Spécialiste des procédés administratifs (1109)

Job Description

Appel de candidatures : Spcialiste en procds administratifs la DGGTI

Le Plan pour mettre en uvre les changements ncessaires en sant lanc le 29 mars 2022 par le gouvernement du Qubec amorait un virage majeur dans lorganisation des soins de sant au Qubec ax sur une meilleure prise en charge des patients. Dans le cadre de ce plan la Loi visant rendre le systme de sant et de services sociaux plus efficace (ci-aprs la Loi) a t adopte le 9 dcembre 2023.

La Loi a pour objet de mettre en place un systme efficace notamment en facilitant laccs des personnes aux services de sant et des services sociaux scuritaires et de qualits tout en renforant la coordination des diffrentes composantes du systme et en rapprochant des communauts les dcisions lies lorganisation et la prestation de services.

Pour ce faire est notamment institu Sant Qubec. Certaines fonctions auparavant exerces par le ministre de la Sant sont transfres Sant Qubec. Le rle du ministre est dornavant de dterminer les priorits les objectifs et les orientations dans le domaine de la sant et des services sociaux et veiller leur application.

Sant Qubec est une entit neutre imputable et oprationnelle oriente vers la performance des activits du RSSS et la satisfaction des usagers. Elle a pour mission notamment doffrir par lentremise des tablissements publics des services de sant et des services sociaux dans les diffrentes rgions sociosanitaires du Qubec sous sa juridiction.

Libell de la nomenclature

Personne qui analyse les besoins labore et fournit les techniques professionnelles relatives aux mthodes et systmes administratifs dans le but damliorer le fonctionnement des services.

Doit dtenir un baccalaurat en sciences de ladministration en sciences humaines en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire approprie.

Sommaire de la fonction

La personne titulaire de cette fonction est responsable de lanalyse des besoins de llaboration des processus administratifs en cohrence avec ceux-ci et fournit du soutien professionnel lensemble des units de la Direction gnrale gouvernance et stratgie TI (ci-aprs nomme DGGSTI) de la VPTI relativement aux systmes administratifs qui permettent deffectuer la gestion des ressources et ce toujours dans une optique damlioration continue. Sous lautorit du directeur gnral elle assure le suivi des oprations entourant la gestion des ressources alimente les systmes administratifs qui soutiennent cette gestion collabore avec le personnel de soutien ddi ces suivis administratifs et soulve les enjeux ou opportunits relatives aux ressources.

Cette personne contribue la gestion optimale des ressources pour lensemble de la DGGSTI et lefficacit des processus qui soutiennent cette gestion.

Le candidat soutient proactivement la DGGSTI dans la planification et la gestion de son temps et assure un suivi rigoureux des diffrents mandats et dossiers. Cette personne contribue galement tout autre dossier de dveloppement et damlioration continue de la DGGSTI considrant sa vision globale des ressources au sein des diffrentes units administratives et sa maitrise des processus administratifs et des systmes informatiques qui soutiennent lensemble des activits. Elle est galement appele collaborer lensemble des processus administratifs du DGGSTI.

La personne devra accomplir des travaux qui ncessitent des connaissances approfondies de la suite Office telles que la planification et la coordination de dossiers complexes la rdaction de documents le suivi financier la collecte et lanalyse de donnes.

Le candidat retenu aura la responsabilit de fournir des rponses toutes questions de toute nature en sassurant du respect des normes et des pratiques de ltablissement. Il prendra en charge tous les problmes relevant de sa comptence. Il devra agir au nom de son suprieur immdiat dans les dossiers qui lui sont confis. Le spcialiste en procds administratifs devra assumer un haut niveau de confidentialit dans les dossiers pour lesquels il est directement ou indirectement impliqu.

De manire plus spcifique les champs daction peuvent inclure :

• Assurer lintgration du nouveau personnel administratif au sein de la DGGSTI en collaboration avec ses collgues;
• Prparer les dossiers de son suprieur immdiat selon lhoraire prvu;
• Assurer le suivi et le classement du courrier lectronique de son suprieur immdiat prendre les appels tlphoniques rpondre aux demandes dinformations et assurer les suivis requis;
• Prparer la documentation dposer aux instances internes et externes et en collaboration avec son suprieur immdiat assurer les suivis des dossiers relevant de la DGGSTI selon les chanciers fixs;
• Effectuer le suivi des dcisions prises par son suprieur immdiat et prendre les mesures appropries afin den assurer la ralisation;
• Rpondre aux demandes des directeurs des directeurs adjoints des gestionnaires et des membres du personnel;
• Sassurer des suivis rsoudre les problmes relevant de sa comptence et rdiger des projets de rponses celles-ci;
• Effectuer le suivi des dpenses budgtaires de sa direction;
• Sassurer du respect des rgles de conservation des dossiers de confidentialit et de la qualit des oprations administratives;
• Effectuer toutes autres tches connexes relevant de sa comptence la demande de son suprieur immdiat.

*Veuillez considrer que les responsabilits pourraient tre modifies en fonction de lvolution de Sant Qubec.

*Concours rserv tout le personnel de Sant Qubec.

Exigences lies au poste

• Dtenir un baccalaurat en sciences de ladministration en sciences humaines en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire approprie;
• Exprience de deux annes en lien avec les fonctions;
• Connaitre les fonctionnalits de la suite Office (Teams OneNote Word PowerPoint Excel) du systme Logibec;
• Maitriser la langue franaise autant loral qu lcrit;
• Avoir une bonne comprhension du rseau de la sant et des services sociaux;
• Dtenir dexcellentes habilets de rdaction et de mise en forme de documents;
• tre motive et avoir une grande capacit traiter de multiples dossiers de faon simultane.

Toute autre formation ou combinaison dexprience pertinente pourra tre considre.

Profil recherch

• Esprit analytique et jugement;
• Sens de la proactivit et de lamlioration continue;
• Rigueur prcision discrtion et haut standard de qualit dans le travail accompli;
• Capacit composer avec le changement et grer son travail par priorits;
• Excellente organisation de son travail et grande autonomie.

Autres informations relatives au poste :

Taux horaire: 2802$ et 5176$ selon lexprience.

Statut de lemploi : Temps complet.

Port dattache : Montral ou Qubec.

Lieu de travail : Mode hybride.

Entre en fonction: Ds que possible.

MODALITS DINSCRIPTION

Veuillez soumettre votre candidature avant le 13 juin 2025 12 h 00 (HNE) en cliquant sur le bouton Postuler.

Aux fins de la vrification de votre admissibilit il est important de prciser chacune de vos expriences de travail pertinentes dans la section Curriculum vit de votre dossier personnel et de fournir une lettre de motivation.

Seuls les dossiers complets et reus avant la date et lheure limites seront considrs. Une fois que vous aurez soumis votre candidature les renseignements contenus dans votre dossier seront examins et ne pourront tre modifis.

RENSEIGNEMENTS COMPLMENTAIRES

Pour des renseignements concernant ce poste veuillez communiquer avec lquipe de recrutement via ladresse courriel suivante :

Si vous ntes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous prouvez des difficults avec ce site Web veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numro de rfrence de laffichage 25-NS-112 en objet.

Sant Qubec encourage la diversit et lgalit en emploi en invitant les femmes les membres des minorits visibles et ethniques les personnes handicapes les anglophones ainsi que les Autochtones dposer leur candidature.

AVIS AUX PERSONNES CANDIDATES

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comit sont confidentiels. Par consquent la personne doit sengager prserver la confidentialit du dpt de sa candidature et de toute dcision prise lgard de celle-ci.

LIENS UTILES

Pour plus dinformation vous pouvez consulter la Loi visant rendre le systme de sant et de services sociaux plus efficace et le site de Sant Qubec.