Coordinateur Évènementiel & Séminaires HF

Max Piccinini est le leader incontournable dans le domaine de la formation et du coaching pour chefs dentreprises.

À travers ses programmes séminaires et accompagnements stratégiques Max et son équipe ont déjà aidé des milliers dentrepreneurs à transformer leur vie et leur business.

Notre mission: aider les chefs dentreprises à devenir libre financièrement et épanouis sur le chemin.

Aujourdhui pour soutenir notre croissance et garantir une expérience client dexcellence sur nos événements phares nous recrutons une Coordinateur(trice) Événementiel & Séminaires pour accompagner notre équipe dans la préparation lorganisation et le suivi de nos séminaires à fort impact.

Vos missions :

En tant que Coordinateur(trice) Événementiel & Séminaires vous serez en charge de coordonner lorganisation logistique et opérationnelle des séminaires en étroite collaboration avec léquipe de direction.

Votre objectif principal : assurer une exécution fluide qualitative et efficiente des événements tout en garantissant une expérience inoubliable pour les participants.

1. Organisation générale :

• Piloter lorganisation logistique complète des séminaires (lieux hébergements transferts matériel prestataires).

• Planifier et animer les calls de coordination avec léquipe interne la direction et les prestataires (hôtels technique transport).

• Gérer la logistique personnelle de Max : transferts hébergements courses nécessaires coordination avec son assistante.

• Vérifier les aspects techniques sur site avant lévénement (sans déplacement en amont) : Wi-Fi signalétique stationnement matériel etc.

• Gérer les plannings de léquipe la répartition des chambres et les checklists opérationnelles.

2. Hébergement & logistique participants :

• Coordonner et confirmer les hébergements pour Max et sa famille léquipe interne et les prestataires.

• Négocier les tarifs hôteliers et mettre en place les liens de réservation dédiés pour les participants.

• Gérer les besoins spécifiques liés à chaque profil (arrivées anticipées repas spéciaux chambres communicantes etc.).

3. Salle & aménagement :

• Valider la salle du séminaire en coordination avec léquipe technique.

• Organiser la mise en place de la loge pour Max (disposition confort confidentialité).

• Superviser la décoration et lambiance visuelle de la salle (fleurs éclairages signalétique éléments de marque).

• Veiller à la bonne implantation de la scène du mobilier et de lespace participants.

4. Restauration :

• Coordonner la restauration de léquipe et des participants : menus horaires régimes spécifiques.

• Tenir à jour les listes de repas et anticiper les ajustements de dernière minute.

• Valider les menus finaux auprès de lhôtel ou du traiteur.

5. Technique :

• Assurer la coordination complète de la mise en place technique : scène son lumière internet matériel audiovisuel.

• Organiser et suivre les calls techniques avant lévénement.

• Vérifier avec les responsables que tout le matériel est prêt testé et fonctionnel.

• Garantir une connexion Internet optimale pour les équipes et participants.

• Obtenir et gérer la liste complète de léquipe technique présente sur chaque événement.

6. Goodies impressions & matériel :

• Gérer la production des supports imprimés : roll-ups workbooks notes de Max programmes badges tours de cou.

• Identifier et coordonner un imprimeur local si nécessaire.

• Commander les fournitures et vérifier leur disponibilité avant le séminaire.

• Gérer la logistique de réception détiquetage et de distribution sur place.

7. Supervision sur site & management opérationnel :

• Être présent(e) pendant les séminaires pour superviser et diriger lensemble des équipes sur place (prestataires accueil technique logistique).

• Coordonner le déroulé en temps réel anticiper les besoins et résoudre les imprévus avec sang-froid.

• Garantir le respect du planning et le maintien dun haut niveau de qualité tout au long de lévénement.

• Assurer une communication fluide entre tous les intervenants (direction équipe interne prestataires).

8. Suivi post-événement :

• Effectuer le débrief global avec léquipe et les prestataires (points forts axes damélioration retours participants).

• Gérer la clôture administrative et budgétaire : factures validations paiements.

• Capitaliser sur les apprentissages pour améliorer la qualité les process et les coûts des prochains séminaires.

Profil recherché :

Expérience :

• Vous justifiez dune expérience confirmée (3 à 5 ans minimum) dans la coordination ou la gestion complète dévénements premium (séminaires congrès conférences retraites etc.) idéalement en environnement exigeant ou haut de gamme.

• Vous avez déjà piloté des projets complexes impliquant plusieurs prestataires avec une réelle responsabilité sur la logistique le déroulé et la qualité dexécution.

• Vous êtes à laise dans la relation avec des interlocuteurs de haut niveau (direction intervenants partenaires).

• Une connaissance du secteur du coaching de la formation ou du développement personnel serait un véritable atout pour comprendre les enjeux et lesprit des séminaires.

Compétences:

• Excellente maîtrise de la logistique événementielle haut de gamme (hébergement restauration technique prestataires).

• Capacité à gérer un budget global à négocier des devis et à prioriser les dépenses.

• Aisance dans la coordination technique (son lumière scène internet tests pré-événement).

• Solide maîtrise des outils de suivi (Google Sheets Asana Notion Trello).

• Capacité à documenter et formaliser des process pour fluidifier la préparation des prochains événements.

• Excellente communication écrite et orale en français et anglais.

Savoir-être:

• Vous êtes autonome et proactif(ve) : vous anticipez les besoins avant quils ne deviennent des problèmes.

• Vous êtes très structuré(e) et savez planifier prioriser et suivre de nombreux détails sans rien laisser passer.

• Vous avez un excellent sang-froid et une réelle capacité à garder votre calme dans les moments de pression ou dimprévu.

• Vous savez manager des équipes terrain avec bienveillance et fermeté en maintenant la cohésion et la qualité dexécution.

• Vous avez un fort sens du service et de lexigence : rien néchappe à votre œil et chaque détail compte.

• Vous aimez travailler dans un environnement où excellence leadership et impact humain se rejoignent.

Modalités :

• Contrat : Freelance - long terme

• Localisation : télétravail présence sur site lors des évènements (Paris une fois par an Genève 4 fois par an étranger une fois par an)

• Temps de travail : variable selon les périodes

• Démarrage souhaité : Novembre

Pourquoi nous rejoindre

• Une marque inspirante une vision puissante : rejoindre Max Piccinini cest contribuer directement à une mission qui change des vies.

• Un rôle stratégique et visible : vous contribuerez à des événements uniques inspirants et à fort impact humain.

• Une équipe engagée et exigeante : vous collaborez avec des experts passionnés dans un environnement agile humain et stimulant.

• Vous bénéficierez dune grande liberté daction dans un environnement agile et orienté résultats.

Process de recrutement:

• Candidature via le formulaire

• Entretien visioconférence avec léquipe de recrutement

• Réalisation dun cas pratique en lien avec le poste

• Entretien final avec la Direction

Vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez mettre votre talent dorganisateur au service dune mission inspirante

Alors postulez dès maintenant nous avons hâte de découvrir votre profil !