Payroll and Accounting Specialist Spécialiste en paie et comptabilité

TITLE: Payroll and Accounting Specialist

TERMS: Permanent full-time position (34 hours per week Monday to Thursday)

LOCATION: Vancouver (mkym Swxw7mesh and slilwta territories)

WORK ENVIRONMENT: The position is hybrid with a combination of remote work and 4/month required in-office days. Unionized organization.

REPORTS TO: Assistant Controller

SALARY: $60000 $75000

TYPE: Union-Exempt Role

THE ROLE

As the Payroll and Accounting Specialist you will play a key role in the payroll and finance operations of the Foundation. Your key responsibilities are as follows:

Payroll Specialist (approximately 65%)

You will be responsible for the administration of payroll for all 3 offices located in BC ON & QC. This position maintains payroll and related finance records; files all of the related tax and remittances; prepares T4s for all staff; monitors policies and procedures; provides support to the People Culture & Equity (PC&E) team related to payroll administration; and provides support to other finance processes within the team as needed.

Accounting Specialist (approximately 35%)

You will complete a variety of accounting tasks to support the month end procedures including but not limited to: the revenue reconciliations between the development and finance department; managing all accounts receivable records and expected grants; reconciling the investment funds; and providing grant and project reports to the necessary parties. As the Foundations finance team evolves your role may grow to hold other accounting tasks such as additional reconciliations and other month end supporting tasks. This role will also serve as a back up to the other accounting team members when those staff are unavailable. This could include tasks such as processing invoices supporting the credit card users and processing payments.

It is expected that you will ensure all records are reliable and detailed and that processes and procedures are maintained to ensure the Foundation is reporting accurately. You will also support to create more efficient and effective workflows within the department. These tasks may

consist of but are not limited to creating procedures processes updating documents and other ad hoc requests. Your support will allow the finance team to evolve increase our flexibility and be more efficient.

You take pride in providing exceptional customer service and you are passionate about communicating effectively. You are solution seeking and self-motivated. You have strong organizational skills and you enjoy accurate and detail-oriented work. You are a people person who wont hesitate to pick up the phone to take care of a small detail with a colleague quickly and easily.

You thrive as an engaged and effective team player with strong interpersonal and communications skills. You love your work in payroll and finance and thrive in a fast-paced but thoughtful environment.

KEY RESPONSIBILITIES

Payroll

• Administer and process payroll for all salaried and hourly employees on a semi-monthly basis
  • Manage and monitor the payroll email inbox ensuring all changes are captured and filed appropriately.
  • Ensure all payroll changes are made accurately and in time for affected pay periods (e.g. changes in wages medical and other leaves short-term and long-term disability etc.).
  • Complete the preparation of the semi-monthly payroll processing including maintaining and updating the payroll instructions as needed.
  • Coordinate with the PC&E team department managers and supervisors and external service providers as required.
  • Ensure that proper payroll procedures are observed for terminated employees.
  • Ensure that union dues are withheld and remitted on schedule and accurately.
• Complete the preparation of the RRSP benefits program for employees.
• Prepare payroll journal entries and payroll reports as required.
  • Reconcile payroll and benefit expense totals to ensure all earnings deductions benefits and remittances are processed accurately and as scheduled.
  • Ensure that hours are categorized and allocated to correct departments and project codes for the financial statements .
• Manage all regulatory filings and remittances for payroll including Records of Employment T4s Revenu Qubec slips WorkSafe BC WSIB EHT and CNESST filings in a timely manner.
• Perform periodic audits of payroll and benefits to ensure accuracy and completeness of data.
• Support the PC&E teams organization-wide compensation review projects.
• Respond to payroll inquiries from employees and government agencies.
• Stay up to date with changes in payroll legislation and employment standards.
• Provide recommendations and oversee implementation of changes to comply with payroll legislation.
• Creating documentation to support policy changes.

Accounting Specialist

• Perform reconciliation of revenues between the development cheques deposited and the Foundations bank accounts PayPal and credit card transactions including flagging anything unusual or out of place when recording the deposits.
• Ensure the revenue amounts are recorded accurately into our accounting software in a timely manner with the correct coding.
• Managing the tracking of accounts receivable including but not limited to reviewing the grants to ensure we have received the amounts expected in the appropriate months.
• Work with the development team as necessary to ensure the appropriate information is recorded and any questions are answered between the two departments.
• Support with the deferred revenue schedule document as it applies to the revenue/cash received for grants as well as the payroll allocation by each program.
• Creating documentation to support policy changes.
• Support finance in creating more efficient documentation of processes and procedures.
• Support in the annual financial audit.
• Perform other accounting duties as assigned including supporting accounts payable as a backup.

TITRE DU POSTE : Spcialiste en paie et comptabilit

CONDITIONS: Poste permanent temps plein (34 heures par semaine du lundi au jeudi)

LIEU: Vancouver (territoire des xmkym des Swxw7mesh et des slilwta)

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Le poste est hybride avec une combinaison de travail distance et de 4 jours par mois au bureau

SOUS LA RESPONSABILIT DE: Contrleuse adjointe

SALAIRE: 60000$ 75000$

TYPE: Poste non-syndiqu

PROPOS DU POSTE

En tant que spcialiste de la paie et de la comptabilit vous jouerez un rle cl dans les oprations de paie et de finances de la Fondation. Vos principales responsabilits sont les suivantes :

Spcialiste de la paie (environ 65 %)

Vous serez responsable de ladministration de la paie pour les trois bureaux situs en Colombie-Britannique en Ontario et au Qubec. Ce poste assure la tenue des dossiers de paie et des documents financiers connexes ; le dpt de toutes les dclarations fiscales et remises associes ; la prparation des feuillets T4 pour lensemble du personnel ; le suivi des politiques et procdures ; le soutien lquipe Personnes Culture & quit (PC&E) en lien avec ladministration de la paie ; ainsi quun appui dautres processus financiers au sein de lquipe selon les besoins.

Spcialiste en comptabilit (environ 35 %)

Vous accomplirez diverses tches comptables pour soutenir les procdures de fin de mois notamment : la rconciliation des revenus entre les services du dveloppement et des finances ; la gestion des comptes clients et des subventions attendues ; la rconciliation des fonds dinvestissement ; et la production de rapports de subventions et de projets aux parties concernes. mesure que lquipe financire de la Fondation volue votre rle pourrait slargir pour inclure dautres tches comptables comme des rconciliations supplmentaires ou des tches de soutien la clture mensuelle. Ce poste agira galement comme remplaant(e) des autres membres de lquipe comptable en cas dabsence incluant des tches telles que le traitement des factures lassistance aux utilisateurs de cartes de crdit et le traitement des paiements.

Il est attendu que vous assuriez la fiabilit et la prcision des dossiers et que les procdures soient respectes afin de garantir des rapports financiers exacts. Vous contribuerez galement amliorer lefficacit des flux de travail dans le service. Ces tches peuvent comprendre entre autres la cration de procdures la mise jour de documents et la ralisation de demandes ponctuelles. Votre soutien permettra lquipe financire dvoluer de gagner en flexibilit et dtre plus efficiente.

Vous tes fier(e) doffrir un service la clientle exceptionnel et vous excellez dans la communication. Vous tes motiv(e) ax(e) sur la recherche de solutions organis(e) et aimez le travail rigoureux et prcis. Vous tes une personne sociable prompte dcrocher le tlphone pour rgler rapidement un dtail avec un collgue.

Vous vous panouissez en tant que membre engag(e) et efficace dune quipe dot(e) de solides comptences interpersonnelles et en communication. Vous aimez travailler dans le domaine de la paie et des finances et prosprez dans un environnement dynamique mais rflchi.

PRINCIPALES RESPONSABILITS

Paie

• Administrer et traiter la paie pour tous les employs salaris et horaires sur une base semi-mensuelle.
• Grer et surveiller la bote courriel ddie la paie en veillant ce que tous les changements soient saisis et classs correctement.
• Sassurer que tous les changements lis la paie sont appliqus avec prcision et dans les dlais requis (ex. : modifications salariales congs mdicaux invalidit court ou long terme etc.).
• Prparer le traitement de la paie semi-mensuelle y compris la mise jour des instructions de paie selon les besoins.
• Coordonner avec lquipe PC&E les gestionnaires de service les superviseurs et les fournisseurs externes au besoin.
• Appliquer les bonnes procdures de paie pour les employs quittant lorganisation.
• Sassurer que les cotisations syndicales sont prleves et remises correctement et temps.
• Prparer le programme davantages sociaux REER des employs.
• Prparer les critures comptables et les rapports de paie requis.
• Rconcilier les totaux des salaires et avantages sociaux pour assurer un traitement exact et conforme.
• Veiller ce que les heures soient bien catgorises et affectes aux bons services et codes projets pour les tats financiers.
• Grer toutes les dclarations rglementaires de paie : Relevs demploi T4 relevs de Revenu Qubec WorkSafe BC WSIB EHT CNESST etc.
• Effectuer des audits priodiques de la paie et des avantages sociaux pour garantir lexactitude des donnes.
• Soutenir les projets dexamen de rmunration organisationnelle mens par lquipe PC&E.
• Rpondre aux questions lies la paie provenant des employs ou des organismes gouvernementaux.
• Se tenir inform(e) des modifications lgislatives en matire de paie et de normes demploi.
• Proposer et superviser les modifications mettre en uvre pour assurer la conformit.
• Rdiger la documentation ncessaire aux changements de politiques.

Comptabilit

• Rconcilier les revenus entre les chques de dons et les dpts bancaires PayPal et les transactions par carte de crdit en signalant toute irrgularit.
• Sassurer que les montants des revenus sont enregistrs dans le logiciel comptable avec les bons codes et en temps opportun.
• Grer le suivi des comptes clients y compris la vrification des subventions reues selon les mois prvus.
• Collaborer avec lquipe dveloppement pour sassurer de lexactitude des donnes et rsoudre les ventuelles questions.
• Participer llaboration et la mise jour du calendrier des revenus diffrs li aux subventions et lallocation salariale par programme.
• Crer de la documentation pour appuyer les changements de politiques.
• Aider documenter efficacement les processus et procdures.
• Soutenir lquipe lors de laudit financier annuel.
• Accomplir dautres tches comptables assignes incluant lappui aux comptes fournisseurs.

Qualifications :

QUALIFICATIONS

We understand that experience can look different for everyone. Please share yours as it relates to:

Required:

• 3 years of progressive payroll experience including experience in or a strong understanding of the differences between provincial jurisdictions
• Bachelors degree or diploma in Business/Accounting/Administration/Payroll or equivalent
• Knowledge of payroll legislation and employment standards nationally
• Experience with payroll systems and integrated financial accounting systems
• Knowledge and hands-on experience with not-for-profit accounting standards and practices
• Experience performing account reconciliations
• Understanding of deferred revenue and the related accounting practices
• Excellent English language skills required
• Working knowledge of accounting principles practices and applications for non-profit organizations
• Advanced knowledge of MS Office and Excel

Asset:

• Canadian Payroll Association certification or pursuing one of:
  • Payroll Compliance Practitioner (PCP)
  • Certified Payroll Manager (CPM)
• Chartered Professional Accountant (CPA) or pursuing a CPA (or equivalent)
• Background in audit and review reporting
• French language skills

WHAT YOU BRING TO THE ROLE

• Solution-seeking and self-motivated
• Attention to detail in all areas of work
• Excellent organizational and time management skills
• Creative problem solver and always looking for more efficiencies
• Excellent communication skills written and verbal

QUALIFICATIONS

Nous savons que lexprience peut prendre diffrentes formes. Parlez-nous de la vtre en ce qui a trait aux exigences suivantes :

• Minimum 3 ans dexprience progressive en paie y compris la comprhension des diffrences entre les juridictions provinciales.
• Diplme ou baccalaurat en administration comptabilit ou paie ou exprience quivalente.
• Bonne connaissance des lois sur la paie et des normes demploi au niveau national.
• Exprience avec des systmes de paie et systmes comptables intgrs.
• Connaissance et exprience pratique des normes comptables pour les organismes but non lucratif.
• Exprience en rconciliations comptables.
• Comprhension du revenu diffr et des pratiques comptables associes.
• Excellente matrise de langlais (crit et oral).
• Matrise des principes comptables et des pratiques des OBNL.
• Matrise de Microsoft Office et Excel.

Atouts :

• Certification de lAssociation canadienne de la paie ou en voie dobtention :
  • Praticien en conformit de la paie (PCP)
  • Gestionnaire certifi de la paie (CPM)
• Comptable professionnel agr (CPA) ou en voie dobtention ou quivalent.
• Exprience en audit et production de rapports.
• Comptences en langue franaise.

VOTRE APPORT

• Esprit dinitiative et ax(e) sur les solutions.
• Grand souci du dtail.
• Excellente gestion du temps et sens de lorganisation.
• Aptitude rsoudre des problmes de faon crative et rechercher des gains defficacit.
• Excellentes comptences en communication crite et verbale.

Additional Information :

WHAT WE OFFER

• Four-day workweek
• Competitive salary and generous benefits package
• Hybrid work opportunities
• Supportive work culture
• Chance to make a difference and help improve the health of our planet and all life on it

HOW TO APPLY

Please submit your resume and covering to David Suzuki Foundation is strongly committed to equity and diversity and to creating a welcoming and inclusive workplace. We especially encourage applications from equity-deserving groups; specifically Indigenous and racialized people members of the LGBTQIA2S trans and gender-diverse communities women and people with disability chronic illness and/or neurodiversity.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Semaine de travail de quatre jours
• Un salaire comptitif et un ensemble davantages sociaux gnreux
• Possibilits de travail hybride
• Culture de travail solidaire
• La possibilit de contribuer lamlioration de la sant de notre plante et de toutes les formes de vie qui sy trouvent.

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne ladresse suivante : Fondation David Suzuki est fortement engage en faveur de lquit et de la diversit et de la cration dun lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulirement les candidatures des groupes mritant lquit en particulier les Autochtones et les personnes racialises les membres des communauts 2ELGBTQIA les personnes trans et de la pluralit des genres les femmes et les personnes ayant un handicap une maladie chronique et/ou une neurodiversit.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time