Administrative Assistant, Clinical, Ambulatory Care – Permanent Full Time (1.0) / Adjointe administrative ou adjoint administratif clinique, Soins ambulatoires – poste permanent à temps plein (1,0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

POSITION SUMMARY

The Administrative Assistant Clinical is responsible for providing administrative support to a division chief division medical/clinical team and/or clinical program

RESPONSIBILITIES

• Providing administrative support to their assigned division chief medical staff clinical program and clinical program staff (including calendar management minute taking correspondence etc.
• Maintaining calendar and schedule meetings appointments and/or events; prepare necessary documentation for meetings appointments and/or events; reschedule meetings appointments or events based on availability to avoid conflict with competing and changing priorities for the division chief
• Maintaining awareness of clinical programs and activities within the division in order to receive prioritize and professionally respond to and direct queries from patients/families and other stakeholders (those requiring reports etc)
• Supporting the division with human resources processes for new CHEO staff and medical staff including recruitment hiring orientation onboarding workstation/office setup hospital privilege application and renewal.
• Preparing on-call schedules for the medical staff
• Establishing developing and maintaining various internal office support systems such as electronic databases tracking systems filing systems monthly reports processing mail confidential files and BF systems
• Preparing annual divisional/program summary reports
• Inputting information provided by medical staff into their respective CVs
• Making arrangements for meetings such as scheduling use of board and conference rooms arranging or confirming attendance preparing material and coordinating catering.
• Making travel and hotel arrangements for staff and out-of-town visitors.
• Prioritizing incoming mail and documents and distributing appropriately.
• Photocopying collating faxing and distributing documents.
• Proofreading documents for grammar and spelling.
• Typing transcribing dictated correspondence and formatting electronically based reports and correspondence; preparing spreadsheets; preparing documents and charts for review.
• Performing financial clerical functions such as billing reconciling accounts providing month end reports monitoring tracking and/or processing expenses related to travel claims invoices requisitions deposits receipts enrichment fund reimbursements etc.
• Participating in the planning of special events by booking venue scheduling speakers ordering catering audio visual equipment registration etc.
• Maintaining both electronic and paper filing systems
• Taking on special projects as assigned by the division chief including coordinating activities organizing functions preparing reports etc.
• Ordering supplies as required.
• Performing other duties as assigned.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)
• Diploma in relevant field (Essential)
• Adeldent Experience (preferred)
• Dental Knowledge (preferred)
• EPIC knowledge (preferred)
• Approximately 12 months of related experience (Essential)
• Knowledge of medical terminology (Preferred)
• Clinical terminology proficiency (Essential)
• Bilingualism (English and French) (Essential)
• Sound judgement the ability to prioritize and adjust as required; (Essential)
• Ability to anticipate needs as well as plan and prioritize work. (Essential)
• Ability to take initiative and work independently with minimal direction. (Essential)
• Ability to multi-task and complete tasks in a timely fashion (Essential)
• Strong organizational skills (Essential)
• Detail-oriented (Essential)
• Discretion and a high degree of confidentiality; (Essential)
• Professional effective concise communication (both oral and written); (Essential)
• Comprehensive use of MS Office including word processing spreadsheet presentation email (Essential)
• Use of a voicemail system photocopier multi-use fax machine. (Essential)

* Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic requirements.

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA 3000).

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

RSUM DES FONCTIONS

Ladjointe administrative ou ladjoint administratif clinique est responsable de fournir un soutien administratif un chef de division une division une quipe mdicale/clinique et/ou un programme clinique.

RESPONSABILITS

• Fournir un soutien administratif au chef de division au personnel mdical au programme clinique et au personnel du programme clinique (dont la gestion du calendrier la rdaction de procs-verbaux les communications etc.).
• Tenir jour un calendrier et planifier des runions des rendez-vous ou des vnements; prparer la documentation ncessaire pour les runions les rendez-vous et les vnements; et les replanifier au besoin en fonction des disponibilits afin dviter les conflits avec des priorits concurrentes et changeantes.
• Rester au fait des programmes et activits cliniques au sein de la division afin de recevoir les demandes de renseignements provenant directement des patientes et patients/familles et dautres parties prenantes (qui ont besoin de rapports etc.) den tablir lordre de priorit et dy rpondre de faon professionnelle.
• Aider la division mettre en place des processus de ressources humaines pour le nouveau personnel et le nouveau personnel mdical du CHEO notamment le recrutement lembauche lorientation lintgration linstallation dun poste de travail ou dun bureau lapplication et le renouvellement des droits hospitaliers.
• Prparer des horaires de garde pour le personnel mdical.
• tablir laborer et tenir jour divers systmes internes de soutien de bureau comme des bases de donnes lectroniques des systmes de suivi et de classement ainsi que des systmes touchant les rapports mensuels le traitement du courrier les dossiers confidentiels et les rappels.
• Prparer les rapports sommaires annuels pour les divisions et les programmes.
• Consigner les renseignements fournis par le personnel mdical dans les CV respectifs.
• Prendre des dispositions pour les runions notamment en rservant la salle du conseil et les salles de confrence; organiser ou confirmer les prsences; prparer le matriel et coordonner les services de traiteur.
• Prendre des dispositions pour les dplacements et les htels pour le personnel et les visiteurs de lextrieur.
• Classer par ordre de priorit le courrier ainsi que les documents reus et les distribuer de faon approprie.
• Photocopier rassembler tlcopier et distribuer des documents.
• Corriger les erreurs de grammaire et dorthographe dans les documents.
• Transcrire les communications dictes et formater les rapports et les communications lectroniques; prparer des feuilles de calcul; prparer des documents et des tableaux aux fins dexamen.
• Effectuer des tches administratives financires comme la facturation le rapprochement des comptes la production de rapports de fin de mois la surveillance le suivi et/ou le traitement des dpenses lies aux demandes de remboursement de frais de voyage aux factures aux demandes aux dpts aux reus aux remboursements du fonds denrichissement etc.
• Participer la planification des runions en rservant le lieu en planifiant lhoraire des personnes qui prendront la parole en commandant des services de traiteur et de lquipement audiovisuel en grant les inscriptionsetc.
• Tenir jour les systmes de classement lectronique et papier.
• Prendre en charge les projets spciaux attribus par le chef de division notamment la coordination des activits lorganisation des fonctions la prparation des rapportsetc.
• Commander des fournitures au besoin.
• Accomplir dautres tches confies.

QUALIFICATIONS

• Vrification du casier judiciaire (essentiel)
• Diplme dans un domaine pertinent (essentiel)
• Exprience professionnelle (souhaitable)
• Connaissances en dentisterie (souhaitable)
• Connaissance dEPIC (souhaitable)
• Au moins 12mois dexprience pertinente (essentiel)
• Connaissance de la terminologie mdicale (souhaitable)
• Matrise de la terminologie clinique (essentiel)
• Bilinguisme (franais et anglais) (essentiel)
• Bon jugement capacit dtablir des priorits et de sadapter au besoin (essentiel)
• Capacit de prvoir les besoins ainsi que de planifier et dtablir lordre de priorit des travaux (essentiel)
• Capacit de prendre des initiatives et de travailler de faon autonome avec un minimum dorientation (essentiel)
• Capacit de mener plusieurs tches la fois et de les accomplir en temps opportun (essentiel)
• Solides comptences de leadership (essentiel)
• Souci du dtail (essentiel)
• Discrtion et degr lev de confidentialit (essentiel)
• Communication professionnelle efficace et concise (tant loral qu lcrit) (essentiel)
• Utilisation exhaustive de MS Office notamment le traitement de texte la feuille de calcul la prsentation et le courriel (essentiel)
• Utilisation dun systme de messagerie vocale dun photocopieur et dun tlcopieur usages multiples (essentiel)

* Une personne qui possde de lexprience et une formation officielle ainsi quun rendement et des capacits avrs pourrait tre exempte des exigences prcises en matire dtudes.

* Veuillez noter que le Laborers International Union of North America (LiUNA3000) assurera votre reprsentation.

Depuis le 29mars2021 le CHEO mne un processus de prslection et dvaluation plus exhaustif. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Les candidates et candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et constituant un atout pourraient devoir passer des tests.

Le CHEO valorise la diversit et est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs. Nous avons pris lengagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commenant par le processus dembauche et nous accueillons favorablement les demandes provenant de lensemble des candidates et candidats qualifis.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation tout moment au cours du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines ladresse . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

La validation du bilinguisme (franais et anglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidates et candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

Le CHEO sengage offrir un environnement sr pour le personnel les patientes et patients et les visiteuses et visiteurs. Conformment cet engagement les candidates et candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID19 pour que leur candidature titre demployes demploys ou de bnvoles soit prise en considration. De plus nous recommandons fortement aux candidates et candidats de recevoir leurs doses de rappel contre la COVID19 lorsquils y sont admissibles afin dviter la propagation du virus. Au moment de lembauche la personne retenue devra obligatoirement produire un document dlivr par le gouvernement confirmant son immunisation complte ou un document justificatif lappui dune contre-indication mdicale valable ou de tout autre facteur raisonnable selon le Code des droits de la personne de lOntario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature. Toutefois nous ne communiquerons quavec celles qui seront convoques une entrevue.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.