Funding and Data Officer - Chargé.e, contributions et données
Funding and Data Officer - Chargé.e, contributions et données
Posted on :
12-05-2025
Employer Active
1 Vacancy
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Job Description
Une version franaise suit
About the Foundation
The McConnell Foundation is a private Canadian foundation that strives for a resilient inclusive and sustainable society that can successfully address its complex challenges.
Opportunity
The successful candidate will join a dynamic team that supports diverse and innovative approaches to community resilience reconciliation and climate change. We do this through a variety of means: financial contributions and investment capacity building consultation and collaboration with the public private and nonprofit sectors.
Applications close at noon May 27th 2025.
Location
Toronto Ontario
Mode
Hybrid Must reside within Canada
Employment type
FullTime Permanent
Supervisor
Funding Manager
Department and Team
Operations
Hiring Salary Range (9095%)
$56300 to $59400
Statement on Salary Negotiation
During hiring employees are placed only at the top of the offered range if they demonstrate most or all asset qualifications.
Position summary
The Funding and Database Officer ensures data accuracy and consistency in the Foundations grants management system and funding processes. Reporting to the Funding Manger the role is a vital part of the Funding Team which supports the Foundation in administrating funding contributions agreements and expense
allocations.
Main responsibilities
Funding Administration (35%)
- Supports the funding process in collaboration with the Funding team and Program team by: creating and administrating grants records of various types; finalizing reports; drafting editing and proofreading letters and documents necessary for payment processing; and obtains approvals and signatures.
- Serves as the main operational lead to the Program team members of at least two major focus areas by supporting and assisting with partner outreach requests linked to existing funding commitments.
- Tracks and maintains records for contract obligations with consultants evaluators and researchers.
- Tracks applications in various stages of the review cycle and follows up that the appropriate action is set up as necessary.
- Collaborates with the Programs Team to implement continuous improvement to funding processes.
- Responsible for processing and troubleshooting stakeholder requests into the Grants Management System (GMS).
- Answers questions related to the registration and application process and responsible for monitoring the Foundations general information mailbox.
- Supports the Funding team in GMS buildouts and customization programs and is actively involved in testing.
Operations and CrossCutting Responsibilities (30%)
- Assists in the reconciling funding and program expenses in the GMS with the financial accounting software.
- Collaborates with Funding and Learning & Evaluation teams on determining policies and best practices for proper record maintenance and archival techniques with an eye towards future data analysis.
- Supports in developing a robust training program for staff members on the GMS/CRM and data governance and management at the Foundation.
- Collaborates on building maintaining and enforcing best practices for user maintenance and privacy /confidentiality of data within the Foundations technology suite.
- Remains at the forefront of legislative changes and requirements in terms of data privacy and protection laws and suggests improvements to our internal systems and practices in line with these regulations.
Organizational and Site Responsibilities (20%)
- Participates in internal working groups and committees and may represent the Foundation in external collaborations.
- Offers onsite support to the Foundations Toronto activities supporting with logistics and coordination for Torontobased activities such as staff gatherings board meetings and partner convenings.
- Collaborates with the Operations team for the distribution and management of materials and supplies in Toronto as required.
- Acts as Torontobased point of contact and booking agent for vendor and supplier relationships.
- Supports with operational backup responsibilities.
- Helps applicants and partners navigate processes.
Data and Reporting (15%)
- Assists in the creation and maintenance of data visualization reports in the GMS and analyzes results.
- Assists in monitoring the disbursement quota forecasts and details and commitment schedule against actual disbursements and flags areas of concern.
- Supports the maintenance and processing of accurate digital files mainly within the GMS such as withdrawing dormant records for applications or users updating information in specific GMS records and any other database maintenance requests by the Funding Manager.
Position requirements
- 13 years of experience in administration or data management.
- CEGEP or a diploma of vocational studies.
- Experience in a grants management system environment.
- Demonstrated experience managing multiple competing
- tasks and priorities while adhering to deadlines.
- Bilingualism in both English and French (B2 on the global scale).
Assets
- Experience working in a philanthropic organization.
- Experience working with Salesforce NotForProfit.
- Knowledge and experience with data management analysis and visualization.
Core Competencies and Desired Attributes
- Alignment with the Foundations values and mission.
- Demonstrates commitment to equity diversity inclusion.
- Collaborates building partnerships and working collaboratively with others to meet shared objectives.
- Instills trust gaining the confidence and trust of others through honesty integrity and authenticity.
- Focuses on stakeholders anticipating and balancing the needs of multiple vantage points and groups.
- Drives results consistently achieving desired outcomes even under tough circumstances.
- Demonstrates a strategic mindset seeing ahead to future possibilities and translating them into breakthrough strategies.
RoleSpecific Competencies
- Optimizes work processes establishes effective and efficient processes to get things done with a focus on continuous improvement.
- Plans and aligns prioritizing work to meet commitments aligned with organizational goals.
- Shows tech savvy anticipating and adopting innovations in business building digital and technology applications.
Benefits
- Generous fully paid benefits and a health spending account.
- Simplified pension employer matching (6%).
- Holiday granting and charitable donation allowances.
- Employee Assistance and Virtual Medicine programs.
- Hybrid working conditions and home office allowance.
- Immediate vacation access and paid holiday time off.
Equal Employment Opportunity Statement
The McConnell Foundation is working towards strengthening our culture of inclusion and strives to build a team that reflects our mission for a more inclusive resilient and sustainable society. We welcome and encourage applications from Indigenous people Black people racialized people women nonbinary and gendernonconforming people people from the 2SLGBTQQIA community people with disabilities (visible and invisible) and newcomers to Canada.
Our recruitment team will consider equity status throughout the recruitment process so we invite members from equity deserving groups to selfidentify in their application.
Our work environment and hiring process is inclusive and accessible to anyone with unique needs in terms of accessibility and accommodations. We will support you throughout the life cycle of your employment with us. We ask that all applicants identify their accommodation needs by sending an email to accessibility @ so that we can create the necessary conditions so that you can participate fully in the hiring process. All information received in relation to equity status and accommodation will be remain confidential.
Privacy
By applying for this position you freely and knowingly consent to the inclusion of all information provided by you to the McConnel Foundation in a file created in connection with your application for this or any similar position. You acknowledge that the file created on your application will be accessible to only those company personnel involved in the hiring process. It will then be stored the Foundations candidate database in accordance with the Foundations Privacy Policy for a period of five years unless you request its destruction in writing. You also authorize the McConnell Foundation to contact the persons named as references in order to obtain evaluations of your performance and opinions on your work during former employment experiences.
propos de la Fondation
La Fondation McConnell est une fondation canadienne prive qui aspire crer une socit plus rsiliente inclusive et durable en mesure de surmonter ses enjeux complexes.
Possibilit demploi
La candidate retenue ou le candidat retenu se joindra une quipe dynamique qui soutient des approches diverses et innovantes en matire de rsilience des communauts de rconciliation et de changements climatiques. Nous utilisons plusieurs moyens pour y arriver: les contributions financires et linvestissement le renforcement des capacits la concertation et la collaboration avec les secteurs publics priv et non lucratif.
Postulez jusquau 27 mai 2025 midi.
Lieu de travail
Toronto Ontario
Mode de travail
Hybride; vous devez rsider au Canada
Type demploi
Permanent temps plein
Sous la supervision de :
Gestionnaire contributions
Dpartement et quipe
Oprations
chelle salariale lembauche (9095 %)
$
Dclaration relative aux ngociations salariales
Au moment de lembauche une personne ne peut tre place au sommet de lchelle salariale que si elle prouve quelle possde lensemble ou la plupart des atouts.
Rsum du poste
La charge ou le charg des donnes et des contributions financires veille lexactitude et la cohrence des donnes dans le systme de gestion des contributions financires et les processus de financement de la Fondation. Relevant de la gestionnaire des demandes de contribution la ou le titulaire du poste joue un rle crucial au sein de lquipe des demandes de contribution qui aide la Fondation grer les demandes et les ententes de contributions financires ainsi que la rpartition des dpenses.
Responsabilits cles
Administration des demandes de contribution (35%)
- Appuie le processus de demandes de contribution en collaboration avec lquipe des demandes de contribution et lquipe des programmes en crant et en administrant les dossiers de contributions financires en tout genre; en finalisant les rapports; en rdigeant en rvisant et en corrigeant les lettres et les documents ncessaires au traitement des versements; et en obtenant des approbations et des signatures.
- Agit comme la personneressource oprationnelle pour les membres de lquipe des programmes pour au moins deux des grandes sphres dintrt de la Fondation en leur offrant du soutien pour les demandes dinformation provenant de partenaires qui bnficient dj dune contribution financire.
- Assure le suivi et le maintien des dossiers relativement aux obligations contractuelles avec les personnes consultantes les responsables de lvaluation et les chercheuses et les chercheurs.
- Assure le suivi des demandes diffrentes tapes du processus dexamen et veille ce que les mesures appropries soient prises au besoin.
- Collabore avec lquipe des programmes en vue damliorer continuellement le processus de demandes de contribution.
- Voit au traitement et la rsolution des demandes des parties prenantes dans le systme de gestion des contributions financires (SGCF) de la Fondation.
- Rpond aux questions concernant les processus dinscription et de soumission de demandes et soccupe de grer la bote de rception dinformation gnrale de la Fondation.
- Appuie lquipe des demandes de contribution relativement au dveloppement du SGCF et aux programmes de personnalisation et participe activement aux essais.
Oprations et responsabilits transversales (30%)
- Aide au besoin au rapprochement des dpenses lies aux programmes et aux contributions dans le SGCF et ce laide du logiciel de comptabilit financire.
- Collabore avec lquipe des demandes de contribution et lquipe dvaluation et dapprentissage pour dterminer les politiques et les meilleures pratiques se rapportant au maintien adquat des dossiers et aux techniques darchivage en vue de lanalyse future des donnes.
- Soutient la cration dun programme de formation rigoureux lintention du personnel de la Fondation relativement au SGCF la gestion des relations avec la clientle et la gestion et la gouvernance des donnes.
- Collabore llaboration au maintien et la mise en application de meilleures pratiques portant sur lentretien et la confidentialit des donnes au sein de la suite technologique de la Fondation.
- Reste lavantgarde des changements lgislatifs et des exigences concernant les lois sur la protection de la vie prive et la confidentialit des donnes et propose des amliorations aux systmes et aux pratiques internes en harmonie avec la rglementation.
Responsabilits organisationnelles et des lieux (20%)
- Prend part des groupes de travail et des comits internes et peut reprsenter la Fondation dans le cadre de collaborations externes.
- Offre du soutien sur les lieux pour les activits de la Fondation Toronto fournissant une assistance en matire de logistique et de coordination par exemple pour les rencontres du personnel les runions du conseil dadministration et les rassemblements avec des partenaires.
- Collabore avec lquipe des oprations au besoin pour la distribution et la gestion de matriel et de fournitures Toronto.
- Agit comme point de contact et comme agente ou agent Toronto pour les relations avec les fournisseurs.
- Aide avec les responsabilits dappoint oprationnelles.
- Aide les organisations qui soumettent une demande et les partenaires dans le cadre des processus.
Gestion des donnes et rapports (15%)
- Aide la cration et au maintien des rapports de visualisation des donnes dans le SGCF et procde lanalyse des rsultats.
- Aide surveiller les prvisions et les dtails relatifs au contingent des versements ainsi que le calendrier des engagements par rapport aux versements rels et signale toute proccupation.
- Appuie le traitement et lentretien de fichiers numriques prcis principalement dans le SGCF par exemple en retirant les dossiers inactifs en actualisant linformation dans des dossiers particuliers ou en rpondant toute autre demande de gestion de la base de donnes faite par la gestionnaire des demandes de contribution.
Exigences du poste
- 1 3 ans dexprience en administration ou en gestion de donnes.
- CGEP ou diplme dtudes professionnelles.
- Exprience dans un environnement de systme de gestion de contributions.
- Exprience avre de la gestion de tches et de priorits multiples et concurrentes dans le respect des dlais.
- Bilinguisme en anglais et en franais (B2 sur lchelle mondiale).
Atouts
- Exprience dans un organisme philanthropique.
- Exprience avec Salesforce NotforProfit.
- Connaissance et exprience de la gestion de lanalyse et de la visualisation des donnes.
Principales comptences et qualits recherches
- Collabore en formant des partenariats et en travaillant en quipe avec dautres pour atteindre des objectifs communs.
- Inspire confiance aux autres en tant honnte intgre et authentique.
- Se concentre sur les parties prenantes en prvoyant et en quilibrant les besoins de plusieurs groupes et de personnes ou organisations avec divers points de vue.
- Obtient des rsultats en atteignant constamment les objectifs souhaits mme dans des circonstances difficiles.
- Affiche un esprit stratgique voyant les possibilits futures et les traduisant en stratgies de pointe.
- Est en adquation avec la mission et les valeurs de la Fondation.
- Montre un engagement envers lquit la diversit et linclusion.
Comptences propres au rle
- Optimise les processus de travail et tablit des processus efficaces pour la russite en mettant laccent sur lamlioration continue.
- Planifie et harmonise les efforts en fixant des priorits en vue de respecter des engagements allant de pair avec les objectifs organisationnels.
- Fait preuve dun bon sens technologique prvoyant et adoptant des innovations oprationnelles ou crant des applications numriques ou technologiques.
Avantages complmentaires
- Avantages gnreux entirement pays et compte de gestion des dpenses sant.
- Rgime de retraite simplifi avec contribution de lemployeur (6 %).
- Allocation pour des contributions des organismes de bienfaisance.
- Programmes daide au personnel et de tlmdecine.
- Travail en mode hybride et indemnit pour bureau domicile.
- Accs immdiat aux vacances et congs pays.
nonc dgalit daccs lemploi
La Fondation McConnell travaille renforcer sa culture dinclusion et souhaite que son quipe soit le reflet de sa mission pour une socit plus inclusive rsiliente et durable. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes autochtones noires racises de femmes de personnes non binaires et non conformes au genre de personnes appartenant la communaut 2ELGBTQQIA de personnes en situation de handicap (visible ou invisible) de personnes nouvellement arrives au Canada.
Notre quipe de recrutement prendra en compte les statuts dcrits cidessus tout au long du processus de recrutement. Nous vous invitons donc vous autoidentifier dans votre dossier de candidature si lune ou plusieurs de ces catgories sappliquent vous.
Notre milieu de travail et notre processus dembauche sont inclusifs et accessibles pour toute personne ayant des besoins particuliers tant au niveau de laccessibilit que des mesures dadaptation. Nous vous soutiendrons tout au long du cycle de vie de votre emploi chez nous. Nous demandons toutes les personnes prsentant une candidature de bien vouloir indiquer leurs besoins en matire dadaptation en envoyant un courriel pour nous permettre de mettre en place les conditions ncessaires leur pleine participation au processus dembauche. Les renseignements reus quant aux statuts provenant de lautodclaration ainsi quaux mesures dadaptation pouvant sy rattacher demeureront confidentiels.
Confidentialit
En postulant pour cette offre demploi vous consentez dune faon libre et claire ce que tous les renseignements que vous avez communiqus la Fondation McConnell soient consigns dans un dossier qui sera cr propos de votre candidature pour ce poste ou pour tout autre poste similaire. Vous reconnaissez que le dossier qui sera constitu sur votre candidature sera accessible aux personnes de lentreprise implique dans le processus dembauche uniquement. Il sera ensuite conserv dans la base de donnes des personnes candidates de la Fondation conformment sa politique de confidentialit durant cinq ans moins que vous en demandiez par crit la destruction. Vous autorisez galement la Fondation McConnell communiquer avec les personnes nommes comme personnes rfrences afin dobtenir des valuations de votre rendement et des opinions sur votre travail lors des expriences demploi.
Required Experience:
Unclear Seniority
Employment Type
Full-Time
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