Project Manager, Facilities Management – Permanent Full-Time (1.0) / Gestionnaire de projet, planification des installations - poste permanente à temps plein (1,0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

CHEO is one of the few standalone global leaders in paediatric health and is home to nearly 4500 staff medical staff and learners dedicated to helping children and youth live their best lives. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care that is provided where when and how it is needed. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario Western Quebec Nunavut and Northern Ontario. Patient satisfaction surveys have several times identified CHEO as the best place for paediatric care in Ontario and Forbes Magazine has twice named the organization as the best place to work in Canadian healthcare. CHEOs President and CEO Alex Munter was awarded favourite CEO of the year by Faces Magazine in 2020.

POSITION SUMMARY

The Project Manager position provides an exciting opportunity to deliver capital projects on time and on budget while meeting CHEO and client requirements. You must be self motivated deadline oriented and able to build effective relationships with colleagues and stakeholders. By leading the delivery of projects you will manage the planning design development project budget development implementation and evaluation of key facility projects and initiatives. The Project Manager will be responsible for working with key stakeholders to manage the development of project plans tracking of deliverables development and updates to project status reports on low and high complexity projects while also managing scope definition schedule and budget development. Being proactive and highly detailed the incumbent will have demonstrated experience in leading projects relative to the fields of architecture design mechanical and/or electrical disciplines have excellent communication (both verbal and written) skill as well as presentation and networking skills.

The Project Manager will report to the Senior Manager Projects and will lead/ manage the planning and execution of the endtoend project delivery within an operational hospital environment. You will be part of a project management team who will liaise with various Hospital departments Ministry of Health City Building Department vendors etc. to ensure project timelines deliverables and budgets are met and ultimately leading to project success.

This role requires a strong understanding of healthcare facilities project management principles and the ability to work collaboratively with various stakeholders to ensure projects are completed on time within budget and to the highest quality standards.

This is an exciting time to join CHEO. We are currently redeveloping the existing campus buildings to address code compliances while renewing major infrastructures. Some of our projects include Sprinkler system implementation program AHU Asset renewals building envelope repairs and renewals Deep Energy Initiatives expansion and relocation of various departmental programs Surgical Operating Room Renewals and the preparation of Integrated Treatment Centre occupancy. In addition to some of these major capital projects we also implement yearly capital expenditure programs such as VAV replacement program upgrades to our cafeteria implementation of a lighting upgrade program and upgrades to our MRI suite and equipment.

JOB SUMMARY:

Key Responsibilities:

• Project Planning and Initiation:

  • Responsible for development of comprehensive project plans including scope budget schedule and resource allocation.

  • Conduct risk assessment and develop risk registers in consultation with key project stakeholders.

  • Coordinate with hospital leadership and department heads to align project goals with organizational objectives.

• Project Execution:

  • Oversee all phases of project implementation from feasibility design and construction to commissioning handover operational readiness and move management.

  • Manage project teams including architects engineers contractors and subcontractors.

  • Ensure compliance with all regulatory requirements hospital policies and safety standards.

• Technical Aspects:

  • Utilize advanced project management software and tools to track progress and manage resources.

  • Understanding the mechanical electrical medgas and other infrastructure elements at the hospital

  • Ensure the integration of sustainable design principles and energyefficient technologies in project execution.

• Contractual Aspects:

  • Coordinate with CHEO procurement department for procurements of services and FF&E and participate in procurement posting activities evaluations and award.

  • Responsible for the development of scope of works and evaluation criteria in support of procurement activities.

  • Administer standard contracts such as CCDC OAA and CHEO service agreements etc.

  • Address any contractual disputes or issues promptly and effectively.

• Budget and Change Management:

  • Monitor project budgets and control costs to prevent overruns.

  • Approve and track expenditures ensuring financial accountability.

  • Manage and oversee the tracking review and implementation of change management.

• Stakeholder Communication:

  • Serve as the primary point of contact for project stakeholders including hospital staff and external stakeholders.

  • Provide regular updates on project status addressing any issues or concerns promptly.

  • Facilitate effective communication and collaboration among project team members.

• Quality and Performance Monitoring:

  • Implement quality control measures to ensure project deliverables meet specified standards.

  • Conduct regular site inspections and audits to monitor progress and compliance.

  • Address any deviations from project plans and implement corrective actions as needed.

• Reporting Aspects:

  • Prepare detailed project reports including progress updates financial summaries and risk assessments.

  • Oversee maintenance of comprehensive project documentation including contracts reports and records.

  • Ensure all project documentation is accurate uptodate and accessible.

  • Utilize reporting tools and software to generate realtime data and insights for stakeholders.

QUALIFICATIONS:

• Bachelors degree in Engineering Architecture or a related field OR a combination of Post secondary education experience in the field and relevant construction projects delivery experience (Essential)

• PMP (Project Management Professional) certification or equivalent (Preferred).

• Minimum of 5 years of experience in project management with a focus on construction project delivery. (Essential)

• Strong knowledge of healthcare facility regulations standards and best practices including IPAC (Preferred.)

• Excellent leadership communication and organizational skills. (Essential)

• Ability to manage multiple projects simultaneously and work effectively under pressure. (Essential)

• Criminal Record Check (Essential)

• Excellent interpersonal and professional communication with internal and external colleagues and stakeholders (Essential)

• Strengths in public speaking and giving demonstrations (Preferred)

• Excellent organizational skills (Essential)

• Excellent MS Office Skills (Essential)

• Computer proficiency in MS Project (Essential)

• Proficiency in project management software and tools. (Essential)

• Strong analytical and problemsolving abilities. (Essential)

• Ability to build and maintain positive relationships with diverse stakeholders. (Essential)

• Commitment to delivering highquality results and continuous improvement. (Essential)

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive prescreening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrierfree work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4500employes et employs membres du personnel mdical et apprenantes et apprenants qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. Chaque anne le CHEO aide plus de 500000enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario. Les sondages sur la satisfaction des patientes et patients ont rvl plusieurs reprises que le CHEO est le meilleur endroit pour les soins pdiatriques en Ontario et le magazine Forbes la dsign deux reprises comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada. Le prsidentdirecteur gnral du CHEO AlexMunter a reu le prix du PDG de lanne du magazineFaces en2020.

RSUM DES FONCTIONS

Le poste de gestionnaire de projet offre une occasion intressante de raliser des projets dimmobilisations dans le respect des dlais et du budget tout en rpondant aux exigences du CHEO et de la clientle. Vous devez tre une personne motive minutieuse et soucieuse des dlais et avoir la capacit dtablir des relations efficaces avec les collgues et les parties prenantes. En menant la ralisation des projets vous grerez la planification lavantprojet llaboration du budget du projet la mise en uvre et lvaluation des principaux projets et initiatives de linstallation. La ou le gestionnaire de projet sera responsable de collaborer avec les principales parties prenantes pour grer llaboration de plans de projet le suivi des produits livrables et la mise jour des rapports dtape sur les projets peu ou trs complexes tout en grant la dfinition de la porte ltablissement du calendrier et llaboration du budget. Capable de faire preuve de proactivit et dune grande minutie la ou le titulaire du poste doit avoir une exprience dmontre de la gestion de projets dans les domaines de larchitecture de la conception de la mcanique ou de llectricit; et possder dexcellentes aptitudes en communication (tant loral qu lcrit) ainsi que des comptences en prsentation et en rseautage.

La ou le gestionnaire de projet principal(e) relvera de la ou du gestionnaire de projets et dirigera et grera la planification et la ralisation des projets du dbut la fin dans un environnement hospitalier oprationnel. Vous ferez partie dune quipe de gestion de projet qui assurera la liaison avec divers services de lhpital le ministre de la Sant le Service du btiment de la Ville les fournisseursetc. pour veiller au respect des chanciers des produits livrables et des budgets du projet et au bout du compte sa russite.

Ce poste exige une solide comprhension des tablissements de soins de sant des principes de gestion de projet et la capacit travailler en collaboration avec diverses parties prenantes pour sassurer que les projets sont termins dans le respect des dlais du budget et des normes de qualit les plus leves.

Cest le moment idal pour se joindre au CHEO. Nous sommes en train de ramnager les btiments existants du campus pour rpondre aux exigences du code tout en renouvelant les grandes infrastructures. Voici quelquesuns de nos projets: Programme de mise en uvre de systme de gicleurs renouvellement du groupe de traitement dair rparation et renouvellement de lenveloppe du btiment initiatives de rnovations conergtiques majeures expansion et dmnagement de programmes associs divers services renouvellement des salles dopration chirurgicale et prparation en vue de loccupation du Centre de traitement intgr. En plus de certains de ces grands projets dimmobilisations nous mettons galement en uvre des programmes annuels de dpenses en capital comme le programme de remplacement de notre systme de volume dair variable la modernisation de notre caftria la mise en uvre dun programme de mise niveau de lclairage et la mise niveau de notre salle et de notre quipement dimagerie par rsonance magntique.

RSUM DES FONCTIONS:

Principales responsabilits/qualits:

• Planification et lancement du projet:

  • laborer des plans de projet complets notamment la porte le budget lchancier et laffectation des ressources.

  • Effectuer les valuations des risques et laborer des registres des risques en consultation avec les principales parties prenantes du projet.

  • Assurer la coordination avec la direction de lhpital et les chefs de service afin daligner les objectifs du projet sur les objectifs organisationnels.

• Excution du projet:

  • Superviser toutes les tapes de la mise en uvre du projet de la faisabilit la conception et la construction la mise en service le transfert ltat de prparation oprationnelle et la gestion des dmnagements.

  • Grer les quipes de projet ce qui comprend les architectes les ingnieurs les entrepreneurs et les soustraitants.

  • Veiller au respect de lensemble des exigences rglementaires des politiques de lhpital et des normes de scurit.

• Aspects techniques:

  • Utiliser des logiciels et des outils avancs de gestion de projet pour suivre les progrs et grer les ressources.

  • Comprendre les lments mcaniques lectriques mdicaux et autres lments dinfrastructure de lhpital.

  • Assurer lintgration des principes de conception durable et des technologies conergtiques dans lexcution du projet.

• Aspects contractuels:

  • Assurer la coordination avec le service dapprovisionnement du CHEO pour lacquisition de services et dameublement daccessoires et dquipement et participer aux activits daffichage aux valuations et lattribution des marchs.

  • Assumer la responsabilit de llaboration de la porte des travaux et des critres dvaluation lappui des activits dapprovisionnement.

  • Administrer les contrats types comme les ententes de service du Comit canadien des documents de construction de lOrdre des architectes de lOntario du CHEOetc.

  • Rgler rapidement et efficacement tout diffrend ou problme contractuel.

• Processus et gestion du changement:

  • Surveiller les budgets des projets et contrler les cots pour viter les dpassements.

  • Approuver et suivre les dpenses en assurant la responsabilit financire.

  • Grer et superviser le suivi lexamen et la mise en uvre de la gestion du changement.

• Communication avec les parties prenantes:

  • Servir de principal point de contact pour les parties prenantes du projet notamment le personnel hospitalier et les parties prenantes externes.

  • Fournir des mises jour rgulires sur ltat davancement du projet en rglant les problmes et en rpondant aux proccupations rapidement.

  • Faciliter la communication et la collaboration efficaces entre les membres de lquipe du projet.

• Surveillance de la qualit et du rendement:

  • Mettre en uvre des mesures de contrle de la qualit pour sassurer que les produits livrables du projet respectent les normes tablies.

  • Effectuer rgulirement des inspections et des vrifications sur place pour surveiller les progrs et la conformit.

  • Corriger tout cart par rapport aux plans du projet et mettre en uvre des mesures correctives au besoin.

• Aspects lis aux rapports:

  • Prparer des rapports de projet dtaills comme des mises jour sur ltat davancement des sommaires financiers et des valuations des risques.

  • Superviser la tenue jour de la documentation complte du projet dont les contrats les rapports et les dossiers.

  • Sassurer que toute la documentation du projet est exacte jour et accessible.

  • Utiliser des outils et des logiciels de production de rapports pour gnrer des donnes et des renseignements en temps rel lintention des parties prenantes.

QUALIFICATIONS:

• Baccalaurat en ingnierie en architecture ou dans un domaine connexe OU combinaison dtudes postsecondaires dexprience dans le domaine et dexprience pertinente de la ralisation de projets de construction (essentiel)

• Accrditation professionnelle en gestion de projet ou quivalence (prfrable)

• Au moins 5ans dexprience en gestion de projet avec accent sur la ralisation de projets de construction (essentiel)

• Solide connaissance des rglementations normes et pratiques exemplaires en matire dtablissements de soins de sant notamment la prvention et le contrle des infections (prfrable)

• Excellentes comptences en leadership en communication et en organisation (essentiel)

• Capacit de grer plusieurs projets simultanment et de travailler efficacement sous pression (essentiel)

• Vrification du casier judiciaire (essentiel)

• Excellentes communications interpersonnelles et professionnelles avec les collgues et les parties prenantes internes et externes (essentiel)

• Habilit sexprimer en public et faire des dmonstrations (prfrable)

• Excellent sens de lorganisation (essentiel)

• Excellente matrise de la suite MS Office (essentiel)

• Matrise de MSProject (essentiel)

• Matrise des logiciels et des outils de gestion de projet (essentiel)

• Capacits prouves danalyse dvaluation et de rsolution de problmes (essentiel)

• Capacit dtablir et dentretenir des relations positives avec diverses parties prenantes (essentiel)

• Engagement fournir des rsultats de grande qualit et engagement envers lamlioration continue (essentiel)

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

CHEO valorise la diversit et est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs. Nous nous sommes engags fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commenant par le processus dembauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifis.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

La validation du bilinguisme (franaisanglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contreindication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois nous ne communiquerons quavec celles qui seront convoques une entrevue.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrierfree work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.