Finance Clerk III, Finance Department (Accounts Receivable)- Permanent, Full-Time (1.0) / Commis aux financesâ¯III, Service des finances (comptes clients)- Permanent a temps plein (1,0)
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Job Description
Compensation Pay Range:
$29.32-$34.51Job Description:
If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to more than 6500 staff clinicians scientists and researchers as well as volunteers all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named Canadas best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.
POSITION SUMMARY
The Accounts Receivable Clerk is responsible for managing outstanding accounts billing preparing invoices and collecting payments while in compliance with financial policies and procedures and providing support to the Corporate Accounting team.
MAIN RESPONSIBILITIES
Reviews prepares and processes complicated accounts billing invoices incoming payments and receipts in a timely manner.
Validates communicates and contacts any third party (including patients and families) regarding issues related to billing invoicing missing information coverage claims and payment collection process.
Confirms coverage charges information fees and correct billing codes are applied to all documentation.
Confirm admissions forms are completed correctly and provide training to admitting staff.
Coordinates with internal clinics insurance companies and various government agencies ensure claims are processed correctly.
Manages outstanding accounts and negotiates payment plans when necessary assists in preparing reporting related to bad debts.
Communicate A/R payment expectations to families in an efficient and friendly manner.
Verifies and resolves issues by determining discrepancies and errors.
Ensures all charges are paid on time and assist in preparing reporting related to bad debts.
Reconciles the accounts receivable ledger to ensure that all payments are accounted for and properly posted.
Reviews Aged Trail Balance (ATB) on a monthly basis and follows up on overdue invoices and accounts.
Prepares and reviews monthly claim reports.
Generates detailed accounts receivable reports as .
Provides excellent customer service to families patients and CHEO employees at cashier window.
Prepare daily cash cheque and Electronic Fund deposits.
Prepare daily deposits for a select group of Hospital services.
Replenish Petty Cash and Float accounts.
Processing of credit card payments received in Finance.
Provide coverage if for other A/R job functions.
Perform other related duties as and assigned.
QUALIFICATIONS
Post-Secondary education in a related discipline such as Finance or Accounting* (Essential)
Three (3) years of previous work experience in finance and/or accounting (Essential)
Experience in a medical office or healthcare (Preferred)
Demonstrated proficiency with computer software programs including Microsoft Office Suite (Essential)
Communicate effectively and concisely both orally and in writing in both official languages (Essential)
Excellent organizational interpersonal and time management skills (Essential)
Flexible approach to work demands (Preferred)
Detailed-oriented strong analytical organizational and time management skills (Essential)
Demonstrated initiative and ability to adjust priorities (Preferred)
Proactive in seeking information improvements and efficiencies (Essential)
Previous experience with Workday (our Enterprise Resource Planning (ERP)) (Preferred)
Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation and general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety (Preferred)
Criminal Record Check (Level 1) (Essential)
Bilingualism (French/English) (Essential)
*Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements)
Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.
Pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.
Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.
CHEO est lun des rares chefs mondiaux en matire de sant pdiatrique et compte plus de 6 500 employs cliniciens scientifiques et chercheurs ainsi que des bnvoles qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problmes de sant des enfants. CHEO a t nomm meilleur employeur en soins de sant au Canada par Forbes en 2024 et 2025 et sest class deuxime parmi les hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs annes conscutives. Pour la 14me anne conscutive les rdacteurs du Canadas Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.
RSUM DES FONCTIONS
La ou le commis aux comptes clients est responsable de la gestion des comptes non rgls de la facturation de la prparation des factures et du recouvrement des paiements tout en se conformant aux politiques et procdures financires et en fournissant du soutien lquipe Comptabilit dentreprise.
PRINCIPALES RESPONSABILITS
Examiner prparer et traiter les comptes complexes la facturation les factures les paiements entrants et les reus en temps opportun.
Communiquer avec toute tierce partie (notamment les patientes et patients et les familles) au sujet des problmes de facturation de renseignements manquants de couverture de rclamations et du processus de recouvrement des paiements ainsi que vrifier ces problmes.
Confirmer que la couverture les frais les renseignements et les bons codes de facturation sont indiqus sur tous les documents.
Confirmer que les formulaires dadmission sont remplis correctement et donner de la formation au personnel dadmission.
Assurer la coordination avec les cliniques internes les compagnies dassurance et divers organismes gouvernementaux pour sassurer que les rclamations sont traites correctement.
Grer les comptes non rgls et ngocier des modes de paiement au besoin ainsi quaider prparer des rapports sur les crances irrcouvrables.
Communiquer aux familles les attentes en matire de paiement des comptes clients de faon efficace et bienveillante.
Vrifier et rsoudre les problmes en cernant les carts et les erreurs.
Sassurer que tous les frais sont pays temps et aider prparer des rapports sur les crances irrcouvrables.
Faire le rapprochement du grand livre des comptes clients pour sassurer que tous les paiements sont comptabiliss et correctement enregistrs.
Examiner chaque mois la balance chronologique et faire le suivi des factures et comptes en souffrance.
Prparer et examiner les rapports mensuels des rclamations.
Produire des rapports dtaills sur les comptes clients au besoin.
Fournir un excellent service la clientle aux familles aux patientes et patients et au personnel du CHEO la caisse.
Prparer les dpts quotidiens en espces de chques et de fonds lectroniques.
Prparer les dpts quotidiens pour un groupe slectionn de services hospitaliers.
Rapprovisionner les comptes de petite caisse et de fonds de caisse.
Traiter les paiements par carte de crdit reus par le Service des finances.
Fournir de laide au besoin pour dautres fonctions lies aux comptes clients.
Accomplir dautres tches connexes assignes au besoin.
QUALIFICATIONS
tudes postsecondaires dans une discipline connexe comme les finances ou la comptabilit* (essentiel)
Trois(3)ans dexprience de travail en finance ou en comptabilit (essentiel)
Exprience dans un cabinet mdical ou en soins de sant (un atout)
Matrise de logiciels notamment de la suite Microsoft Office (essentiel)
Capacit de communiquer de faon efficace et concise de vive voix et par crit dans les deux langues officielles (essentiel)
Excellentes comptences en organisation en relations interpersonnelles et en gestion du temps (essentiel)
Approche souple relativement aux exigences de travail (un atout)
Souci du dtail aptitudes marques pour lanalyse lorganisation et la gestion efficace du temps (essentiel)
Grand esprit dinitiative et capacit manifeste revoir les priorits (un atout)
Esprit dinitiative dans la recherche dinformations damliorations et de gains defficacit (essentiel)
Exprience de Workday (notre systme de planification des ressources) (un atout)
Connaissance pratique des lois applicables en matire de sant et de scurit au travail et connaissance gnrale des politiques et procdures dentreprise et des diffrents services en matire de sant et de scurit (un atout)
Vrification du casier judiciaire de niveau1 (essentiel)
Bilinguisme (franais-anglais) (essentiel)
*Une personne qui possde de lexprience et une formation officielle ainsi quun rendement et des capacits dmontrs pourrait tre exempte des exigences prcises en matire dtudes et dexprience.
partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.
La validation du bilinguisme (franais-anglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.
Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.
CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID-19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contre-indication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.
Employment Type
Full-Time
