Executive Assistant IT
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Salary Not Disclosed
1 Vacancy
Job Description
Einleitung
Assistenzaufgaben auf GL-Stufe sind deine Passion Mit dir gewinnen wir ein Organisationstalent welches sich in einer Drehscheibenfunktion wohl fhlt und stets den berblick behlt! Du bist vif mit- und vorausdenkend teamfhig und kommunikationsstark Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!
Wir sind ein motiviertes und humorvolles Team von 9 Assistentinnen das die Funktionsleitungs-Mitglieder der Informatik/Technologie in allen Belangen untersttzt.
Das kannst du bewirken
Als persnliche Assistentin resp. persnlicher Assistent von zwei Funktionsleitungs-Mitgliedern untersttzt du in allen administrativen und organisatorischen Belangen.
Du bewirtschaftest das Postfach stellst das Agenda-Management sicher und kmmerst dich um die Koordination und Vereinbarung von Terminen und Sitzungen. Bei Bedarf nimmst du an Sitzungen teil und fhrst das Protokoll sowie die Pendenzenverwaltung (teilweise auch in Englisch).
Weiter organisierst du Anlsse Workshops und Reisen und wirkst bei Bedarf aktiv bei den zwei erstgenannten mit.
Du untersttzt die Funktionsleitungs-Mitglieder bei Kommunikationsvorhaben sowie bei der Bercksichtigung und Einhaltung von Prozessen und Vorgaben von Gremien (z. B. Funktionsleitungs- Konzernleitungs- und Verwaltungsratssitzungen).
Du stellst bei Bedarf die inhaltliche Untersttzung der Funktionsleitungs-Mitglieder sicher in dem du entsprechende Unterlagen erstellst und nach CI/CD-Vorgaben gestaltest Recherchen vornimmst und Input der Fachverantwortlichen koordinierst/einholst. Weiter bernimmst du bei Bedarf Sonderauftrge oder kleinere Projekte.
Das Rechnungs- und Beschaffungsmanagement fr die Funktionsleitungs-Mitglieder wird durch dich sichergestellt.
Im Bedarfsfall entlastest du zudem die Leiterin CIO Office bei gewissen Aufgaben wie beispielsweise die Koordination/Organisation von Kaderanlssen und Workshops der Funktionsleitung sowie im Bedarfsfall rund um das Sitzungsmanagement der Funktionsleitungs-Meetings.
Das bringst du mit
Du verfgst ber den Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant (Direktionsassistent/-in) oder ber einen vergleichbaren Abschluss und bringst mehrjhrige Berufserfahrung in der Assistenz auf GL-Stufe mit.
Du bist IT-affin und kennst die gngigen IT-Tools und -Programme (insbesondere die Microsoft Office 365 Palette und im Idealfall SAP). Zudem bringst du idealerweise erste Erfahrungen mit der Microsoft Power Platform (Power Automate Power Apps) mit.
Dich zeichnet deine ussert zuverlssige proaktive vorausdenkende selbstndige und ausdauernde Art besonders aus.
Du bist es gewohnt mit unterschiedlichen Stakeholdern adressaten- und plattformgerecht zu kommunizieren.
Dein ausgeprgtes Organisationstalent gutes Gespr fr Menschen sowie das Setzen von Prioritten zhlen zu deinen Strken.
Du verfgst ber stilsichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Im Idealfall verstehst du auch Franzsisch.
Kontkat
Romina Ryser
Executive Assistant IT
Telefon
Employment Type
Temp
