Coordinateur/trice de projets

Le Dpartements des affaires conomiques (ECO) recherche un(e) ou plusieurs coordinateur(s)/trice(s) de projets dynamique(s) pour prter concours au bureau du Directeur de la Branche des tudes nationales (CSB) au sein dECO ainsi quaux diffrentes divisions de CSB et lunit charge des travaux relatifs aux recommandations par pays formules par le Dpartement. Les missions de la ou des personne(s) retenue(s) comprendront un large ventail de tches logistiques administratives et organisationnelles dans lobjectif de contribuer au fonctionnement harmonieux et efficace du bureau du Directeur et des divisions de CSB. Les personnes retenues devront travailler en troite collaboration avec les autres membres du bureau du Directeur dans le but de prter appui la Directrice adjointe de CSB/au ou la chef(fe) de division ainsi qu lensemble de lquipe du bureau/de la division. Idalement les candidat(e)s doivent disposer de solides comptences de rsolution de problmes et avoir la capacit de travailler avec souplesse dapprendre rapidement et de sacquitter de leurs tches avec un minimum de supervision. Les personnes retenues apprcieront la perspective stimulante de travailler dans un environnement dynamique o le rythme de travail est soutenu.

Responsabilits principales

Assistance de direction

• Assurer la coordination du calendrier des rendezvous de la ou du responsable hirarchique concern(e) organiser des runions et grer lagenda lectronique en son nom ; filtrer les appels tlphoniques rpondre des demandes (par tlphone par courrier lectronique ou en personne) de nature courante dans les deux langues officielles de lOrganisation ; accueillir et accompagner les visiteurs lesquels sont le plus souvent des hauts fonctionnaires.
• Aider organiser le planning de la ou du responsable hirarchique concern(e) en grant les flux dinformation destination de son bureau et les tches darchivage correspondantes et en tenant jour le calendrier des actions mener.
• Signaler les questions prioritaires ncessitant une attention immdiate et veiller ce que les chances des messages prioritaires ou urgents soient respectes. Prendre linitiative de donner suite des questions quil nest pas indispensable de soumettre directement lattention de la ou du responsable hirarchique concern(e) ; travailler en troite collaboration avec les autres membres de lquipe lappui des projets.
• Veiller ce que lensemble des documents dinformation ncessaires soient prts en amont des runions ou de tout voyage officiel en communiquant avec les parties prenantes internes et externes selon quil convient ; fournir la ou au responsable hirarchique concern(e) les documents de contexte ncessaires avant les runions et tout voyage officiel et prendre note de toute action de suivi devant tre accomplie.
• Sassurer de la bonne prparation et de la bonne tenue des runions auxquelles participe la ou le responsable hirarchique concern(e).
• Grer et coordonner la correspondance du bureau du Directeur/de la division concerne en veillant ce que les courriers envoys par le bureau/la division respectent les procdures appropries.
• tablir et entretenir de bonnes relations de travail avec les correspondants des interlocuteurs haut niveau des dlgations et administrations nationales des entreprises et des autres organisations internationales ainsi quau sein de lOCDE. Faire preuve de tact et de discrtion dans toutes les communications.
• En collaboration avec les autres membres du bureau du Directeur/de la division veiller ce que linformation circule efficacement et assurer la coordination des travaux avec les autres divisions de CSB le bureau du Chef conomiste la Branche des tudes de politique conomique et les autres directions de lOCDE. Partager rgulirement linformation et entretenir une collaboration troite avec les assistant(e)s au sein des divisions.

Gestion de projets et dvnements

• Contribuer la planification gnrale des projets et des activits mis en uvre par le bureau du Directeur/la division en veillant au respect des dlais et lefficacit de la communication entre les membres de lquipe et avec les autres directions.
• Participer lorganisation des vnements ayant lieu sur place distance ou sous forme hybride tels que les runions des Comits relevant du ressort dECO ainsi que des ateliers runions et confrences se droulant Paris comme ltranger. Il sagit notamment de rserver des salles de runion de prvoir les modalits de restauration de prparer les documents de sance et ordres du jour correspondants de tenir jour la liste des participants deffectuer les inscriptions ncessaires etc.
• Participer llaboration des publications des documents de travail et dautres documents officiels notamment aux travaux de mise en page rvision et relecture de ces documents dans les deux langues officielles de lOrganisation. Veiller ce que les documents soient labors dans le respect du Guide de style de lOCDE traduits et diffuss sur les plateformes de partage de fichiers de lOCDE (O.N.E Members & Partners) selon quil convient.
• uvrer au lancement des publications en troite collaboration avec les quipes charges de la communication au sein dECO et la direction de la communication de lOCDE (COM).

Appui administratif

• Prparer les engagements budgtaires les notifications de paiement et les contrats destination des prestataires de services intellectuels ainsi que les invitations des consultants et des experts et contribuer au suivi des contrats de soustraitance. Travailler en troite collaboration avec les quipes et les bureaux ainsi quavec lUnit de gestion des ressources qui supervise la procdure de paiement conformment aux stipulations des contrats en veillant tenir les consultants externes informs en tant que de besoin.
• Prparer les missions officielles ralises par la ou le responsable hirarchique concern(e) et dautres membres de lquipe en coopration avec lUnit de gestion des ressources et lagence de voyage. Organiser les dplacements professionnels notamment rserver le transport et lhbergement effectuer les demandes de visas grer les notes de frais au retour et effectuer toute autre dmarche complmentaire. Coordonner et contribuer lorganisation de toutes les obligations officielles et sociales.
• Mettre en place et entretenir des systmes efficaces pour la gestion des dossiers la recherche documentaire structure et lorganisation du travail.
• Participer aux activits de gestion des ressources et organiser le cas chant des entretiens de recrutement avec un panel.
• Assurer la liaison avec les imprimeries pour limpression des publications des brochures et dautres documents en tant que de besoin.
• Aider la ou le responsable hirarchique concern(e) et lensemble de lquipe grer les demandes courantes et contribuer au bon fonctionnement du bureau du Directeur/de la division (rservation des salles de runion gestion des fournitures de bureau utilisation des plateformes de runions distance remboursement des frais professionnels planning etc.).
• Mener bien toute autre tche connexe requise et apporter un renfort aux autres assistant(e)s en cas de pic de charge en tant que de besoin.

Qualifications :

Profil idal

Formation

• Niveau dinstruction secondaire.
• Un diplme universitaire ou tout autre certificat de lenseignement suprieur et une formation dassistant(e) constitueraient un atout.

Exprience professionnelle

• Au moins trois annes dexprience confirme en tant quassistant(e) ou assistant(e) personnel(le) de prfrence dans une organisation internationale. Une exprience en tant quassistant(e) de direction auprs de hauts responsables constituerait un atout.
• Excellente connaissance de la structure et des activits de lOCDE et trs bonne connaissance des procdures et rgles administratives de lOrganisation ou aptitude les assimiler rapidement en particulier sagissant des procdures suivre pour lorganisation de runions et de dplacements officiels.
• Grande discrtion et aptitude travailler et communiquer efficacement avec tact et diplomatie dans un environnement multiculturel avec des collgues tous niveaux ainsi quavec des parties prenantes de haut rang.
• Exprience de la gestion de demandes contradictoires dans des dlais stricts et aptitude travailler rapidement et de faon prcise sous pression. Aptitude travailler de manire autonome et prendre des initiatives.

Outils

• Excellente connaissance et exprience de lutilisation de la suite Microsoft Office (Word Excel Outlook PowerPoint).
• Trs bonne matrise des applications informatiques utilises lOCDE telles que eShare loutil de gestion des vnements le Systme de gestion des salles de confrence (CRMS) SAP et Concur Missions SRM SRP O.N.E etc. ; capacit dadaptation aux nouvelles technologies.
• Trs bonne matrise des outils utiliss pour les visioconfrences (Zoom Teams).

Langues

• Parfaite matrise dune des deux langues officielles de lOCDE (le franais et langlais) et connaissance de lautre langue que la personne retenue sengage porter un bon niveau.
• La connaissance dautres langues en particulier de lespagnol serait un atout.

Comptences cls

• Les membres du personnel de lOCDE sont censs faire preuve dun comportement conforme aux six comptences cls qui seront values dans le cadre de la procdure de recrutement organise au titre de la prsente offre demploi : Vision et stratgie (niveau 1) ; Renforcement des capacits des personnes (niveau 1) ; thique et intgrit (niveau 1) ; Collaboration et horizontalit (niveau 2) ; Obtention de rsultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les dfinitions des niveaux de matrise 1 3 associs chaque comptence veuillez vous rfrer au Cadre de comptences cls de lOCDE.

Ce quoffre lOCDE

• Selon lexprience salaire mensuel de base initial de 4 422.72 EUR plus allocations/indemnits en fonction de la situation personnelle la rmunration globale tant exonre dimpt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destines faciliter le quotidien des agents.

Rmunration

Veuillez noter que la personne retenue pourra tre engage un grade infrieur en fonction de ses qualifications et de son exprience professionnelle.

Processus de slection

Les candidat(e)s retenu(e)s lissue de la prslection seront invit(e)s aux tests crits et aux entretiens de panel prvus en juin juillet 2025.

Dans le cadre de sa politique dgalit des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifies ressortissantes dun de ses pays Membres ou des pays membres de lAEN indpendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur tat de sant ou de leur handicap ventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but damliorer son efficience et son efficacit et les membres de son personnel sont encourags contribuer activement la ralisation de cet objectif.