Temporary Full-Time (1.0), Business and Financial Coordinator – BORN Ontario (until October 2026) / Coordonnateur, coordonnatrice des activités et des finances – BORN Ontario Poste temporaire (jusqu’en octobre 2026) à temps plein (1.0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The BORN Ontario Business Coordinator reports to the BORN Program Manager and will develop monitor and coordinate BORN Ontarios annual business plan and budget monitor financial transactions prepare quarterly and annual financial and program reports prepare various financial transactions including contracts purchase orders invoices expense claims research funding professional development and projects. The Business Coordinator will maintain close working relationship with CHEO Finance Department staff and management and other internal and external stakeholders.

RESPONSIBILITIES

• Responsible for the coordination/preparation of BORNs annual business plan and budget the integrity of internal and external reporting and monthly financial analysis and reconciliation of the BORN Ontario program against budget and the Transfer Payment Agreement.
• Monitor day to day financial activities process invoices prepare purchase orders process reimbursements for staff telework arrangements travel and professional development
• Conduct monthly review and reconciliation of entries in the accounting system to ensure month-end financial results are accurate and valid making any adjustments as necessary. Work in conjunction with colleagues at CHEO to reconcile transactions or address issues. Conduct monthly variance analysis and provide update to the Program Manager.
• Develop and provide financial reports to BORN management and other stakeholders
• Prepare all materials required to monitor progress status budget and other reports as directed including quarterly and annual financial and program reports
• Coordinate the routine and ad-hoc financial submissions to the MOHLTC
• Ensure that contract related financial records are at all times audit ready
• Provide financial and business analysis support and advice to the Program Manager on business issues and other matters as appropriate. Develop business cases analysis reports and funding proposals as required. Analyses contracts for financial compliance and alignment with budget.
• Track analyze and report on professional development expenditures technology expenditures and various project-related or vendor-specific expenditures as required
• Assist BORN management and staff with decision support custom reporting and other information requirements related to financial management
• Develops or enhance BORNs financial management and human resource systems to ensure that all revenues and expenditures can be tracked monitored and reported efficiently and accurately. Provide suggestions on improving internal controls
• Develop implement and maintain standards policies administrative procedures office systems and best practices to improve and optimize financial processes and to ensure effective coordination and reporting; troubleshot and facilitate resolution of relevant issues as appropriate
• May initiate HR staffing request forms as directed obtain required signatures and forward to Human Resources.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (CRC) (Essential)
• Bachelors degree specializing in business or accounting (Essential)
• Two to three years experience with financial matters and preparing analysis and reports for seniormanagement and stakeholders (Essential)
• Computer literacy & proficient working knowledge on MS office with strong expertise in Excel (Essential)
• Strong communication and interpersonal skills and ability to deal effectively with a broad range ofprofessional and non-professional expertise and skill sets both internally and externally (Essential)
• Strong organizational and time management skills. Able to effectively adjust priorities as required (Essential)
• Advanced verbal and written communication skills in English (Essential)
• An ability to work in a fast-paced environment that requires agile clear thinking for quick turnaround of accurate high quality deliverables (Essential)
• Experience in full cycle of accounting and year-end preparations would be an asset (Preferred)
• Bilingualism (French and English) (Preferred)

* Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements.

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada et sest class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes daffile. Pour la dixime anne conscutive les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.

RSUM DES FONCTIONS

Le poste de coordonnateur ou coordonnatrice des activits relve de le gestionnaire du programmes de BORN. Ill/elle labore surveille et coordonne le plan daffaires annuel et le budget de BORN Ontario surveille les transactions financires prpare les rapports financiers trimestriels et annuels des programmes prpare diverses transactions financires y compris les contrats les bons de commande les fractures les demandes de remboursement des dpenses le financement des recherches le perfectionnement professionnel et les projets. Le coordonnateur ou la coordonnatrice travaille en troite collaboration avec le service et la direction des finances de CHEO et les autres acteurs internes et externes.

RESPONSABILITS

• Assurer la coordination et la prparation du plan daffaires et du budget annuel de BORN lintgrit des rapports internes et externes ainsi que lanalyse financire mensuelle et la rconciliation du programme BORN Ontario contre le budget et lentente de transfert de paiement
• Surveiller les activits financires quotidiennes traiter les factures prparer les bons de commande traiter les remboursements pour les dispositions de tltravail les dplacements et le perfectionnement professionnel du personnel
• Effectuer la revue mensuelle et la rconciliation des entres dans le systme de comptabilit pour sassurer de lexactitude et de la validit des rsultats financiers de fin de mois et faire les ajustements ncessaires lorsque requis. Travailler en conjonction avec les collgues de CHEO pour assurer la rconciliation des transactions et rsoudre les problmes. Effectuer les analyses de la variance mensuelles et fournir un compte rendu a le gestionnaire du programmes
• tablir et fournir des rapports financiers la direction de BORN et aux autres intervenants
• Prparer tout le matriel ncessaire pour surveiller la progression le statut le budget et les autres rapports tel que requis incluant les rapports financiers et de programmes trimestriels et annuels
• Coordonner les activits routinires et les soumissions financires ad hoc pour le MSSLD
• Faire en sorte que les dossiers financiers en lien avec les contrats soient en tout temps prts pour un audit
• Effectuer les analyses financires et des activits fournir du soutien et des conseils la directrice gnrale sur certaines questions ou problmes de faon approprie. laborer des dossiers daffaires des rapports danalyse et des propositions de financement tel que requis. Analyser les contrats pour sassurer de leur conformit financire et de leur alignement avec le budget
• Suivre analyser et faire tat des dpenses en perfectionnement professionnel et en technologie et des diverses dpenses lies aux projets ou aux fournisseurs tel que requis
• Assister la direction et le personnel de BORN dans la prise de dcision les rapports personnaliss et toutes autres exigences en matire dinformation lies la gestion financire
• Dvelopper ou amliorer les systmes de gestion financire et des ressources humaines de BORN pour sassurer que tous les revenus et toutes les dpenses peuvent tre suivis surveills et rapports de faon efficace et exacte. Fournir des suggestions sur lamlioration des contrles internes
• Dvelopper mettre en uvre et respecter les normes les politiques les procdures administratives les systmes et les meilleures pratiques afin damliorer et doptimiser le processus et dassurer une coordination et des rapports efficaces ainsi que rsoudre les problmes pertinents tel quappropri
• Peut tre appel remplir des formulaires de demande de dotation en personnel selon les directives obtenir les signatures requises et les transmettre aux Ressources humaines.

QUALIFICATIONS

• Vrification du casier judiciaire (Essentiel)
• Baccalaurat spcialis en administration des affaires ou en comptabilit (Essentiel)
• Deux trois annes dexprience en matire de questions financires et dans la prparation danalyses et de rapports pour la haute direction et les intervenants (Essentiel)
• Bonnes connaissances en informatique et de la suite Office avec une solide expertise dExcel (Essentiel)
• Aptitudes la communication et aux relations interpersonnelles ainsi que capacit de collaborer avec des gens provenant dun large ventail de champs dexpertise linterne et lexterne (Essentiel)
• Solides comptences en organisation et en gestion du temps. Capacit de grer les priorits (Essentiel)
• Matrise de langlais oral et crit (Essentiel)
• Capacit de travailler dans un milieu o les activits se droulent un rythme rapide qui ncessite un esprit agile et une lucidit pour un dlai dexcution rapide et de haute qualit des rsultats convoits (Essentiel)
• Une exprience dans le cycle complet de la comptabilit et les prparations de fin danne serait un atout (Prfrable)
• Bilinguisme (franais et anglais) (Prfrable)

* De lexprience et une formation officielle combines un rendement et une habilet manifestes peuvent remplacer lexprience et les normes acadmiques stipules.

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

La validation du bilinguisme (franais-anglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID-19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contre-indication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.