Chef / Cheffe de service – Logistique, Opérations

Description de lorganisation

Affili la Facult de mdecine et des sciences de la sant de lUniversit McGill le Centre universitaire de sant McGill (CUSM) est un centre hospitalier universitaire qui dispense une concentration de soins tertiaires et quaternaires ainsi quun volume de soins primaires secondaires palliatifs et de soutien aux patients de la rgion mtropolitaine de Montral et les rgions du Qubec en raison de son rle de chef du RUISSS McGill. Il se distingue par ses tablissements pour adultes et le pdiatrique et par son effectif exceptionnel de plus de 17 000 personnes y compris au-del de 1400 mdecins et de 650 chercheurs. Il enseigne et forme des tudiants des rsidents et des chercheurs et mne des recherches fondamentales cliniques et valuatives pour acclrer les dcouvertes et innovations qui amlioreront la sant humaine et nos connaissances grce lInstitut de recherche du CUSM. Le CUSM sefforce de servir les patients pdiatriques et adultes dans la langue avec laquelle ils sont le plus laise en faisant appel des interprtes ou du personnel parlant diffrentes langues et en sappuyant sur les principes dquit de diversit et dinclusion ainsi que sur des programmes de formation et de sensibilisation. Lorganisation de soins est structure autour de missions cliniques : la Sant des femmes la Sant mentale lHpital de Montral pour enfants les Neurosciences la Chirurgie la Mdecine et les Soins du cancer. Il y a galement lHpital de Lachine et le Centre dhbergement Camille-Lefebvre en plus des divers autres services comme les urgences les services priopratoires limagerie diagnostique et interventionnelle la pharmacie ainsi que la grappe OPTILAB-CUSM. Ceux-ci sont dploys de faon complmentaire et coordonne.

Description du poste

*** CONCOURS RSERV AUX TABLISSEMENTS DU RSEAU DE LA SANT ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS) INTGRS SANT-QUBEC LE 1er DCEMBRE 2024.***

SOMMAIRE DU POSTE
Sous lautorit du Coordonnateur Logistique le titulaire du poste planifie organise coordonne contrle et value les diffrentes activits administratives organisationnelles et oprationnelles et les rsultats relatifs aux activits de la logistique du service imparti ainsi que la gestion combine des ressources de la logistique du service imparti sous sa direction et ceci pour lensemble des sites du CUSM. Le service logistique Oprations consiste principalement des activits qui suivent :

-Gestion des relations avec le centre de distribution (CD) et les activits oprationnelles qui dcoulent pour tous les sites du CUSM;
-Gestion du processus de rupture de produit volet logistique pour tous les sites du CUSM;
-Gestion du processus Alertes-Rappels-Avis (ARA) volet logistique pour tous les sites du CUSM;
-Gestion des activits oprationnelles de la chane dapprovisionnement (rception expdition entreposage distribution) pour le site Glen;
-Gestion des activits oprationnelles pour la buanderie-lingerie pour le site Glen;
-Gestion de la logistique de proximit (50 derniers mtres) pour le site Glen;
-Gestion de la prparation des chariots de cas et des consignations pour le bloc opratoire sur le site Glen;
-Gestion des projets damlioration dinnovation et doptimisation en opration et en nouvelles technologies en logistique.

Le titulaire fait preuve de leadership centr sur llaboration et limplantation de modes mobilisateurs de gestion au bnfice des usagers et des patients du CUSM des services clients et des personnes sous son leadership. Il administre et supervise les processus oprationnels du service logistique imparti. Il propose et excute des stratgies doptimisation de la logistique. Il apporte de lamlioration de faon continue pour augmenter le taux de satisfaction de nos clients internes le tout en sachant que les quipes sous sa supervision agissent comme principaux reprsentants de la logistique devant le client. Il est responsable damliorer divers aspects de la logistique sous sa supervision en favorisant une relation client axe sur la recherche de solutions.

Lobjectif du partenariat daffaires tant de fournir un service professionnel efficace et rapide pour rpondre aux besoins de la clientle interne et externe du CUSM et ce dans le respect de la mission et vision du CUSM.

Il conoit et dveloppe de nouvelles faons de faire afin daugmenter la productivit et doptimiser les processus oprationnels en misant sur une gestion efficace des quipes et lutilisation des technologies de linformation. Il planifie organise et dirige les ressources humaines financires matrielles et informationnelles sous sa responsabilit en plus dassurer le contrle et lamlioration continue des services offerts.

Le titulaire tablit et implante les meilleures pratiques et normes de la chane dapprovisionnement et de la logistique en plus de dvelopper et dappliquer les politiques et procdures relatives au bon fonctionnement du service. Il agit titre dexpert-conseil et sassure du respect des rgles et normes en vigueur dans le rseau. Il assume ses responsabilits pour tous les sites du CUSM incluant les sites satellites du CUSM tels que la grappe Optilab.

FONCTIONS GNRALES
Planifier grer organiser et contrler les ressources humaines financires matrielles et informationnelles afin datteindre un niveau maximum defficacit et defficience dans son service;
tablir maintenir et dvelopper une approche clientle et une approche qualit de service pour les centres dactivits sous son leadership en cohrence avec celles de la direction de lapprovisionnement et de la logistique et ce avec limplication des personnes de son quipe;
Matriser la chane logistique ses rgles et ses contraintes;
Anticiper et planifier les priodes de forte demande;
Analyser et traiter des donnes pour tre une force de proposition sur loptimisation de la logistique;
Trouver des moyens doptimiser les flux et les espaces logistiques;
Veiller mettre en place les stratgies ncessaires pour anticiper et mitiger toute rupture de matriel et/ou de service au niveau de tous les clients internes;
Sassurer que les besoins de toutes les demandes directes des clients sont rpondus lintrieur des secteurs logistiques sous sa responsabilit;
Promouvoir et supporter la philosophie de gestion et la vision de lorganisation. Contribuer llaboration lapplication et lvaluation des plans stratgiques des priorits et des objectifs de la Direction de lapprovisionnement et logistique;
Responsable du dveloppement de lactualisation et de lvaluation du plan stratgique de son service en conformit avec la vision les priorits et les objectifs de lorganisation et de la Direction de lapprovisionnement et logistique;
tablir et entretenir des liens de communication et des procdures dchange dinformation efficaces au sein de la Direction de lapprovisionnement et logistique de lorganisation et de la communaut;
Dvelopper mettre en application et rviser les politiques les procdures et les normes de gestion de son service dans le respect des exigences lgales et administratives et de les tenir jour;
Assurer le respect des politiques et procdures de lorganisation;
Approuver les horaires de travail et autoriser les feuilles de temps du personnel;
Assurer la motivation la participation la valorisation et le dveloppement continu des comptences du personnel;
Procder de faon rgulire lvaluation de la performance du personnel;
Responsable du recrutement de lintgration de lorientation et de la rtention des employs de son service;
Responsable du dveloppement et du maintien dun systme de gestion comprenant la dfinition dindicateurs cls pour mesurer surveiller et amliorer la performance par rapport aux indices de lindustrie lorsquils existent;
Promouvoir un environnement de travail qui soutient la culture de scurit des patients et des employs;
Dfinir les objectifs et les priorits de son service en complmentarit avec les autres secteurs dactivits de ltablissement;
Dfinir lensemble des mesures requises pour assurer le fonctionnement optimal de ses services en cas de sinistre ou de toute autre situation dactivation du plan des mesures durgence; organiser la diffusion de linformation ainsi que sa mise jour auprs des membres de ses quipes;
Assurer que chaque site possde les systmes de redondance en place leur permettant dintervenir adquatement lors de situations durgence et fait des recommandations en cas de besoin;
Recevoir et traiter avec respect courtoisie et diligence les plaintes des clients et des usagers en collaboration avec les personnes et services concerns;
Reprsenter le CUSM sur les groupes de discussion et les comits externes;
Effectuer toutes autres tches tudes ou analyses la demande du Coordonnateur Logistique.

FONCTIONS SPCIFIQUES
Sassurer lintrieur de son service de lapplication et du respect des lois rglements politiques et procdures en vigueur dans ltablissement;
Coordonner la ralisation de toutes les activits logistiques sous sa responsabilit en conformit avec les politiques et procdures de ltablissement et y apporter des amliorations sil y a lieu;
Amliorer et maintenir des mcanismes favorisant la participation active des utilisateurs dans les processus logistiques;
Maintenir avec les fournisseurs et prestataires de services de ltablissement des relations daffaires professionnelles conformes lthique professionnelle gnralement reconnue;
Rencontrer au besoin les reprsentants des fournisseurs et des prestataires de services pour le bon droulement des oprations;
Dvelopper et maintenir les communications requises avec les fournisseurs et les prestataires de services.

Gestion des ressources humaines
Informer et conseiller le personnel sur le plan professionnel et administratif et lui fournir tout le support technique requis latteinte des objectifs fixs;
valuer les besoins de formation et de perfectionnement et recommande un plan annuel. tablir les priorits et assurer lorganisation et le suivi collaborer au besoin la dispensation de programmes adquats. Participer au dveloppement des comptences du personnel. Encadrer et soutenir lquipe afin dassurer la gestion de la performance de lquipe et la coordination des tches quotidiennes. Assurer le respect du code dthique ou du maintien dune thique professionnelle selon la politique en vigueur dans ltablissement;
Assurer laccueil lorientation et lentranement. Orienter et initier au travail le personnel les informer des objectifs de ltablissement de la direction de lapprovisionnement et de la logistique. Orienter et effectuer les rorganisations requises lors des changements de version ou changements administratifs. Assurer quune documentation jour est disponible pour le personnel;
Procder la slection du personnel sous sa responsabilit immdiate et recommande les nominations. Grer la prsence au travail du personnel et prendre les mesures correctives ou de reconnaissances appropries (suivi en consquence);
laborer les descriptions de fonctions du personnel de son service;
Assurer un contrle de qualit et de productivit et apporte des correctifs si ncessaire;
valuer le rendement du personnel et leur comportement laide du systme dapprciation du rendement du personnel selon la catgorie et les programmes existants;
Voir ce que soit transmise linformation aux diffrents paliers de fonctionnement et assurer la participation maximale du personnel aux diffrentes activits de leur service respectif;
Assurer au besoin la coordination de tout stage denseignement lintrieur de son service.

Gestion des ressources financires
Assurer la saine gestion des dpenses salariales et autres dpenses et assurer un suivi des contrles des dpenses et des heures travailles du service imparti;
Prparer et soumettre la demande budgtaire dopration et dimmobilisation de ses services conformment aux principes de la direction des ressources financires;
Dvelopper et recommander son suprieur immdiat des indicateurs de gestion pour valuer lefficience et lefficacit de ses services;
Suggrer et recommander les correctifs ou amliorations ncessaires aux services impartis et dans lefficacit de la chane logistique. Participer aux travaux damlioration continue et toujours sefforcer damliorer les mthodes de travail.

Gestion des ressources matrielles
Planifier les besoins en fournitures et quipements ncessaires et assurer la pertinence la disponibilit et le bon fonctionnement des quipements et du matriel requis;
Participer aux dcisions concernant lamnagement des locaux rnovations entretien requis pour le bon droulement des activits dans le respect des rgles de scurit et de prvention des accidents;
Assurer lutilisation rationnelle des quipements veiller leur vrification priodique et assurer lapplication des programmes dentretien prventif;
Recommander lachat des nouveaux appareils et quipements requis (valuation des cots de la rentabilit budgtisation etc.);
Coordonner efficacement les oprations logistiques de manire fournir les fournitures quipements et services ncessaires nos hpitaux dans des chanciers adquats et rencontrant la qualit exige.

Liaisons organisationnelles
valuer dvelopper et maintenir des moyens de communication avec les diffrents services. valuer rgulirement les besoins (nature volume qualit cots etc.) des services rendre aux utilisateurs. Grer les plaintes des clients et apporter la rsolution aux problmes qui se prsentent afin de maintenir une bonne relation client;
Dvelopper implanter et assurer lapplication de diffrents processus de fonctionnement visant amliorer le service la clientle et favorisant les mcanismes de communications interservices;
Participer lidentification des nouveaux besoins de dveloppements. Accorder laide-conseil et le support technique aux utilisateurs dans le cadre des dossiers dapprovisionnement;
Participer des comits et assister aux runions de sa direction;
Exercer un rle-conseil auprs de lensemble des cadres et du personnel sur toute question relative la logistique;
Promouvoir luniformisation et la standardisation des services produits et quipements;
valuer les impacts organisationnels inhrents lintroduction la substitution luniformisation ou la standardisation des services logistiques;
Effectuer et maintenir toutes les communications requises avec les fournisseurs et les utilisateurs pour assurer un bon rendement de service.

Autres responsabilits
Analyser et transmettre son suprieur les rapports dactivits du service imparti fournir des indicateurs cls de performance ainsi que de proposer et mettre en place des solutions;
Identifier les opportunits damlioration et les communiquer aux parties prenantes;
Communiquer efficacement avec les clients internes / externes pour rsoudre les problmes au premier point de contact avec lquipe;
Assurer un bon rendement de service aux diffrents secteurs dactivits de ltablissement et prvoir des mcanismes particuliers pouvant rpondre adquatement aux situations durgence;
Accomplir toute autre tche la demande de son suprieur immdiat dans son champ de comptence.

Site web de lorganisation

ducation/Exprience

SCOLARIT
Baccalaurat en administration ou dans un domaine pertinent au poste (Une combinaison dun diplme dtudes collgiales (DEC) ou dune attestation dtudes collgiales (AEC) jumele une exprience professionnelle pertinente au poste pourrait aussi tre considre).

EXPRIENCES PROFESSIONNELLES
Exprience professionnelle pertinente dans le secteur de la logistique et de la chane dapprovisionnement;
Exprience professionnelle pertinente en gestion supervision ou ayant dmontr un leadership accru;
Exprience dans un milieu hospitalier de soins aigus est un atout;
Exprience en amlioration de processus de flux de travail est un atout.

Comptences requises

ATTRIBUTS ESSENTIELS
Connaissance et matrise des systmes informatiss de gestion des ressources matrielles et financires;
Connaissance approfondie de lenvironnement des soins de la sant au Qubec est un atout;
Orientation client exemplaire et fortes aptitudes pour les relations interpersonnelles;
Esprit de synthse et danalyse sens dvelopp de lorganisation et de la priorisation;
Habilets exceptionnelles pour la communication et capacit dinfluence;
Dmontre de fortes habilets en rsolution de conflits la rsolution de problmes et la gestion du changement;
Reconnue pour son leadership mobilisateur et une capacit marque pour le travail en quipe;
Orient vers les rsultats et capable de faire preuve dinitiative et de crativit dans la rsolution de problmes complexes;
Capacit grer le changement efficacement au niveau organisationnel oprationnel et humain;
Capacit dmontre promouvoir les principes damlioration continue de la qualit.

AUTRES
Excellente matrise du franais loral et lcrit;
La matrise de langlais est souhaitable.