Member Services Representative / Représentant/représentante, Services aux membres

Member Services Representative

Who We Are.

A not-for-profit organization Skate Canada is the oldest and largest figure skating organization in the world and is recognized by the Government of Canada and the Canadian Olympic Committee (COC) as the governing body for the sport of figure skating in Canada. Skate Canada is committed to attracting developing and engaging a diverse workforce that reflects the community we serve.

Our People Shape Our Success.

At Skate Canada were not just about skatingwere about creating a vibrant inclusive community where everyone feels like they belong and are empowered to thrive. As an equal opportunity employer we celebrate diversity and warmly invite all qualified applicants to join our journey.

Position Overview.

Do you enjoy helping others and do you get satisfaction from helping people solve their problems Do you enjoy learning about many different areas of an organization working on multiple tasks and are you passionate about supporting amateur sport Skate Canada has an opportunity for full time employment.

Reporting to the Corporate Services Director the Member Services Representative acts as the first point of contact for external requests including members clubs sections coaches and officials. With solid customer service orientation the Member Services Representative will provide accurate timely and positive messaging to all customers as well as maintain data in various databases.

Location.

This position will be located in the office of Skate Canada in Ottawa ON at 261-1200 St. Laurent Boulevard. We offer a hybrid work model with a requirement of working at least three days in the office per week.

Key Responsibilities.

• Liaise with and support internal and external customers by responding to inquiries on registration membership bylaws rules and operating procedures by phone or through electronic means.
• Administer data entry and records maintenance in databases such as Dynamics CRM.
• Support prepare and disseminate information and communications for Clubs Skating Schools Coaches Officials and Sections including registration material.
• Prepare information for the annual conference and Annual General Meeting.
• Support and prepare communication and other documents for various stakeholders as well as prepare material for reports for Standing and Operating Committees and schedules meetings and prepare and distribute agendas and minutes.
• Follow all standard operating procedures and standardized workflow policies and processes established within the Skate Canada National Services Center.
• Responsible for ensuring compliance with health and safety requirements and for ensuring a safe and respectful workplace.
• Participate in various Skate Canada committees (operational social Health and Safety etc) as required.
• Perform the duties stated as a responsible employee of the Association observing and supporting all policies and procedures as set by the Board of Directors and observing all policies and requirements as outlined in the Skate Canada National Service Center Human Resources Policies and Procedures.
• Represent the vision mission and values of Skate Canada and conducts oneself according to ethical standards generally accepted in business.
• Identify areas for workflow improvements.
• Assist with the collection of overdue club/school accounts and other duties as assigned by Skate Canada.

Qualifications Experience and Key Skills

• Diploma in Business Administration Communications or similar educational background or combination of education and relevant work experience.
• Minimum two to five years experience in a customer service client-facing or similar role or equivalent combination of relevant education and work experience.
• Fluently bilingual with a demonstrated ability to work in English and French written and oral.
• Excellent customer service communication interpersonal and conflict resolution skills.
• Strong attention to detail and critical analysis and problem-solving skills.
• Accurate and fast keyboarding skills.
• Proficient with Microsoft Word Excel and Outlook.
• Knowledge and experience in Dynamics CRM Zendesk or other similar customer relationship management software and tools such as Wufoo. Strong ability to multi-task on a number of software platforms simultaneously.
• Ability to work independently and as a member of a team.
• Able to handle sensitive information in a professional and confidential manner.
• Knowledge of and experience with volunteer sport environments and Skate Canada programs

Commitment

• Occasional travel approximately one to three times per year for the purposes of supporting off site conferences.
• Ability to work overtime as required in order to meet the fluctuating needs in a timely manner.

Compensation

• The salary range for this position is between $49268 - $61585 with benefits package eligibility after 3 months).
• Health Benefits: Drug medical vision and dental coverage.

Timeline

We sincerely thank all applicants for their interest. However we will only contact those under consideration. No phone calls please. Applications accepted on or before 12:00pm Friday June 20 2025. If you have anyquestionsplease forward them to. Please Indicate Member Services Representative in your cover letter.

Skate Canada is committed to ensuring our recruitment and selection processes and work environment are inclusive and barrier-free. At Skate Canada we celebrate the diversity of all employees and believe that having a team of individuals with different backgrounds views experiences and capabilities working together makes us stronger and better as an organization.

Reprsentant/reprsentante Services aux membres

Qui nous sommes

Organisme sans but lucratif Patinage Canada est le plus ancien et le plus important organisme de patinage artistique au monde reconnu par le gouvernement du Canada et le Comit olympique canadien (COC) comme organisme directeur du sport du patinage artistique au Canada.
Patinage Canada sengage attirer perfectionner et mobiliser une main-duvre diversifie qui reflte la communaut que nous servons.

Nos gens faonnent notre succs

Patinage Canada nous ne nous limitons pas au patinage nous crons une communaut dynamique et inclusive laquelle chaque personne a le sentiment dappartenir et qui lui permet de spanouir. En tant quemployeur souscrivant au principe de lgalit daccs lemploi nous clbrons la diversit et invitons chaleureusement tous les candidats qualifis nous accompagner dans notre parcours.

Aperu du poste

Aimez-vous aider les gens et prouvez-vous de la satisfaction contribuer la rsolution de tout problme Aimez-vous apprendre connatre les nombreux aspects diffrents dune organisation accomplir de multiples tches et est-ce que le soutien du sport amateur vous passionne Patinage Canada offre un emploi plein temps.

Relevant du directeur Services gnraux le reprsentant ou la reprsentante Services aux membres reprsente le premier point de contact pour les demandes externes ycompris celles des membres des clubs des sections des entraneurs et des officiels. Grce une solide orientation vers le service la clientle le ou la titulaire de ce poste rpondra avec exactitude en temps opportun et de faon positive tous les clients en plus de tenir jour des donnes dans diverses bases de donnes.

Lieu de travail

Ce poste sera situ au bureau de Patinage Canada Ottawa en Ontario au 1200boulevard Saint-Laurent bureau 261. Nous offrons un modle de travail hybride selon lequel au moins trois jours de travail au bureau sont exigs.

Principales responsabilits

• Assurer la liaison avec les clients internes et externes et les appuyer en rpondant aux demandes de renseignements sur linscription ladhsion les rglements administratifs les rglements et les procdures dexploitation par tlphone ou par voie lectronique.
• Grer lentre de donnes et tenir jour les dossiers dans les bases de donnes telles que Dynamics CRM.
• Appuyer prparer et diffuser de linformation et des communications pour les clubs les coles de patinage les entraneurs les officiels et les sections y compris le matriel dinscription.
• Recueillir des renseignements pour le congrs annuel et lassemble gnrale annuelle.
• Appuyer et prparer des documents de communication et dautres documents pour divers intervenants prparer la matire de rapports des comits permanents et oprationnels planifier lhoraire des runions et prparer et distribuer les ordres du jour et les procs-verbaux.
• Respecter toutes les procdures normales dexploitation (PNE) et les politiques et les processus normaliss de droulement du travail tablis auCentre national de service de Patinage Canada.
• tre responsable dassurer la conformit avec les exigences en matire de sant et de scurit et de veiller un milieu de travail sans danger et respectueux.
• Participer divers comits de Patinage Canada (oprationnels sociaux de sant et de scurit etc.) au besoin.
• Sacquitter des tches nonces titre de membre du personnel responsable de lassociation observer et appuyer toutes les politiques et procdures tablies par le conseil dadministration et respecter toutes les politiques et exigences nonces dans les politiques et procdures en matire de ressources humaines duCentre national de service de Patinage Canada.
• Reprsenter la vision la mission et les valeurs de Patinage Canada et se conduire conformment aux normes thiques gnralement acceptes dans le milieu des affaires.
• Dterminer les amliorations aux flux des travaux.
• Aider la collecte des comptes de clubs ou dcoles en souffrance et accomplir dautres tches exiges par Patinage Canada.

Qualification exprience et principales comptences

• Diplme en administration des affaires en communications ou dans un domaine semblable ou combinaison dtudes et dexprience de travail pertinente.
• Au moins deux cinq ans dexprience en services la clientle interactions avec les clients ou rle semblable ou combinaison quivalente dtudes et dexprience de travail pertinentes.
• Parfaitement bilingue avec la capacit manifeste de travailler oralement et par crit en anglais et en franais.
• Excellentes comptences en services la clientle en communications en relations interpersonnelles et en rsolution de conflits.
• Grand souci du dtail comptences en analyse critique et en rsolution de problmes.
• Comptences en entre exacte et rapide au clavier.
• Connaissance de Microsoft Word dExcel et dOutlook.
• Connaissance et exprience relativement Dynamics CRM Zendesk ou dautres logiciels semblables de gestion des relations avec les clients et doutils tels que Wufoo. Forte capacit effectuer plusieurs tches simultanment sur un certain nombre de plates-formes logicielles.
• Capacit de travailler de faon indpendante et en quipe.
• Capacit de soccuper de renseignements dlicats de faon professionnelle et confidentielle.
• Connaissance et exprience en ce qui concerne les milieux sportifs bnvoles et les programmes de Patinage Canada.

Engagement

• Voyages occasionnels environ dune trois fois par anne dans le but dappuyer les confrences hors site.
• Capacit de faire des heures supplmentaires au besoin afin de rpondre en temps opportun aux besoins changeants.

Rmunration

• Lchelle salariale pour ce poste se situe entre 49268$ et 61585$ avec un ensemble davantages sociaux (admissibilit au terme de trois mois).
• Avantages mdicaux: mdicaments soins mdicaux soins de la vue et soins dentaires.

chancier

Nous remercions sincrement tous les candidats de leur intrt. Toutefois nous ne contacterons que les personnes prises en considration. Prire de ne pas tlphoner. Les demandes seront acceptes au plus tard le vendredi 20 juin 2025 midi. Veuillez faire parvenir toute question . Veuillez inscrire Reprsentant/reprsentante Services aux membres dans votre lettre daccompagnement.

Patinage Canada sengage sassurer que ses processus de recrutement et de slection et son environnement de travail sont inclusifs et exempts dobstacles. Chez Patinage Canada nous clbrons la diversit de tous les employs et croyons que de compter une quipe compose de personnes ayant divers antcdents points de vue expriences et capacits qui travaillent ensemble rend notre organisation plus forte et meilleure.