Assistant(e) de projet
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Posted on :
08-05-2025
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1 Vacancy
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Job Description
Responsabilits principales
Publications documents et pages web
- Prparer des rapports destins paratre sous forme de publications de lOCDE ( laide du modle de document qui convient O.N.E Author et en se conformant aux indications du Guide de Style de lOCDE) des rsums et des synthses ; prparer des documents de travail dEDU et les publier sur la plateforme interne ainsi que sur le site web de lOCDE. Il sagit notamment de prparer la maquette des publications et autres documents de relire des documents et des textes pour en contrler la qualit et de mettre en forme/modifier des tableaux et des graphiques.
- Faire le lien entre la Direction de la communication de lOCDE (COM) et les chargs de communication dEDU pour ce qui a trait la prparation la publication et la diffusion des rapports.
- Prparer des documents officiels (p. ex. documents examiner ordres du jour comptes rendus succincts) en utilisant le modle appropri O.N.E Author et lorsquil y a lieu la publication de ces documents sur la plateforme interne de lOCDE O.N.E Members and Partners.
- Assurer la gestion et la tenue jour de plusieurs plateformes de communication utilises dans le cadre de projets : sites web espaces communautaires O.N.E et site eShare.
- Faciliter la communication et lchange dinformation entre les quipes de projet et les pays organismes internationaux et experts participants.
- Passer en revue les communications lectroniques les listes de contacts et les informations en lien avec les projets se trouvant sur le web en coordination avec dautres agents dEDU COM et des partenaires externes.
Organisation de runions et de missions
- Participer la planification et lorganisation des runions internes externes et officielles avec les reprsentants des pays dautres organisations internationales les parties prenantes de lducation et les experts. Cela comprend lorganisation de vidoconfrences de webinaires et dautres runions distance le formatage et la mise en ligne de documents et supports de prsentation linscription des participants la gestion des aspects logistiques et des demandes de traduction et la liaison avec les dlgations et services de confrence en tant que de besoin.
- Soccuper des prparatifs et du traitement administratif des missions effectues par des agents et des experts externes (organisation des voyages et demande de visas traitement des ordres de mission et des dfraiements etc.).
Appui administratif et coordination interne
- Assurer un appui aux projets en participant aux runions dquipe et en prparant les documents ncessaires ces runions ; en se tenant au fait des politiques et procdures de lOrganisation et de la Direction ; en assurant laccompagnement et la formation des nouveaux stagiaires et membres du personnel temporaire.
- Seconder les quipes de projet dans la gestion des contributions volontaires (CV) notamment en ce qui concerne les changes et la concertation avec dautres units de lOCDE (p. ex. DSU PBF et LEG) selon ce qui aura t convenu avec le chef de projet.
- Assurer la gestion des contrats conclus avec les prestataires de services les experts invits et les consultants prenant part au projet.
- Accomplir tout lventail des tches ordinairement associes aux fonctions de secrtaire : tenir jour les systmes de classement appropris ; rdiger des courriers internes et externes en anglais ou en franais ; rdiger la correspondance courante de sa propre initiative ; organiser des visites et accueillir visiteurs et dlgus.
- Participer aux initiatives de lOCDE dEDU et de la division axes sur loptimisation des pratiques administratives et rechercher des moyens de rendre le fonctionnement de la Division plus efficient.
Qualifications :
Profil du/de la candidat(e) idal(e)
Formation
- Diplme dtudes suprieures dans un domaine pertinent et/ou des tudes dadministration et de secrtariat.
Exprience professionnelle
- Exprience avre un poste similaire de prfrence dans un contexte international.
- Bonne connaissance des rgles et procdures administratives de lOrganisation en particulier celles sappliquant aux missions aux contributions volontaires la prparation de documents de lOCDE et lorganisation de runions ou aptitude les assimiler rapidement.
- Aptitude communiquer efficacement loral et lcrit dans un environnement multiculturel avec des collgues de tous niveaux ainsi quavec les dlgations nationales et des parties prenantes de haut niveau.
Outils
- Excellente matrise et exprience de lutilisation de la suite Microsoft Office (Word Excel Outlook PowerPoint) ainsi que de divers logiciels utiliss lOCDE (SAP Missions Systme de gestion des vnements Systme de rservation des salles de confrence suite O.N.E TRP) et aptitude acqurir rapidement la matrise dautres logiciels.
Comptences cls
- Les membres du personnel de lOCDE sont censs faire preuve dun comportement conforme aux six comptences cls qui seront values dans le cadre de la procdure de recrutement organise au titre de la prsente offre demploi : Vision et stratgie (niveau 1) ; Renforcement des capacits des personnes (niveau 1) ; thique et intgrit (niveau 1) ; Collaboration et horizontalit (niveau 2) ; Obtention de rsultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
- Pour en savoir plus sur les dfinitions des niveaux de comptence 1 3 associs chaque comptence veuillez vous rfrer au Cadre de comptences cls de lOCDE.
Langues
- Matrise courante dune des deux langues officielles de lOCDE (franais et anglais) et bonne connaissance de lautre langue que le/la candidat(e) retenu(e) sengage porter un niveau oprationnel. Aptitude confirme corriger des preuves dans lune de ces langues et aptitude rdiger la correspondance courante dans les deux langues.
- La connaissance dautres langues parles dans les pays membres de lOCDE serait un avantage.
Informations supplmentaires :
Date de cloture
- Les fonctions dcrites cidessus seront pourvues ds que possible et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le dimanche 1 juin 2025 23h59 (heure de Paris).
Dure du contrat
- Cette vacance de poste sera utilise pour pourvoir plusieurs postes. Le type dengagement sera dtermin en fonction des besoins de la Direction et sera confirm lors de loffre dengagement faite au candidat slectionn.
Ce quoffre lOCDE
- Selon lexprience salaire mensuel de base initial de 3809.51 EUR plus allocations/indemnits en fonction de la situation personnelle la rmunration globale tant exonre dimpt sur le revenu en France.
- Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de lOCDE. Veuillez noter qu partir du 1er juillet 2025 tous les agents seront engags selon les nouvelles modalits contractuelles de lOCDE.
- Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
- Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destines faciliter le quotidien des agents.
- Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra tre engag(e) un grade infrieur en fonction de ses qualifications et de son exprience professionnelle.
- Votre candidature pourra tre retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes quivalents que ce soit dure dtermine ou indtermine.
Processus de slection
Pour les candidats retenus le processus de slection peut comprendre un entretien vido une valuation base sur le poste et des entretiens avec un panel.
Dans le cadre de sa politique dgalit des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifies ressortissantes dun de ses pays Membres indpendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur tat de sant ou de leur handicap ventuel.
LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but damliorer son efficience et son efficacit et les membres de son personnel sont encourags contribuer activement la ralisation de cet objectif.
Remote Work :
No
Employment Type :
Fulltime
Employment Type
Full-time
Key Skills
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