Adjoint(e) de direction

Job Description

Sant Qubec est une socit dtat neutre imputable et oprationnelle oriente vers la performance des activits du RSSS et la satisfaction des usagers. Elle a pour mission notamment doffrir par lentremise des tablissements publics des services de sant et des services sociaux dans les diffrentes rgions sociosanitaires du Qubec sous sa juridiction ainsi que :

• Coordonner et soutenir dans ces rgions loffre de tels services par les tablissements privs ainsi que celle de services du domaine de la sant et des services sociaux par certains autres prestataires privs;

• Appliquer la rglementation prvue par la loi de certaines activits lies au domaine de la sant et des services sociaux;

• Mettre en uvre les orientations les cibles et les standards dtermins par le ministre lgard de lorganisation et de la prestation de services de sant et de services sociaux;

• Exercer toute autre fonction qui lui incombe en vertu dune autre loi ou qui lui est confie par le ministre de la Sant.

Appel de candidatures : Adjoint ou adjointe de direction (remplacement temporaire)

Libell de la nomenclature

5313 - Adjoint ou adjointe la direction

Personne qui assiste un cadre suprieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrtariat et la bureautique de nature complexe qui ncessitent des connaissances approfondies de tous les programmes relis la direction. Elle est responsable du fonctionnement administratif dune direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des dcisions de la personne quelle assiste auprs du personnel de la direction et des gestionnaires concerns. Elle traite les requtes achemines au cadre suprieur ou au hors-cadre et rpond adquatement et de faon autonome aux demandes. Elle rgle des situations problmatiques. Elle dtermine les actions poser informe le cadre suprieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernes pour le suivi. Elle assiste un cadre suprieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratgiques. Elle assure le contrle de la qualit des documents et propose des moyens damliorer lorganisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.

Sommaire de la fonction

Ladjoint(e) de direction soutient activement la direction en grant efficacement les journes complexes en assurant le suivi des dossiers et en entretenant des relations avec divers collaborateurs.

Il ou elle coordonne les activits administratives en conformit avec les lois sur les services de sant supervise les ressources clricales et veille lapplication des orientations de la direction. Le poste exige des comptences en rdaction en gestion de dossiers complexes en suivi financier et en analyse de donnes.

La personne assure le suivi des dcisions de la direction veille la qualit des travaux administratifs gre de faon autonome certains dossiers et soutient lintgration du personnel administratif. Elle travaille en troite collaboration avec une quipe dadjoints dans un esprit de coopration et de remplacement mutuel. Le rle exige galement de rpondre aux demandes selon les normes de ltablissement de traiter des dossiers en toute confidentialit et dagir au nom du suprieur dans les mandats confis.

De manire plus spcifique les champs daction peuvent inclure :

• Grer lagenda du suprieur immdiat convoquer planifier les runions les rencontres et les formations (internes et externes) en fonction des dossiers prioritaires et des chanciers prescrits ;

• Prparer les dossiers de son suprieur immdiat selon lhoraire prvu ;

• Assurer le suivi et le classement du courrier lectronique de son suprieur immdiat prendre les appels tlphoniques rpondre aux demandes dinformations et assurer les suivis requis ;

• Prparer les avis de convocation les ordres du jour ainsi que la documentation affrente aux comits prsids par sa direction assurer la logistique requise rdiger les comptes rendus et effectuer les suivis ncessaires suite aux rencontres pour lesquelles son suprieur agit ;

• Prparer la documentation dposer aux instances internes et externes et en collaboration avec son suprieur immdiat assurer les suivis des dossiers relevant de sa vice-prsidence selon les chanciers fixs ;

• Effectuer le suivi des dcisions prises par son suprieur immdiat et prendre les mesures appropries afin den assurer la ralisation ;

• Rpondre aux demandes des directeurs des directeurs adjoints des gestionnaires et des membres du personnel ;

• Sassure des suivis rgle les problmes relevant de sa comptence et rdige des projets de rponses celles-ci ;

• tre responsable de la gestion documentaire et de lapprovisionnement en fournitures de bureau et en quipements pour sa direction ;

• Effectuer le suivi des dpenses budgtaires de sa direction ;

• Sassurer du respect des rgles de conservation des dossiers de confidentialit et de la qualit des oprations administratives ;

• Effectuer toutes autres tches connexes relevant de sa comptence la demande de son suprieur immdiat.

*Veuillez considrer que les responsabilits pourraient tre modifies en fonction de lvolution de Sant Qubec.

Exigences lies au poste :

• Dtenir un diplme dtudes collgiales (DEC) DES DEP ou toute combinaison dexprience et de formation juge pertinente;

• Exprience de deux (2) ans dans des fonctions similaires;

• Russir les tests de prslection administrs;

• Connaitre les fonctionnalits de la suite Office (Teams OneNote Word PowerPoint Excel) ;

• Maitriser la langue franaise autant loral qu lcrit ;

• Avoir une bonne comprhension du rseau de la sant et des services sociaux ;

• Dtenir dexcellentes habilets de rdaction et de mise en forme de documents ;

• tre motive et avoir une grande capacit traiter de multiples dossiers de faon simultane.

Toute autre formation ou combinaison dexprience pertinente pourra tre considre.

Concours rserv tout le personnel de Sant Qubec

Profil recherch :

• Sens des responsabilits et de lorganisation ;

• Capacit dcisionnelle et initiative ;

• Souci de la qualit et rigueur ;

• Grande capacit dadaptation danalyse dautonomie et de jugement ;

• Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu ;

• Sens aiguis des priorits et excellente capacit sorganiser ;

• Esprit cratif et novateur relatif aux mthodes de travail ;

• Grandes habilets interpersonnelles discrtion tact et confidentialit.

Autres informations relatives au poste :

• Taux horaire: 2626$ et 3286$ selon lexprience
• Statut: Temps complet 35h/semaine
• Port dattache : Montral ou Qubec
• Lieu de travail : Mode hybride
• Entre en fonction: Ds que possible.

MODALITS DINSCRIPTION

Veuillez soumettre votre candidature avant le 15 juillet 2025 12h 00 (HNE) en cliquant sur le bouton Postuler.

Aux fins de la vrification de votre admissibilit il est important de prciser chacune de vos expriences de travail pertinentes dans la section Curriculum vit de votre dossier personnel et de fournir une lettre de motivation.

Seuls les dossiers complets et reus avant la date et lheure limites seront considrs. Une fois que vous aurez soumis votre candidature les renseignements contenus dans votre dossier seront examins et ne pourront tre modifis.

RENSEIGNEMENTS COMPLMENTAIRES

Pour des renseignements concernant ce poste veuillez communiquer avec lquipe de recrutement via ladresse courriel suivante :

Si vous ntes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous prouvez des difficults avec ce site Web veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numro de rfrence de laffichage 25-NS-161 en objet.

Sant Qubec encourage la diversit et lgalit en emploi en invitant les femmes les membres des minorits visibles et ethniques les personnes handicapes les anglophones ainsi que les Autochtones dposer leur candidature.

AVIS AUX PERSONNES CANDIDATES

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comit sont confidentiels.

LIENS UTILES

Pour plus dinformation vous pouvez consulter le site de Sant Qubec ou la Loi visant rendre le systme de sant et de services sociaux plus efficace.