Excel and Word. Excellent communication skills a proactive approach to work and high attention to detail.

Excellent organisational and time-management skills. Experience in complaint handling and ability to multitask with impeccable attention to details.

Previous experience in a Luxury Hotel Customer Service / Room Reservations environment (strongly preferred). Experience with Room Bookings systems such as NFS Condeco EMS FM Facts Delphi Data craft Opera is desirable.

Fluency in English and Italian languages.

Regular contract - Part time 20 hours per week

Receptionist/Workplace Ambassador

La figura di Receptionist/Workplace Ambassador è responsabile della gestione dei servizi di accoglienza e della fornitura dei servizi di reception. Come supporto in prima linea questa figura deve anche dimostrare un elevato livello di consapevolezza sulla sicurezza in ogni momento e avere conoscenza delle procedure di evacuazione demergenza e di Salute e Sicurezza.

Responsabilità:

Offrire un percorso cliente efficiente fluido e professionale. Garantire che il team di Front Office mantenga sempre unimmagine professionale e standard di presentazione elevati nellinterazione con visitatori e occupanti delledificio allinterno dellufficio del cliente.

Conoscere il sistema di prenotazione le sale riunioni le strutture del sito larea locale e altre conoscenze generali necessarie per svolgere le proprie mansioni. Accogliere i visitatori delledificio in modo cordiale determinare la natura della visita e annunciarli al personale appropriato.

Rispettare i processi di gestione dei visitatori garantendo la conformità con le politiche di sicurezza aziendali. Accompagnare i visitatori nelle sale riunioni quando richiesto e garantire il completamento delle Induzioni sulla Salute e Sicurezza per i visitatori come richiesto.

Emettere pass per visitatori (inclusi pass per appaltatori) e monitorare laccesso nellarea Reception. Fungere da punto di contatto per i visitatori e mantenere una conoscenza completa dellubicazione delle sale riunioni e di altre strutture in loco.

Prenotare con precisione le sale riunioni come richiesto assicurando che tutti i requisiti di Catering e audiovisivi siano prenotati e che eventuali modifiche e cancellazioni siano comunicate al personale appropriato. Conoscere tutte le Procedure Operative Standard del Front Office.

Gestire le prenotazioni delle sale riunioni eseguire i controlli e garantire che gli standard più elevati nella suite del cliente siano soddisfatti. Garantire che tutti i compiti del Front Office come la pre-registrazione dei visitatori la gestione della casella di posta e la gestione del banco di registrazione degli eventi siano completati quotidianamente.

Generare e distribuire report come richiesto. Conoscere tutti i layout delle sale riunioni le capacità e le politiche di catering per supportare efficacemente i clienti. Comunicare eventuali problemi di sistema al Team di Supporto del Sistema di Prenotazione e/o al team tecnologico.

Identificare dove il servizio e/o lesperienza del Cliente possono essere migliorati e accelerare la risoluzione soddisfacente di eventuali problemi che possano sorgere. Gestire le induzioni e la formazione dei nuovi assunti e superare le aspettative dei Clienti.

Garantire una comunicazione efficace e la condivisione di informazioni allinterno del team mantenendo la riservatezza. Rimanere calmi sotto pressione usare liniziativa e gestire le priorità in evoluzione quando si presentano.

Essere consapevoli di tutte le procedure operative standard riguardanti la Salute e Sicurezza sul lavoro. Completare tutta la formazione richiesta per garantire la piena conformità con regolamenti politiche e linee guida.

Partecipare al coinvolgimento del team al team building e al benessere generale del team. Dimostrare e essere consapevoli dei valori fondamentali di JLL e incoraggiare il team a rappresentarli.

Lavorare a stretto contatto con i Coordinatori FOH/Eventi per garantire una cooperazione senza interruzioni allinterno dei dipartimenti. Mantenere buoni rapporti in tutto il contratto con altri dipartimenti come catering pulizie sicurezza strutture e migliorare costantemente la relazione con il cliente.

Assistere i manager e i Coordinatori FOH/Eventi in loco con qualsiasi richiesta ragionevole.

Competenze ed esperienze:

Competenze di servizio clienti 5 stelle. Competenze informatiche nei programmi Microsoft Office come Excel e Word. Eccellenti capacità comunicative un approccio proattivo al lavoro e grande attenzione ai dettagli.

Eccellenti capacità organizzative e di gestione del tempo. Esperienza nella gestione dei reclami e capacità di multitasking con impeccabile attenzione ai dettagli.

Precedente esperienza in un ambiente di Servizio Clienti di Hotel di Lusso/Prenotazioni Camere (fortemente preferita). È desiderabile esperienza con sistemi di prenotazione come NFS Condeco EMS FM Facts Delphi Data craft Opera.

Buona conoscenza delle lingue inglese e italiana.

Contratto a tempo indeterminato - part time 20 ore a settimana