Finance Clerk III, Finance Department (Accounts Payable)- Permanent Full-Time (1.0) / Commis aux financesâ¯III, Service des finances (comptes créditeurs)- permanent a temps plein (1.0)
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Job Description
Compensation Pay Range:
$29.32-$34.51Job Description:
If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to more than 6500 staff clinicians scientists and researchers as well as volunteers all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named Canadas best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.
POSITION SUMMARY
The Accounts Payable Clerk is responsible for processing invoices and outgoing payments which includes entering and processing invoices employee expenses reconciling credit card transactions while in compliance with financial policies and procedures and providing support to the Corporate Accounting team.
MAIN RESPONSIBILITIES
Enters invoices into the financial accounting system
Attaches purchase orders to invoices in order for payment to occur
Reviews and processes invoices by allocating them to the correct account
Ensures invoices are approved in accordance with signing authority policy
Follows up with procurement with any discrepancies on purchase orders
Reviews and processes employees travel and expense claims
Ensures that all expense claims are correct and approved
Confirms that all expenses are aligned with CHEO policies
Reconciles all supporting documents and ensures they are included with each expense claim
Reviews monthly reconciliation of all CHEO employee corporate credit cards
Issues cheques and electronic payments on a regular basis
Assists in preparing Broader Public Sector (BPS) and T4A reporting
Prepares ad hoc reconciliations and reports as
Perform other related duties as and assigned.
QUALIFICATIONS
Post-Secondary education in a related discipline such as Finance or Accounting* (Essential)
Three (3) years of previous work experience in finance and/or accounting (Essential)
Experience in a medical office or healthcare (Preferred)
Demonstrated proficiency with computer software programs including Microsoft Office Suite (Essential)
Communicate effectively and concisely both orally and in writing in English (Essential)
Excellent organizational interpersonal and time management skills (Essential)
Flexible approach to work demands (Preferred)
Detailed-oriented strong analytical organizational and time management skills (Essential)
Demonstrated initiative and ability to adjust priorities (Preferred)
Proactive in seeking information improvements and efficiencies (Essential)
Previous experience with Workday (our Enterprise Resource Planning (ERP)) (Preferred)
Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation and general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety (Preferred)
Criminal Record Check (Level 1) (Essential)
Bilingualism (French/English) (Preferred)
*Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements)
Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.
Pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.
Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.
CHEO est lun des rares chefs mondiaux en matire de sant pdiatrique et compte plus de 6 500 employs cliniciens scientifiques et chercheurs ainsi que des bnvoles qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problmes de sant des enfants. CHEO a t nomm meilleur employeur en soins de sant au Canada par Forbes en 2024 et 2025 et sest class deuxime parmi les hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs annes conscutives. Pour la 14me anne conscutive les rdacteurs du Canadas Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.
RSUM DES FONCTIONS
Le ou la commis aux comptes crditeurs est responsable du traitement des factures et des paiements sortants ce qui comprend la saisie et le traitement des factures des dpenses des employs le rapprochement des transactions par carte de crdit tout en respectant les politiques et procdures financires et en fournissant un soutien lquipe de comptabilit de lorganisation.
PRINCIPALES RESPONSABILITS
Saisir les factures dans le systme de comptabilit financire
Attacher les bons de commande aux factures afin que le paiement soit effectu
Examiner et traiter les factures en les affectant au bon compte
Sassurer que les factures sont approuves conformment la politique relative au pouvoir de signature
Effectuer un suivi auprs des services dapprovisionnement en cas de divergences sur les bons de commande
Examiner et traiter les demandes de remboursement de frais de voyage et de dpenses des employs
Sassurer que toutes les demandes de remboursement de frais sont correctes et approuves
Confirme que les dpenses sont conformes aux politiques de CHEO
Rapprocher toutes les pices justificatives et sassurer quelles sont incluses dans chaque demande de remboursement de frais
Examine le rapprochement mensuel de toutes les cartes de crdit dentreprise des employs de CHEO
met des chques et des paiements sur une base rgulire
Participer la prparation des rapports du secteur parapublic et des T4A
Prparer des rapprochements ad hoc et les rapports au besoin
Accomplir dautres tches connexes mesure quelles sont affectes ou ncessaires
QUALIFICATIONS
tudes postsecondaires dans une discipline connexe comme les finances ou la comptabilit* (essentiel)
Trois(3)ans dexprience de travail en finance ou en comptabilit (essentiel)
Exprience dans un cabinet mdical ou en soins de sant (un atout)
Matrise de logiciels notamment de la suite Microsoft Office (essentiel)
Capacit de communiquer de faon efficace et concise de vive voix et par crit en anglais (essentiel)
Excellentes comptences en organisation en relations interpersonnelles et en gestion du temps (essentiel)
Approche souple relativement aux exigences de travail (un atout)
Souci du dtail aptitudes marques pour lanalyse lorganisation et la gestion efficace du temps (essentiel)
Grand esprit dinitiative et capacit manifeste revoir les priorits (un atout)
Esprit dinitiative dans la recherche dinformations damliorations et de gains defficacit (essentiel)
Exprience de Workday (notre systme de planification des ressources) (un atout)
Connaissance pratique des lois applicables en matire de sant et de scurit au travail et connaissance gnrale des politiques et procdures dentreprise et des diffrents services en matire de sant et de scurit (un atout)
Vrification du casier judiciaire de niveau1 (essentiel)
Bilinguisme (franais et anglais) (un atout)
*Une personne qui possde de lexprience et une formation officielle ainsi quun rendement et des capacits dmontrs pourrait tre exempte des exigences prcises en matire dtudes et dexprience.
partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.
La validation du bilinguisme (franais-anglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.
Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.
CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID-19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contre-indication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.
Employment Type
Full-Time
