Coordonnateur(trice) administratif(ve) Services aux locataires
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Job Description
Sous la supervision de la Directrice des services administratif Coordonnateur(trice) administratif(ve) Services aux locataires assure le suivi administratif des d parts des r siliations et des transferts de baux tout en maintenant une communication efficace avec les locataires et les partenaires internes. Ce poste requiert une rigueur administrative une bonne connaissance des processus locatifs et une capacit g rer plusieurs dossiers simultan ment.
Responsabilit s principales
1. Gestion des communications
- Assurer la gestion de la bo te courriel et des appels t l phoniques pour le d partement administratif (ADMIN).
2. Traitement des d parts de locataires
- Enregistrer les avis de d part conformes dans le syst me et Yardi.
- Informer les clients lorsque les avis de d part ne sont pas conformes.
- V rifier que les avis de d part contiennent les informations requises.
- S assurer que tous les locataires mentionn s au bail ont soumis un avis de d part.
- Effectuer les suivis n cessaires concernant les avis N1 et les certificats de services manquants.
3. Gestion des demandes de r siliation de bail
- Compl ter les formulaires de demande de r siliation de bail.
- Informer le client de la d cision et lui transmettre les proc dures appropri es.
- Mettre jour le tableau de suivi des r siliations.
4. Traitement des demandes de transfert
- Analyser les dossiers de demande de transfert.
- Remplir le formulaire de demande de transfert.
- Soumettre la demande pour pr approbation.
- Si la demande est accept e coordonner une inspection avec le gestionnaire.
5. Traitement des demandes d ajout ou de retrait de nom au bail
- Recevoir et analyser les demandes d ajout ou de retrait de nom.
- Pr parer et faire signer les documents requis.
- Effectuer les suivis administratifs et mettre jour les dossiers dans Yardi.
- Informer les parties prenantes des modifications au bail.
6. Gestion des responsabilit s li es Hydro-Qu bec
- V rifier les d parts venir et indiquer dans le portail d Hydro-Qu bec que lentreprise prend la responsabilit des comptes.
- Pour les immeubles ou unit s non-inscrits dans le portail compl ter le formulaire requis le faire signer par Isabelle et envoyer un courriel Hydro-Qu bec.
- Recevoir les avis de responsabilit et s assurer qu ils ne concernent pas des d parts pr cipit s (SKIP).
7. R daction de preuves de r sidence
- Fournir des preuves de r sidence aux locataires.
Profil
Comp tences et qualifications requises
- Ma trise du logiciel Yardi ou capacit apprendre rapidement.
- Excellentes comp tences en communication crite et verbale.
- Capacit g rer plusieurs dossiers simultan ment avec rigueur et organisation.
- Esprit d quipe et capacit collaborer avec divers intervenants internes et externes.
- Bilinguisme obligatoire
Informations contractuelles
CONDITIONS DE TRAVAIL
Emploi temps plein permanent (5 jours semaine)
Avantages sociaux : assurance collective REER collectif
Stationnement gratuit
Performance factors and core competencies Bilingual (English/French) spoken and written; Autonomous and responsible; Aptitude for outstanding customer service; Dynamic and sociable; Ability to exercise judgment and make decisions; Discretion and professionalism. Qualifications Excellent communication and customer service skills; Proactive and effective problem-solving skills; Ability to manage multiple tasks and priorities in a dynamic environment; Knowledge of YARDI CRM (an asset);
Employment Type
Full Time
